Einsparpotenziale im Fuhrpark – Teil 8:

Die sonstigen Kosten im Griff

Zu den sonstigen Fahrzeugkosten zählen all jene Positionen, die nicht eindeutig einer anderen Kostenart zurechenbar sind. Meist handelt es sich dabei um kleinere Rechnungen, die nur geringe Auswirkungen auf die Total Cost of Ownership (TCO) haben. Werden diese Aufwendungen aber nicht von Zeit zu Zeit überprüft, kann auch hier ein beträchtliches Sümmchen zusammenkommen.

Zu den sonstigen Fahrzeugkosten gehören die Aufwendungen, die direkt mit dem Fahrzeug in Verbindung stehen und nicht anderweitig zugeordnet werden können.

Ausgaben, die aufgrund der persönlichen Gewohnheiten des Fahrers oder spezifischer Einsatzarten entstehen, sollten hier allerdings nicht berücksichtigt werden. Würde man bei Vertriebsfahrzeugen zum Beispiel die Mobilfunkrechnung zu den sonstigen Kosten hinzurechnen, wäre ein einzelnes Modell eventuell nur deshalb teurer, weil es sich bei dem betreffenden Mitarbeiter um einen Vieltelefonierer handelt.

Bestandteile

Fahrzeugpflege: Ein großer Teil der sonstigen Fahrzeugkosten geht auf die Reinigung zurück. Dazu gehören nicht nur die Außenwäschen, sondern natürlich auch Innenreinigungen und die Aufbereitung vor dem Verkauf. Allerdings kann eine aufwendige Aufbereitung inklusive Wäsche – je nach Sichtweise im Unternehmen – auch beim Wertverlust berücksichtigt werden.

Maut- und Fährgebühren: Diese wegeabhängigen Gebühren gehören bei den meisten Flotten ebenfalls zu den sonstigen Fahrzeugkosten. Bei der Rechnungsprüfung sollte allerdings unbedingt zwischen privat und dienstlich veranlassten Fahrten unterschieden werden. Maut- und Fährgebühren während Privatfahrten sind nämlich nicht in der pauschalen Versteuerung des geldwerten Vorteils enthalten. Deshalb sollten diese am besten direkt vom Fahrer beglichen werden.

Anschaffung und Veräußerung: Kosten, die bei der Beschaffung (Überführung, Zulassung) oder der Abgabe (Verkauf, Leasingrückgabe) entstehen, können entweder als Nebenkosten beim Fahrzeugkauf berücksichtigt oder bei den sonstigen Kosten aufgeführt werden.

Garagenmiete und Parkgebühren: Hierunter fallen Kosten für Stellplätze, zum Beispiel die Kosten für den Firmenparkplatz am Arbeitsplatz. Allerdings sollte hier genauso wie bei den Mautgebühren zwischen privater und geschäftlicher Veranlassung unterschieden werden. Private Garagenmieten, die für den Mitarbeiter übernommen werden, sollten möglichst den Personalkosten zugeordnet werden. Andernfalls würde der Firmenwagen eines Mitarbeiters, der privat keine Garage hat, bei der Kostenrechnung benachteiligt. Die Parkgebühren eines Vertriebsmitarbeiters im Außendienst können entweder als sonstige Fahrzeugkosten oder aber auch bei den Reisekosten gebucht werden.

Weitere Bestandteile: Auch die GEZ-Gebühren, der Grundtarif für das Autotelefon, besondere Inneneinbauten oder die Kosten für Ersatzfahrzeuge können diesem Kostenblock zugerechnet werden. Mietwagen sollten aber nur dann berücksichtigt werden, wenn diese aufgrund eines technischen Defekts, der keine weiteren Kosten für das Unternehmen erzeugt, entstehen. Mietkosten, die durch einen Unfall oder eine größere Reparatur anfallen, sollten bei der jeweiligen Werkstattrechnung verbucht werden.

Reinigung der Fahrzeuge

Vorgaben an die Nutzer: Für alle Nutzergruppen sollten klare Vorgaben zur Häufigkeit und zur Art der Wäsche definiert werden. Bei der Anzahl der Wäschen und der Innenreinigung können Zielwerte und/oder Höchst- und Mindestwerte vorgegeben werden. Diese sollten Fuhrparkverantwortliche getrennt für normale Fahrzeugwäschen, Innenreinigungen und Lackaufbereitungen benennen.

Reinigung der Motivationsfahrzeuge: Meist empfiehlt es sich, Richtwerte vorzugeben. Diese sollten so formuliert werden, dass die Fahrer in Abhängigkeit von der tatsächlichen Nutzung und den Witterungsbedingungen die Reinigungsintervalle selbst bestimmen können. Außenwäschen in Abhängigkeit von der Witterung wöchentlich, mindestens jedoch einmal im Monat, sind sinnvoll. Man kann aber auch vorschreiben, dass fest zugeordnete Autos durchschnittlich zwei bis vier Mal im Monat in einer Waschanlage gereinigt werden. Der Innenraum sollte am besten vom Fahrer selbst mindestens einmal in der Woche gereinigt werden. Dabei sollte er alles aussaugen und die Scheiben putzen. Zum Ende der Nutzung darf er eine ausführliche Innen- und Polsterreinigung bei einer Werkstatt oder einem darauf spezialisierten Betrieb durchführen lassen.

Reinigung der Betriebs- und Poolfahrzeuge: Statt ungenauer Vorgaben wie „mindestens zweimal im Monat“ ergeben hier oft exakte Arbeitsanweisungen wie „am Ende einer Schicht“ oder „am Ende der Woche“ Sinn. Gerade bei wechselnden Nutzern werden sonst zu wenige Wäschen durchgeführt. Problematisch ist auch die Reinigung des Innenraums. Bleibt erst einmal ein Stück Müll im Fahrzeug liegen, „gesellt“ sich oft schnell ein zweites und ein drittes dazu. Deshalb sollte man die Fahrer unbedingt darauf hinweisen, dass ein Betriebs- oder Poolfahrzeug sauber abgegeben wird. Mit einer tiefergehenden Reinigung des Innenraums kann ein externer Dienstleister (zum Beispiel der Betreiber einer Waschanlage) beauftragt werden. Je nach Nutzungsintensität sollte hier eine wöchentliche bis zweiwöchentliche Komplettreinigung ausreichen.

Geländeeinsatz: Wer seine Fahrzeuge auch außerhalb befestigter Straßen einsetzt, sollte penibel auf Außenwäschen achten. Gerade bei Baustellenfahrzeugen oder bei Forstbetrieben können sich größere Erdklumpen bilden. Werden Anhaftungen nicht sofort beseitigt, können sich diese verfestigen und bei höheren Geschwindigkeiten zum Auslöser für einen Unfall werden.

Wahl der Waschgarage: Moderne, umweltschonende Lacke sind leider oft sehr empfindlich. Ältere Waschanlagen mit groben Bürsten können bei häufiger Nutzung zu Schäden führen. Deshalb sollte man seinen Fahrern moderne, lackschonende Waschanlagen nahelegen.

Abkommen mit Betreibern von Waschanlagen: Wer in einer Region mehrere Motivationsfahrzeuge und eventuell einen Poolfuhrpark betreibt, kann direkt mit dem Besitzer einer Waschanlage vor Ort Kontakt aufnehmen. Oft gewähren diese für größere Flotten zusätzliche Nachlässe oder einige Gratiswäschen im Monat. Gleichzeitig können Dienstleistungen wie ein Hol- und Bringservice während der Arbeitszeit der Dienstwagenfahrer vereinbart werden.

Aufbereitungen: Einige Werkstätten bieten Komplettreinigungen (inklusive Innenraum) und/oder ein Aufpolieren der Karosserie an. Werden diese Leistungen regelmäßig in Anspruch genommen, kommen schnell mehrere Hundert Euro pro Auto zusammen. Daher sollten diese Reinigungen ausschließlich gegen Ende der Nutzung, zum Beispiel vor einer Leasingrückgabe erlaubt sein.

Weitere Einsparpotenziale

Maut im Ausland: Pool- und Betriebsfahrzeuge, die in Grenznähe eingesetzt werden, sollten vom Fuhrparkverwalter bereits im Vorfeld mit einer Autobahnvignette ausgestattet werden. So kann man eventuelle Strafzahlungen vermeiden. Bei Ländern, die Vignetten mit unterschiedlicher Gültigkeiten anbieten, ist die meist günstigere Jahresvariante sinnvoll.

Reinigungs- und Pflegemittel: Oft werden Reinigungsmittel oder Scheibenwischer vom Fahrer direkt an der Tankstelle gekauft. Diese Ausgaben werden – oft auch über die Tankkarte – bei den sonstigen Kosten verbucht. Addieren sich diese Beträge zu größeren Summen, kann eine eindeutige Anweisung an die Fahrer, verbunden mit einer kostengünstigeren Bezugsquelle, die Fahrzeugkosten senken.

Kartenmaterial, Ersatzteile, Sonstiges: Häufig beziehen Fahrer über ihre Tankkarte – sofern freigegeben – auch weiteres Zubehör. Dabei sollte der Fuhrparkleiter regelmäßig überprüfen, inwieweit es sich tatsächlich um notwendige Teile handelt. Kauft ein Mitarbeiter an der Tankstelle zum Beispiel eine Glühbirne, sollte diese natürlich nicht mehr auf der nächsten Inspektionsrechnung zu finden sein. Gleiches gilt auch für Scheibenwischer. Unter Umständen sollten diese „Kleinteile“ dann auch aus den sonstigen Kosten herausgerechnet und zu den Wartungskosten hinzugezählt werden.

Peter Hellwich

Im 9. Teil unserer Serie geben wir Ihnen Tipps für eine gute und kosteneffiziente Fahrerbetreuung.

• Ausgabe 9/2011 Seite 66 (190.4 KB, PDF)