Optimierung der Fahrzeugnutzung

Wer seine Fuhrparkkosten drastisch senken will, wird um strategische Entscheidungen nicht herum- kommen. Besonders effizient kann eine Veränderung der Fahrleistungen in der eigenen Flotte sein. Gelingt es, die Anzahl der Fahrzeuge und/oder die gefahrenen Kilometer zu senken, hat dies oft unmittelbare Auswirkungen auf das Budget der Flotte.

Eine Veränderung an der Fahrzeugnutzung betrifft meist nicht nur die eigene Abteilung, sondern das gesamte Unternehmen. Bei gravierenden Einschränkungen wird der Fuhrparkverwalter die Rückendenkung seiner Vorgesetzten benötigen. Es gilt also sorgfältig zu planen und andere Abteilungsleiter rechtzeitig mit ins Boot zu holen. Hierbei sollten Sie immer zuerst den Ist-Stand erfassen, mögliche Alternativen planen und mit den Nutzern absprechen. Eine Darstellung erzielbarer Ersparnisse sollte dabei natürlich auch nicht fehlen.

Aufteilung des Fuhrparks

Im ersten Schritt sollten Sie Ihren Fuhrpark in vernünftige Teilfuhrparks aufteilen. Dabei ist die Größe der Fahrzeuge weniger von Bedeutung. Sie sollten viel mehr die Nutzung der einzelnen Flotten in den Vordergrund stellen. Hat Ihr Unternehmen zum Beispiel sowohl Vertriebsmitarbeiter, die regional unterwegs sind, als auch „Langstreckler“, können für beide Gruppen unterschiedliche Nutzungskonzepte einen Sinn ergeben. Ein Verkäufer im deutschlandweiten Einsatz könnte häufiger mal die Bahn und/oder das Flugzeug nutzen. Für einen regionalen Kundenbetreuer kommt dies meist nicht in- frage. Eine mögliche Unterteilung in Ihrem Unternehmen könnte so aussehen:

Fahrzeuge der Geschäftsleitung und/oder des Vorstands

Fahrzeuge der leitenden Angestellten (1. Hierarchiestufe)

Firmenautos mit privater Nutzung (2. Hierarchiestufe)

Vertriebsfahrzeuge für Vielfahrer

Fahrzeuge für regionale Betreuer

Betriebsfahrzeuge für den technischen Kundendienst

Poolfahrzeuge und

Fahrzeuge im Facility-Management (Hausmeister, Postbeförderung)

Für die einzelnen Gruppen sollten Sie nun in einer Detailanalyse die Fahrleistungen vergleichen und Kostenentwicklungen in den einzelnen Kostenarten aufzeigen. Gleichzeitig sollten alle Kosten in variable und fixe Fahrzeugkosten aufgeteilt werden. Alternativen zum bisherigen Fahrzeugeinsatz können Sie nun genauer betrachten.

Vorstandsfahrzeuge

Veränderungen an den Fahrzeugen der Unternehmenslenker sind nur selten möglich. Auch in wirtschaftlich schlechten Zeiten werden die Automobile weiterhin wie gewohnt genutzt. Bei einer Neubestellung können aber die Weichen für die Zukunft richtig gestellt werden. Sinnvolle Sonderausstattungen und noch einigermaßen erträgliche Motorisierungen sollten Sie ruhig auch mal dem „big boss“ vorschlagen. Größere Konzerne, die sich heute den Luxus eines „Vorstandersatzfahrzeuges“ leisten, können hier einfach Geld sparen. Die hohen Fixkosten bei einer kaum genutzten „Edelkarosse“ können nämlich meist entfallen. Absprachen mit regionalen Autohäusern sorgen dafür, dass der Vorstand auch im Notfall mobil bleibt. Mittlerweile soll es auch schon börsennotierte Unternehmen geben, bei denen neue Vorstände die alten Fahrzeuge der Vorgänger weiterfahren – allerdings dürfte dies eher die Ausnahme von der Regel sein.

Fahrzeuge mit privater Nutzung

Durch eine Veränderung der Car Policy (Firmenwagenregelung) sind hier meist deutliche Einsparungen möglich. Allerdings gilt es zu klären, ob ein Mitarbeiter aufgrund seines Arbeitsvertrages ein Recht auf ein Fahrzeug (in einer bestimmten Größe und Ausstattung) hat. Eine einfache Variante, hier Geld einzusparen, ist ein Downsizing der Fahrzeuge und eine ökologische Ausrichtung des Fuhrparks. Auch eine Beteiligung der Mitarbeiter an den Kosten für die Privatfahrten (Übernahme eines Teils der variablen Fahrzeugkosten), eine Kilometergrenze für Privatfahrten oder die Beteiligung der Mitarbeiter bei Auslandsreisen können hier weiterhelfen. Zu hohe Fahrleistungen können so in Grenzen gehalten werden, variable Bestandteile wie Kraftstoff- und Reifenkosten werden verringert.

Geschäftliche Reiseaktivitäten

Auch die geschäftlichen Reiseaktivitäten der Mitarbeiter sollten Sie genauer betrachten. Durch eine ausführliche Nutzungsanalyse können Sie ermitteln, wofür die Mitarbeiter Ihr Firmenfahrzeug tatsächlich benötigen. Eventuell fahren ja mehrere Angestellte vom gleichen Standort einzeln zu Firmenveranstaltungen? Oder Sie haben feste Routen (Großkunden, weitere Bürogebäude in der Nähe, entfernt liegende Flughäfen) die immer wieder von Mitarbeitern angefahren werden? Hier könnten Sie im Intranet eine Reiseplattform installieren. Mitarbeiter geben geplante Termine ein und können gemeinsam Fahrten durchführen. Neben den eingesparten Kilometern fördert diese Maßnahme auch oft die Kommunikation untereinander.

Ob Sie diese Form der Fahrtenbörse nur für einzelne Veranstaltungen (Firmenevents, Messen und Großveranstaltungen) einrichten oder generell einführen, hängt meist von der Größe der Unternehmen ab. Konzerne haben für solche Aufgaben manchmal ein ausgeklügeltes Reisemanagement. Durch diese Form der Mitfahrzentrale werden dann alternativ Busdienste, Leihfahrzeuge und Poolfuhrparks koordiniert. Gerade bei Mitarbeitern, die regelmäßig zum Flughafen oder zu einer Messe fahren, sind meist hohe Einsparungen zu erzielen.

Vertriebsfahrzeuge

Eine weitere Gruppe mit Einsparpotenzial stellen die Vertriebsfahrzeuge im Unternehmen dar. Abhängig von der Tätigkeit des Mitarbeiters und dem Vertriebsgebiet lassen sich hier unterschiedliche Maßnahmen definieren. Bei Vertriebsmitarbeitern, die viele Termine in einer Region durchführen, wird das Auto zwangsläufig zur Fortbewegung benötigt. Trotzdem kann es sich lohnen, die Fahrtrouten des Einzelnen zu analysieren. Während manche Angestellten Termine vernünftig koordinieren und unter Umständen auch vor Ort übernachten, entwickeln sich andere zu regelrechten Autobahnfreaks.

Fährt ein Mitarbeiter dann jeden Abend mehrere Hundert Kilometer zu seinem Heimatort, wirkt sich dies nicht nur auf die Fahrzeugkosten negativ aus. Oft werden auch die zulässigen Arbeitszeiten überschritten und bei einem selbstverschuldeten Unfall können dann auch noch rechtliche Probleme folgen. Auch bei Mitarbeitern, die überregional tätig sind, wird heute noch zu oft der Firmenwagen als einzige Reisealternative in Anspruch genommen. Viele Unternehmen haben vor etlichen Jahren – als ein Flugticket grundsätzlich immer mehr als 400 Euro gekostet hat – ihrem Vertrieb ein Flugverbot auferlegt. In Zeiten der Billigflieger und günstiger Bahntickets sollten auch hier Anpassungen an den Markt angedacht werden. Bei Reisen über 400 Kilometer kann schnell mal ein Flugticket und ein Leihwagen günstiger sein. Darunter stellt die Bahn oft eine sinnvolle Alternative dar.

Dies gilt umso mehr, wenn der Mitarbeiter durch die veränderte Reiseplanung zusätzlich Arbeitszeit zur Verfügung hat. Hier sollten Sie sich vielleicht einmal mit dem Vertriebsleiter zusammensetzen und in der Kostenbetrachtung neben den Reisekosten auch die so gewonnenen Arbeitszeiten der Vertriebler berücksichtigen. Ein Mitarbeiter, der jedes Jahr 40.000 Kilometer fährt, ist – bei einem angenommenen Stundenmittel von 80 km/h – allein 500 Stunden im Fahrzeug unterwegs. Dies entspricht immerhin mehr als zwei Monaten, in denen bestenfalls Telefonate geführt werden.

Der „Betriebsfuhrpark“

Ebenfalls gewinnbringend kann eine ausführliche Betrachtung des Betriebsfuhrparks sein. Auch hier gilt es – wie schon zuvor beim regionalen Vertrieb – ein genaues Nutzungsprofil zu erstellen. Durch eine geschickte Planung lassen sich dann unnötige Fahrten vermeiden.

Bei größeren Flotten kann sich auch die Anschaffung eines Spezialprogramms zur Tourenoptimierung lohnen. Setzen Sie in einer größeren Stadt zum Beispiel mehrere Fahrzeuge gleichzeitig zur technischen Kundenbetreuung ein, ist durch eine optimierte Tourenzusammensetzung und die ideale Fahrtroute mit der richtigen EDV-Lösung schnell gefunden. Fahrtstrecken und vor allem auch Fahrtzeiten lassen sich hier schnell um zehn Prozent reduzieren.

Poolfuhrpark

Haben Sie darüber hinaus auch noch einen größeren Poolfuhrpark im Unternehmen, sollten Sie diesen ebenfalls separat betrachten. An erster Stelle steht dabei immer ein vernünftiger und zielgerichteter Fahrzeugeinsatz. Werden diese nur für kleinere „Beschaffungsfahrten“ verwendet, kann dies schnell ins Geld gehen.

Gleiches gilt natürlich auch für weite Dienstreisen. Diese treten vor allem immer dann verstärkt auf, wenn die Kosten der Fahrzeuge nicht adäquat auf die Nutzerkostenstelle verrechnet werden. Wollen Sie den Fahrzeugeinsatz vernünftig steuern, sollten Sie bei der Verrechnung am besten mit einer Tagespauschale und einem Kilometersatz arbeiten. Sind Fahrzeuge ständig für (unnötige) Kurzstrecken unterwegs, erhöhen Sie einfach die Tagespauschale. Im anderen Fall können Sie zu hohen Fahrleistungen durch einen angepassten Kilometersatz entgegenwirken.

Auch die Anzahl der Poolfahrzeuge ist immer wieder Gesprächsstoff im Unternehmen. Werden einige Ihrer Automobile nur selten genutzt, sollten Sie zuerst einmal den Grund hierfür ermitteln. Eventuell liegt dieser ja an Sonderausstattungen, Motorisierung oder der Fahrzeuggröße. Nutzen respektive missbrauchen Sie deshalb den Poolfuhrpark nicht als „Verschiebebahnhof für Leasingausläufer“. Langfristig zahlen Sie hier drauf. Sind die Laufleistungen der Poolfahrzeuge allgemein zu gering, sollten Sie eventuell den Fuhrpark verringern und in Spitzenzeiten Leihfahrzeuge einsetzen. Bei zu hohen Fahrleistungen sollten Sie zuerst den tatsächlichen Fahrzeugeinsatz überprüfen. Eventuell schafft hier ein Gespräch mit den Nutzern oder dem verantwortlichen Mitarbeiter für die Reisekostenabrechnung Klarheit.

Fazit

Durch eine Analyse der einzelnen Teilfuhrparks lassen sich die Fahrleistungen in der Flotte oft deutlich reduzieren. Da meist mehr als 60 Prozent aller Kosten fahrleistungsabhängig sind, können Sie hier steigenden Fuhrparkkosten gut entgegenwirken. Allerdings werden Sie bei den hier vorgestellten Maßnahmen auch immer regen Gesprächsbedarf im Unternehmen erzeugen. Evi ZienZ

Erfolg mit strategischem Flottenmanagement – Teil 2:

Erfolg mit strategischem Flottenmanagement – Teil 3:

Optimierung der Nutzungsvereinbarung und der Car Policy