Kostenauswertungen im Fuhrpark

Budgetierung

Schon seit Jahren ist in vielen deutschen Fuhrparks Sparen angesagt. Jede Firma versucht, die Fahrzeugkosten an der einen oder anderen Stelle zu senken. Je nach Art des Unternehmens und der Ansiedlung des Fuhrparks wurden meist einzelne Kosten im Fuhrpark als Schwerpunkt ausgemacht und Einsparmaßnahmen durchgeführt. Eine ganzheitliche Betrachtung der Fahrzeugkosten und der damit verbundenen Leistungen ist vielerorts noch nicht Standard. Dabei sind die "Total Costs of Ownership" das eigentlich entscheidende Kriterium für den Fahrzeugeinsatz. Meist fehlt den Unternehmen allerdings die Möglichkeit, Kosten detailliert zu betrachten.

Hier empfiehlt es sich, eine spezielle Software in der Fuhrparkverwaltung zu benutzen. Bei kleineren Flotten kann auch eine einfache Excel-Tabelle weiterhelfen. Wichtig ist, dass Sie alle Auswertungen in festen Zeitabständen durchführen, und dies unabhängig davon, ob die Gesamtkosten im Fuhrpark im Lot sind. Steigen die Fahrleistungen der Fahrzeuge zum Beispiel deutlich an, sollten Sie sofort reagieren und nicht erst durch erhöhte Reparaturkosten oder einen früheren Fahrzeugtausch aufmerksam werden.

Darüber hinaus sollten Sie unbedingt verschiedene Kostenstellen-Bereiche bilden. Alle Betrachtungen sollten Sie dann für den Gesamtfuhrpark und auch für die einzelnen Teilbereiche vornehmen. Sinnvoll ist beispielsweise eine Unterteilung des Fuhrparks in Fahrzeugkosten, Werkstattkosten und Kosten für Tankstellen oder Waschanlagen, soweit diese im Unternehmen vorhanden sind. Aber auch die einzelnen Fahrzeuge in Ihrem Unternehmen sollten Sie abhängig von der Fahrzeugart und Einsatzart unterteilen. So sollten fest zugeordnete Firmenfahrzeuge getrennt von etwaigen Poolfahrzeugen, aber auch separat von Betriebsfahrzeugen ohne Privatnutzung des Mitarbeiters analysiert werden.

Kontrolle und Planung

Um Ihre Kosten im Griff zu behalten, sollten Sie die folgenden Auswertungen über die Kosten in Ihrem Fuhrpark unbedingt durchführen: Eine der wichtigsten Aufgaben in der Fuhrparkverwaltung ist die Planung und Überwachung des Fahrzeugbudgets. Ist der Fuhrparkverwalter verantwortlich für das Budget der Fahrzeuge, muss er einmal im Jahr die Budgetplanung übernehmen, regelmäßig die Entwicklung der Kosten überprüfen und bei Fehlentwicklungen die Ursachen erkunden. Läuft etwas schief, gilt es, rechtzeitig Gegenmaßnahmen einzuleiten und eventuell ein Nachtragsbudget zu beantragen.

Oft findet die Budgetplanung in Abstimmung und mit Unterstützung eines verantwortlichen Controllers statt. Bei der Budget- und der Investitionsplanung sollte der Leiter der Fuhrparkverwaltung allerdings immer beteiligt sein – nur der Fachmann kann die Entwicklung der Kosten und eventuelle Kostentrends vorhersehen. Von besonderer Bedeutung ist auch, die Entwicklung einzelner Kostenarten richtig einzuschätzen. Zurzeit ist dies vor allem bei den Kraftstoffkosten und den Fahrzeugpreisen allerdings nur schwer möglich. Da die Entwicklung des Kraftstoffpreises auch einmal schnell nach oben gehen kann, wird hier oft mit einem Sicherheitsaufschlag gearbeitet.

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