Zuzahlung des Mitarbeiters bei Privatnutzung des Dienstwagens

In unserer Dienstwagenordnung steht, dass unsere Mitarbeiter ab einer bestimmten Anzahl von Privatkilometern für jeden weiteren Kilometer einen festen Betrag aufzahlen müssen. Dieser Wert ist allerdings schon sehr veraltet. Ich habe jetzt mal ausgerechnet, welche Kosten uns entstehen. Gibt es einen Richtwert, wie viel man im Schnitt pro Privatkilometer berechnet? Autohäuser verlangen zum Beispiel pro gefahrenem Kilometer oft 39 Cent. Dies finde ich nun aber schon sehr hoch. Können Sie mir einen anderen Wert nennen? Herr A. aus Sulzbach

Würde ich Ihnen einen bestimmten Satz für Ihre Berechnung nennen wollen, könnte ich nur versuchen, mich als "delphisches Orakel" zu betätigen. Ohne Kenntnis der Fahrzeuge, der Einsatzbedingungen und der Gesamtfahrleistung würde wohl nichts Vernünftiges dabei herauskommen. Auch bei der Betrachtung der Fahrzeugkosten in der Presse werden Sie feststellen, dass die Kosten pro Kilometer stark voneinander abweichen.

Grund dafür sind unterschiedliche Datenmaterialien und stark abweichende Grundannahmen. Allein durch die Berücksichtigung unterschiedlicher Einkaufsrabatte lassen sich starke Abweichungen bei den Kosten pro Kilometer erzeugen. Eines ist sicher: Dem Mitarbeiter wird der Kostensatz mit Sicherheit immer zu hoch, Ihnen jedoch zu niedrig erscheinen. Bei allen Überlegungen sollten Sie bedenken, dass Mitarbeiter privat meist nur eine Kostenart in Betracht ziehen – die Kraftstoffkosten. Dass Fahrzeuge gleichzeitig aber auch finanzielle Aufwendungen für Reifen, Reparaturen, Wertverlust und Finanzierung verursachen, vergessen die Fahrer meist in der Praxis.

Bei Diskussionen im Betrieb ist es also wichtig, dass Sie den Fahrern nicht nur eine Zahl vorgeben, sondern nachvollziehbar darstellen, wie Sie auf diese gekommen sind. Grundsätzlich sollten Sie mal überlegen, ob der Fahrer bei Ihrer Zuzahlung nur variable oder auch fixe Fahrzeugkosten zu tragen hat. Soll der Mitarbeiter bei Ihrem Modell zumindest die variablen Fahrzeugkosten anteilig tragen, müssten Sie diese erst mal für Ihren Fuhrpark als Kostensatz pro Kilometer ermitteln. Aufgrund der stark gestiegenen Kraftstoffpreise wird dieser Kostensatz bereits bei vielen Fahrzeugen um die 0,30 Euro je Kilometer liegen.

Gleichzeitig können Sie dann erwägen, den Mitarbeiter auch prozentual an den Fixkosten zu beteiligen. Welche Prozentzahl Sie hier annehmen, ist natürlich Ihnen selbst überlassen! Vielleicht erhalten Sie auf diesem Weg einen plausiblen und für alle Seiten nachvollziehbaren Kostensatz. Falls Sie diese offene Vorgehensweise umsetzen wollen, möchte ich Sie aber trotzdem vorwarnen! Die Fahrer werden Ihre Zahlen zerlegen wollen, alles grundsätzlich anzweifeln, und die Diskussionen werden trotz aller Offenheit kein Ende nehmen.

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