Wohnsitznachweis

Um bei der Berechnung des geldwerten Vorteils Geld zu sparen, gehen immer mehr Mitarbeiter dazu über, einen weiteren Wohnsitz in der Nähe des Arbeitsortes anzugeben. Welchen Nachweis sollten wir uns von dem Mitarbeiter vorlegen lassen? Genügt hier ein Mietvertrag, oder sollten wir eine Meldebestätigung verlangen, um dies bei einer eventuellen Lohnsteuer-Außenprüfung entsprechend nachweisen zu können? Und ist es richtig, dass eine Familienheimfahrt pro Woche schon in der Berechnung nach der Ein-Prozent-Methode enthalten ist und jede weitere Heimfahrt zusätzlich in Ansatz gebracht werden muss?
Herr R. aus Stuttgart

Der Nachweis für den Wohnsitz am Arbeitsort ist sinnvollerweise durch eine Meldebestätigung und einen Mietvertrag zu erbringen. Sollte der Arbeitnehmer bei einer solchen Einwohnermeldung falsche Angaben machen, liegt hier bereits eine Ordnungswidrigkeit vor. Sollten sich aus den Umständen Zweifel über den tatsächlichen Wohnsitz ergeben, wäre eine Bestätigung des Arbeitnehmers neben der Meldebescheinigung und dem Mietvertrag über den tatsächlich genutzten Wohnsitz angebracht, so dass dem Arbeitgeber keine Beihilfe zur Steuerhinterziehung angelastet werden kann.

Der Arbeitgeber hat in diesem Fall alles Erdenkliche getan, um sich von der Ordnungsmäßigkeit der Angaben des Arbeitnehmers zu versichern. Hierbei ist jedoch zu beachten, dass für alle Fälle der nicht ausreichenden Abführung von Lohnsteuer und Sozialversicherung der Arbeitgeber haftet. Er kann diese Belastungen nur an den Arbeitnehmer weiterverrechnen. Dies dürfte jedoch mit den vorgenannten Unterlagen und Erklärungen auch für den Fall bereits ausgeschiedener Arbeitnehmer möglich sein.

Führt der Arbeitnehmer mehr als eine wöchentliche Familienheimfahrt durch, entsteht für die zweite und jede weitere Familienheimfahrt ein zusätzlicher steuerpflichtiger Arbeitslohn, weil beim eigenen Pkw jeweils auch nur eine Familienheimfahrt pro Woche mit dem Werbungskostenabzug begünstigt ist. Für die erste Heimfahrt pro Woche entfällt die Besteuerung des geldwerten Vorteils, da der Gesetzgeber eine Verrechnung mit dem möglichen Werbungskostenansatz vornimmt. Der Arbeitnehmer kann die Werbungskosten für die erste Fahrt pro Woche aber folglich nicht bei der Einkommensteuererklärung geltend machen.

Der geldwerte Vorteil zusätzlicher Zwischenheimfahrten berechnet sich unterschiedlich, je nachdem, ob die Einzelnachweismethode oder die Ein-Prozent-Regelung zur Anwendung kommt. Anzusetzen sind bei Letzterer für jede zusätzliche (zweite oder weitere) Familienheimfahrt vom Beschäftigungsort zum Ort des eigenen Hausstands 0,002 Prozent des inländischen Bruttolistenpreises pro Entfernungskilometer. Der Werbungskostenabzug bei der Einkommensteuererklärung des Arbeitnehmers für diese zusätzlichen Zwischenheimfahrten mit dem Firmenwagen ist ausgeschlossen, weil nach der gesetzlichen Zielsetzung nur eine Fahrt pro Woche begünstigt sein soll.

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