Car Policy aufpoliert

Viele Dienstwagenrichtlinien lassen sich steuerlich optimieren. Wirzeigen Ihnen konkret auf, wo und wie Sie hier gezielt ansetzen können.

Unsere Coverstory im August-Heft "Eine Frage der Hierarchie" macht deutlich, dass bei den Dienstwagenordnungen in der Hie-rarchie des Zielsystems die Steueroptimierung relativ weit unten rangiert. Erstaunlich bei der hohen Steuerbelastung, die die Ein-Prozent-Methode mit sich bringt. Aber immerhin wurden die Steuern von den Unternehmen, die sich mit der Überarbeitung ihrer Dienstwagenrichtlinie beschäftigen, zumindest erwähnt. Die Dienstwagennutzer werden es ihren Arbeitgebern danken.

Was ist steuer-

schädlich?

Natürlich ist erstmal jede Steuer schädlich. Im Folgenden sollen als steuerschädlich solche Bestimmungen einer Car Policy bezeichnet werden, die dem Mitarbeiter Zahlungspflichten oder Nutzungseinschränkungen auferlegen, ohne dass dieser dann im Gegenzug bei der Höhe des geldwerten Vorteils entlastet wird.

Dies ist bei den folgenden typischen Zuzahlungen und Einschränkungen der Fall:

Zahlung der Kraftstoffkosten für Privatfahrten durch den Mitarbeiter, generell oder einzeln, beispielsweise für Urlaubsfahrten

Zahlung der Kosten für Wagenpflege durch den Mitarbeiter

Erstattung der Selbstbeteiligung bei der Kfz-Versicherung

Nutzungs-/Fahrverbot für Familienangehörige

Bei den nachfolgend aufgeführten Einschränkungen gilt dies grundsätz-lich auch, lässt sich jedoch bei richtiger Handhabung vermeiden:

Verbot von Urlaubsfahrten

Begrenzung der jährlichen privaten Fahrleistung auf eine bestimmte Kilometeranzahl

Was lässt sich besser machen?

Als häufigster Grund für die Änderung und Anpassung der Dienstwagenricht-linie wird die erwartete Kostenoptimierung genannt. Deshalb dreht sich alles immer um ein System von Sanktionen, das den einzelnen Fahrer zum schonenden Umgang mit seinem Dienstwagen veranlassen soll – und das darüber hinaus die tatsächliche Ausnutzung der Erlaubnis der Privatnutzung der Anzahl der gefahrenen Kilometer nach begrenzt.

Unter steuerlichen Aspekten sollten die Beträge, die der Mitarbeiter zu zahlen hat, als Nutzungsentgelte ausgestaltet und in Rechnung gestellt werden. Nur dann vermindern die von ihm zu leistenden Zahlungen die Höhe des steuerpflichtigen geldwerten Vorteils, auch bei Anwendung der Ein-Prozent-Methode.

Wenn das Nutzungsentgelt als Kilometerpreis in Höhe der geschätzten oder rechnerischen Kraftstoffkosten angesetzt und für die privat gefahrenen Kilometer berechnet wird, kommt das im wirtschaftlichen Ergebnis der oben genannten, aber steuerschädlichen Bestimmung gleich, dass der Mitarbeiter auf Privatfahrten auf eigene Rechnung tanken muss. Wird der Kilometersatz um kalkulierte Kosten für Wagenpflege und/oder Unfallhäufigkeit beaufschlagt, erreicht man eine weitere Kostenüberwälzungen auf den einzelnen Mitarbeiter.

Anstelle eines Verbots von Urlaubsfahrten oder der Privatnutzung nach Überschreitung bestimmter Kilometerzahlen kann ein Nutzungsentgelt in Höhe der üblichen Mietwagenkosten oder des nach anerkannten Tabellen (z. B. ADAC) zu Vollkosten kalkulierten Satzes treten. Somit entfällt dann der geldwerte Vorteil ganz und muss folglich auch nicht versteuert werden.

Was lässt sich reparieren?

Bei teilweisen Nutzungsverboten kann die Besteuerung durch zeitweise Rückgabe des Fahrzeugs samt Schlüsseln und entsprechender Dokumentation erreicht werden. Sofern sich dies organisatorisch vom Arbeitgeber nicht leisten lässt, sollte man im Fall der Kilometerbegrenzung ein Fahrtenbuch führen, am besten über das ganze Jahr. Und gleichzeitig immer die Belege für die Aufwendung der alternativen Privatbeförderung aufbewahren.

Hans-Günther Barth

• Ausgabe 10/2008 Seite 76 (152.5 KB, PDF)