_ Das Sammeln von Rechnungen und Belegen, die nach der Rückkehr zeitaufwändig und bürokratisch erfasst und abgerechnet werden müssen, kennt jeder, der schon mal geschäftlich unterwegs war. Der dicke Quittungsstapel in der Brieftasche gehört der Vergangenheit an, wenn der Dienstreisende die XXImo-Guthabenkarte im Gepäck hat.
Mit der seit September 2016 auch in Deutschland erhältlichen Karte kann er nicht nur Mobilität bargeldlos bezahlen (Taxi, Kraftstoff, Flüge, Mietwagen, Carsharing oder Bahnfahrten), sondern auch Hotelübernachtungen, Parkgebühren und Geschäftsessen im Restaurant. Die Karte mit dem für jeden Mitarbeiter individuell einbezahlten Guthaben kann überall dort genutzt werden, wo Visa-Karten mit EMV-Chips akzeptiert werden.
Zum Schutz vor Missbrauch gibt es aber auch Transaktionen, die standardmäßig nicht erlaubt sind: Barabhebungen, Glücksspiele oder der Kauf von Schmuck. Ebenso lassen sich wie bei Tankkarten bestimmte Produktgruppen wie Zigaretten und Snacks sperren. Dass das funktioniert, zeigte ein Praxistest der Autoflotte mit der XXImo-Karte in München.
Reporting in Echtzeit
Praktisch nicht nur für den Reisenden, sondern auch für Fuhrpark- und Travelmanager ist das Reporting in Echtzeit: Unmittelbar nach einer Transaktion ist der getätigte Umsatz bereits im Konto des Mitarbeiters sichtbar, ebenso sein noch verfügbares Guthaben. Alle Transaktionen werden einmal im Monat in einer Mehrwertsteuerabrechnung zusammengefasst.
Das Guthaben zahlt der Arbeitgeber automatisiert wöchentlich oder monatlich auf das Konto des Mitarbeiters ein. Braucht der es im vorgesehenen Zeitraum nicht auf, wird zum nächsten Stichtag automatisch nur die Differenz zum definierten Betrag abgebucht.
Die Höhe und der Verwendungszweck des Mobilitätsbudgets kann das Unternehmen beliebig festlegen und ändern. Auch pro Anwendungsbereich lässt es sich limitieren. So kann beispielsweise eine Höchstsumme pro Woche für Autowäschen festgelegt werden.
Steuerung beim Tanken
Nach Angaben des Anbieters wird die XXImo Mobility Card an 90 Prozent der Tankstellen in Deutschland akzeptiert. Diese sind den drei Preiskategorien hohes, mittleres oder niedriges Preisniveau zugeordnet, die preissensible Kunden einzeln autorisieren können.
Auch im europäischen Ausland können Firmen ihren Mitarbeitern die Befugnis für bestimmte Tankstellen und Preise erteilen.
Nach einmaligen Kosten von 15 Euro pro Karte liegt der monatliche Grundpreis bei 2,85 Euro (inkl. Tanken, Parken, Wäsche, Taxi). Jede Zusatzleistung kostet extra, zum Beispiel Tanken in Europa 1,00 Euro/Monat. Werden alle verfügbaren Funktionen gewählt, kostet die Karte 18,10 Euro monatlich.
Praktisch, falls der Dienstreisende unterwegs Änderungsbedarf hat: Der Administrator kann die Optionen rund um die Uhr in Echtzeit modifizieren - auf der Karte sind sie sofort aktiviert. Optional kann auch eine Privatnutzung freigeschaltet werden. Die Ausgaben werden dann vom nächsten Gehalt des Mitarbeiters abgezogen.
Weitere Infos zur Karte und zu den Kosten (inkl. Tarifkalkulator): www.xximo.de
XXImo in Europa
Auslandsakzeptanz
_ Außer in Deutschland kann mit der Karte auch gezahlt werden in: Belgien, Bulgarien, Dänemark, Estland, Finnland, Frankreich, Griechenland, Großbritannien, Irland, Island, Israel, Italien, Lettland, Litauen, Luxemburg, Monaco, Niederlande, Norwegen, Österreich, Polen, Portugal, Rumänien, Schweden, Schweiz, Slowakei, Slowenien, Spanien, Tschechien, Türkei, Ungarn und Zypern.
- Ausgabe 06/2017 Seite 47 (137.3 KB, PDF)