Wege der Versteuerung
Unter welchen Voraussetzungen fällt bei der Privatnutzung eines Carsharing-Fahrzeugs des Arbeitgebers ein geldwerter Vorteil an? Und wie wird dieser ermittelt? Die genaue Betrachtung zeigt: Bei neuen Mobilitätskonzepten wie Corporate Carsharing hinken die Besteuerungsregeln der praktischen Entwicklung hinterher.
In Autoflotte 11/2011 wurde dargestellt, wie modernste Informationstechnologie mit smarter Verwaltung aus dem guten alten Poolfahrzeug Corporate-Carsharing-Konzepte entstehen lässt – die Möglichkeit der passgenauen Privatnutzung inklusive. Diese private Nutzung stellt eine Sachleistung dar, die von Gesetzes wegen als geldwerter Vorteil versteuert werden muss.
Dies ist auch nur folgerichtig, da es keinen Unterschied macht, ob der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern über die komplette Vertragslaufzeit hinweg ein Leasingfahrzeug exklusiv zur Verfügung stellt oder ob die Arbeitnehmer einen Dienst- oder Mietwagen „on demand“ benutzen können, dessen Gebrauch vom Arbeitgeber minuten- oder kilometergenau erfasst und auf dieser Basis gegebenenfalls abgerechnet wird.
Als privater Nutzungsvorteil sind somit vom Arbeitnehmer all seine Privatfahrten sowie die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte zu versteuern – es sei denn, der Mitarbeiter übernimmt die angefallenen Kosten selbst, beispielsweise über einen Einbehalt auf der Gehaltsabrechnung oder über eine separate Bezahlung mit seiner eigener Kreditkarte. Dann erlangt er im Vergleich zu einem Carsharing-Kunden, der das Auto bei einem Fremdanbieter auf eigene Rechnung für Arbeitsweg oder Freizeit nutzt, auch keinen Vorteil.
Daraus ergibt sich aber zum einen die Notwendigkeit, dass das Fuhrparkmanagement die technischen Mittel zur korrekten Erfassung jeder einzelnen Fahrt nach den Kategorien „dienstlich“, „Arbeitsweg“ oder „privat“ bereitstellen muss.
Zum anderen folgt daraus, dass die Kosten jedes Fahrzeugs nach Kilometerleistung respektive pro Zeiteinheit ermittelt werden müssen. Dies ergibt sich aus der Tatsache, dass die Abrechnung der Privat- und Arbeitswegefahrten gegenüber dem Arbeitnehmer zumindest in etwa kostendeckend sein muss, damit nicht in Höhe der Differenz zwischen Kosten und Entgelt noch ein geldwerter Restvorteil vorliegt.
Das wird zur Folge haben, dass zum Jahresende eine Nachkalkulation der bei den unterjährig laufenden Abrechnungen verwendeten Kostensätze für jedes Fahrzeug durchgeführt werden muss. Liegen dann die tatsächlichen Kosten über den während des Jahres kalkulierten Kosten, muss gegenüber jedem Arbeitnehmer, der das Fahrzeug privat genutzt hat, entweder eine Nachforderung gestellt oder eine Nachberechnung des geldwerten Vorteils für die Gehaltsabrechnung vorgenommen werden. Ein Arbeitnehmer kann somit von Nachberechnungen für mehrere Fahrzeuge betroffen sein. Der damit verbundene Aufwand wird nur mit wirklich smarten Verwaltungstools zu schaffen sein.
Zudem ist auf rechtliche Unsicherheiten hinzuweisen, da bislang weder durch Rechtsprechung noch durch die Finanzverwaltung geklärt ist, ob tatsächlich die Kosten des jeweiligen Fahrzeugs der Maßstab für die Ermittlung des geldwerten Vorteils sind. Bei Abrechnung nach gefahrenen Kilometern spricht die Vergleichbarkeit zur Fahrtenbuchmethode für eine Anerkennung durch das Finanzamt. Bei Kurzstrecken in der Stadt mit zähflüssigem und Ampelverkehr wird die Nutzung eher zeitabhängig abgerechnet werden. Fraglich ist jedoch, ob die Umrechnung der Fahrzeugkosten auf – beispielsweise – Minuten und deren Abrechnung dem Arbeitnehmer gegenüber zur Vermeidung der Versteuerung eines geldwerten Vorteils führt. Dafür spricht, dass bei einer alternativen Abrechnung der jeweils höhere Mietpreis zum Ansatz kommt. Bei einer ausschließlich zeitbezogenen Abrechnung fehlt es an solchen Vorbildern, eine Umrechnungsformel für die Ein-Prozent-Regelung auf Stunden und Minuten ist nicht bekannt.
Die Besteuerungsregeln hinken also bei Corporate-Carsharing-Konzepten der praktischen Entwicklung leider hinterher.
Hans-Günther Barth
