Sauber die Kurve kriegen
Die Mehrzahl der Flottenmanager nimmt die Kosten für Unfallschäden im Fuhrpark näher unter die Lupe. Das zeigen die Antworten der Teilnehmer an einer Autoflotte-Umfrage dieses Jahr im Vergleich zu 2008. Sie bauen daher sowohl im Risk- als auch im Schadenmanagement die Maßnahmen aus, um die Schadensursachen zu beseitigen und die Prävention voranzutreiben.
Unternehmen setzen in unsicheren und wirtschaftlich schwierigen Zeiten verstärkt auf einen Rund-um-Schutz im Fuhrpark. Darauf lassen zumindest die Antworten der 46 Fuhrparkmanager schließen, die in der Autoflotte-Umfrage zum Thema Risk- und Schadenmanagement 2009 und 2008 nach dem Deckungsumfang der Kfz-Versicherung für ihre Firmenwagen befragt wurden. Denn dieses Jahr haben im Vergleich zum Vorjahr mehr Befragte angegeben, voll- respektive teilkaskoversichert zu sein („Versicherungsschutz gefragt“, S. 63).
Die Teilnehmer rekrutieren sich zu 15 Prozent aus Fuhrparkverantwortlichen mit bis 49 Firmenwagen, zu 43 Prozent mit 50 bis 250 Fahrzeugen, zu rund 20 Prozent mit 201 bis 500 Einheiten und 22 Prozent mit mehr als 500 Fahrzeugen im Bestand. Alle Flotten bestehen fast nur aus Pkw. Transporter und Lkw sind eher selten zu finden. Auch die Fuhrparkgrößen sind im Vergleich zum Vorjahr relativ konstant geblieben. Gleiches gilt für die Beitragsvarianten, welche die Flottenmanager gewählt haben. Sie verteilen sich zu rund 83 Prozent auf Stückprämien- und 13 Prozent auf Jahrespauschalmodelle. Mit Einzelprämien analog den Privattarifen arbeiten lediglich 4 Prozent.
Die Werte der versicherten Fahrzeuge sind breit gefächert. Sie reichen von 30.000 bis 100.000 Euro. Dieses Jahr haben jedoch mehr Befragte als 2008 angegeben, Modelle für 30.000 und 50.000 Euro in der Flotte zu führen („Sinken versicherte Fahrzeugwerte?“, S. 64). Dennoch gibt es in jedem vierten Fuhrpark nach wie vor Fahrzeuge, die 80.000 Euro und teurer sind.
Risiken und Kosten identifizieren
Unabhängig von der Fuhrparkgröße oder den Fahrzeugwerten wird in den meisten Unternehmen das Risk- und Schadenmanagement großgeschrieben. Dementsprechend häufig sind Grundsätze und Richtlinien in der Car Policy definiert, welche den Fahrzeugeinsatz betreffen und der Minimierung von Schadenrisiken dienen sollen. So haben 78 Prozent bereits Regeln festgelegt, die sich mit der Einhaltung der Straßenverkehrsordnung befassen. Rund 91 Prozent (2008: 86 %) haben für die Fahrer außerdem Vorgaben zur geschäftlichen und privaten Nutzung der Firmenwagen aufgestellt und 54 Prozent (2008: 45 %) haben beispielsweise auch das Alter bzw. den Kreis der Fahrzeugnutzer bestimmt.
Parallel dazu haben im Vergleich zum Vorjahr mehr Flottenmanager ein Riskmanagement etabliert („Riskmanagement gewinnt an Bedeutung“, S. 62). Dabei setzen sie auf eine detaillierte Schadendatenerfassung und Schadensanalysen, um Risiken zu identifizieren und auszumerzen. In den Fokus rückt aber auch immer öfter die Prävention („Controlling-Instrumente ausgepackt“, S. 62). Infolgedessen werden gezielte Riskmanagement-Maßnahmen bevorzugt eingesetzt („RM-Maßnahmen auf breiter Front“, S. 63). Deshalb haben unter anderem die Fahrertrainings sowie die Fahrerbesprechungen als Mittel zur Schadensanalyse und -prävention zugenommen. Aber auch Führungskräfte müssen nun offenbar vermehrt in Seminare gehen („Schub für Trainings und Besprechungen“, S. 63).
Daneben steigt die Zahl der Fuhrparkverantwortlichen, die auch die sogenannten verdeckten Kosten ans Licht bringen und durchleuchten. Hier handelt es sich in der Regel um indirekte Kosten wie die Arbeitsstunden der Mitarbeiter für die interne Schadenverwaltung oder Anwaltsgebühren, die stärker analysiert werden. Mehr als die Hälfte der Befragten hat diese Kostenblöcke nun im Visier („Verdeckte Kosten sollen ans Licht“, S. 64). Allerdings stößt die Transparenz im Unternehmen schnell an ihre Grenzen. Denn insbesondere die Fahrer werden nur spärlich in das Riskmanagement eingebunden. Dafür spricht zum Beispiel die mangelnde Kommunikation über die Entwicklung der Schadensituation. Die wichtige Sensibilisierung der Fahrzeugnutzer, um Schäden erst gar nicht entstehen zu lassen, bleibt damit auf der Strecke („Transparenz bleibt verbesserungswürdig“, S. 64).
Straffes Schadenmanagement
Im Gegensatz dazu nehmen sich die Fuhrparkmanager im konkreten Schadensfall die Fahrer wiederum zur Brust („Bei Unfall meist Fahrergespräche“, S. 64). In diesen Gesprächen setzen die Fuhrparkmanager inzwischen intensiv auf gemeinsame Analysen, aus denen ein individueller Maßnahmenkatalog mit dem Dienstwagenfahrer zur Schadenprävention entwickelt und vereinbart wird („Maßnahmenvereinbarung mit Fahrern“, S. 64). An die Einführung einer Selbstbeteiligung des Fahrers im Schadensfall trauen sich die meisten dagegen nicht heran. Nur 34 Prozent haben 2009 ein solches Instrument in ihren Riskmanagement-Katalog eingebaut (2008: 30%). Mehr als zwei Drittel verzichten somit auf diese Maßnahme.
Gleichwohl haben die Fuhrparkmanager das Schadenmanagement im Allgemeinen straff organisiert. So haben die Frage: „Existiert in Ihrem Unternehmen ein Schadenmanagement (Steuerung nach einem Unfall)?“ 87 Prozent in 2009 und 2008 bejaht. Die wenigsten Unternehmen haben also keine festen Prozesse für den Schadensfall implementiert.
Bei den grundsätzlichen Strategien im Schadenmanagement scheint sich jedoch ein Wechsel zu vollziehen. Während im vergangenen Jahr die Hälfte auf ein internes Schadenmanagement-System, 44 Prozent auf ein rein externes und 7 Prozent auf eine Mischform aus internem und externem gesetzt haben, wickelten in diesem Jahr rund 57 Prozent das Schadenmanagement im Haus ab. Von einem externen Dienstleister haben 39 Prozent die Aufgaben erledigen lassen und nur noch 4 Prozent nutzen eine Mischform aus beiden.
Ob internes oder externes Management: Bei allen Strategien spielt die Schnelligkeit der Schadenmeldung und damit auch der Regulierung eine große Rolle. So vergehen in den meisten Unternehmen höchstens drei Tage, bis der Schaden gemeldet ist. Rund 83 Prozent der Fuhrparkmanager haben diesen Wert angegeben (2008: 76 %). 11 Prozent liegen noch in der Zeitspanne von fünf Tagen (2008: 13 %), lediglich 2 Prozent melden erst innerhalb von zehn Tagen (2008: 7 %) und 4 Prozent haben dazu keine Angaben gemacht. Prinzipiell zeichnet sich unter den Befragten hier aber ein Trend hin zur Beschleunigung der Prozesse ab.
Um einen schnellen und reibungslosen Ablauf im Schadensfall zu gewährleisten, haben die Fuhrparkmanager in der Regel feste Verfahrensweisen im Schadensfall etabliert. Das haben 92 Prozent in beiden Jahren erklärt. Ein Schwerpunkt liegt hierbei auf den Fahrern, denen in drei Viertel der Unternehmen eine Hotline zur Verfügung steht. Das Schadenmanagement ist jedoch nur ein Teil des Puzzles.
Insgesamt scheint in immer mehr Firmen auch die Prävention und damit ein ganzheitliches Riskmanagement Einzug zu halten. Es gilt also die Devise: Die beste Maßnahme zur Kostensenkung ist Schäden zu vermeiden. A. Schneider
