Eine für alle
Softwarewechsel | Der Konzern führt derzeit die Software Comm.fleet und Comm.cars von Community4you für das Fuhrparkmanagement und die Kfz-Beschaffung in Deutschland ein. Weitere Länder sollen folgen.
— Norbert Wiedmann kann auf eine bewegte Geschichte im Fuhrparkmanagement von Siemens zurückblicken. Als der heutige Director Global Commodity Fleet vor fast 30 Jahren seinen Dienst als Flottenverantwortlicher angetreten ist, hat er einige tausend Fahrzeuge im Service und im Management gezählt. Dominiert haben damals Erstere.
Aus gegenwärtiger Sicht für ihn eine überschaubare Menge und Aufgabe. Im Laufe der Jahre ist die Flotte dann aufgrund von Zukäufen und Wachstum tendenziell gestiegen, insbesondere im User-Chooser-Bereich.
Zu Spitzenzeiten vor gut zehn Jahren, als noch Siemens Nixdorf ein Teil des Konzerns war, hat sich der Bestand in Deutschland auf rund 20.000 Einheiten summiert. Aktuell hat sich die Flotte bei rund 13.500 Fahrzeugen eingependelt, von denen zirka 8.500 die Außendienstmitarbeiter fahren, 3.000 die Servicetechniker und 2.000 das Management.
Doch das Volumen kann schnell wieder steigen, zum Beispiel wenn eine neue Gesellschaft hinzukäme. So erfordert nicht nur die Zahl der Autos, sondern auch der beständige Wandel über die Zeit ein hohes Maß an Transparenz und Flexibilität im Flottenmanagement.
Maximale Automatisierung | Essenzielles Anliegen ist es daher im Bereich Global Commodity Fleet stets, so viele Prozesse wie möglich zu automatisieren, aber intern zu belassen. „Daran feilen wir permanent, damit im Fuhrparkmanagement die Prozesse auf eine maschinelle Ebene gezogen werden, die Mitarbeiter aber gleichzeitig das Bindeglied zum Nutzer bleiben“, sagt Wiedmann. Er fügt hinzu: „Denn manche Fragen etwa im Rahmen der Fahrzeugzusammenstellung über die Konfiguratoren lassen sich nur im Gespräch beantworten.“
Ziel ist es daher, die vielfältigen Aufgaben in diesem Spannungsfeld auszubalancieren. Sowohl die Flexibilität und Autarkie als auch die Transparenz und Datenintegrität spielen dabei eine zentrale Rolle.
Datenmanagement | In der Siemens- Flotte geht es folglich im Wesentlichen um das intelligente Management von Daten. Wo kommen diese her? In welcher Detailtiefe müssen sie vorhanden sein? Wo müssen sie einfließen? Und wie können sie hausintern abgerufen werden, ohne dass sie vorher mühselig eingepflegt werden mussten? „Das sind Fragen, die wir uns beständig stellen müssen, um die Informationen und Prozesse steuern zu können, da die Aufgaben extrem komplex sind“, argumentiert Wiedmann.
Beispiel: Wenn ein Siemens-Mitarbeiter einen neuen Firmenwagen bekommt, kümmert sich das Fuhrparkmanagement nach der Bestellung erst wieder darum, wenn eine Meldung über den Erhalt des Fahrzeugs eintrifft. Dazu sind die Nutzer verpflichtet.
Spätestens die Leasinggesellschaften senden eine Information, sobald das Auto ausgeliefert und der Leasingvertrag eröffnet ist. Bis dahin können allerdings bis zu sechs Wochen nach Zulassung vergehen. Um Lücken wie diese nicht schließen zu müssen und zeitnah auf die Daten zugreifen zu können, hat der Fuhrparkmanager einen eigenen Prozess entwickelt.
Das Unternehmen erhält nun von den eigenen Flottenversicherern, denen das Kraftfahrtbundesamt täglich eine Rückmeldung über die neu zugelassenen Fahrzeuge übermittelt, die Informationen über die auf Siemens neu zugelassenen Einheiten. Wiedmann begründet: „Im Augenblick der Zulassung und des Erhalts eines Firmenwagens setzt eine ganze Reihe von Prozessen wie die Berechnung des geldwerten Vorteils wieder auf, die angetriggert werden müssen und bereichsübergreifend wirken.“
Um all diese komplexen Prozesse abbilden zu können, hat die bisher genutzte Software oft nicht ausgereicht. „Deshalb haben wir regelmäßig Module selbst entwickeln müssen“, so der Flottenmanager. Infolgedessen hat er sich auf die Suche nach einer neuen Lösung gemacht.
In der Implementierungsphase | Fündig geworden ist Siemens bei Community4you mit deren Software Comm.fleet für das Fuhrparkmanagement sowie Comm.cars als Beschaffungswerkzeug für die fahrzeugberechtigten Mitarbeiter und Führungskräfte. Nachdem der Konzern die Systeme in Österreich als erstes Land eingeführt hat und sie sich dort bewährt haben, ist er gerade dabei, Comm.fleet hierzulande zu implementieren.
Im September vergangenen Jahres hat das Unternehmen dafür den Auftrag erteilt. Der Startschuss für das Roll-out durch den Dienstleister ist im Februar gefallen. Bis zum 1. Oktober soll nun die Fuhrparkmanagement-Software auf die Siemens-eigenen Anforderungen hin angepasst und implementiert sein. Anschließend folgt die Einführung von Comm.cars. Die webbasierte Bestellplattform soll dann Anfang 2015 für alle Nutzer via Web zugänglich sein.
Beide Systeme werden auf Basis eines Datenbestandes arbeiten und entsprechend dem Nutzerbedarf respektive dessen Zugangsberechtigung die Informationen zur Verfügung stellen. Wiedmann erläutert, was dies für die Anwendung von Comm.cars bedeutet: „Sobald der Nutzer sich dann mit seinem Firmenausweis anmeldet, hat das System sämtliche Parameter, wie Name, Fahrerkategorie innerhalb der Car Policy oder wann der Leasingvertrag ausläuft, parat. Es zeigt dem Fahrer dadurch seine Möglichkeiten und Grenzen auf und löst die dazugehörigen Prozesse bei Bestellung aus.“
Mit der Implementierung in Österreich und Deutschland ist der Einsatz beider Anwendungen aber nicht beendet. „Weitere Länder, vorwiegend im Osten Europas, stehen bereits in der Warteschlange. Wir werden die Software künftig in allen Regionen als Lösung anbieten, wo ein geeignetes System erneuert werden muss oder bisher nicht existiert. Das betrifft etwa Länder, die beispielsweise mit mehreren Leasinggesellschaften zusammenarbeiten“, sagt Wiedmann.
Vorteile für Siemens | Mit der Implementierung will Siemens die Automatisierung auf ein neues Niveau heben. Den Zuschlag haben die Chemnitzer aus mehreren Gründen bekommen. Wiedmann begründet dies vor allem mit der Flexibilität des Systems sowie der Verlässlichkeit, die durch die Entwicklung auf der Community4you-eigenen Integrationsplattform open-EIS gewährleistet ist. „Wir sind damit eines von weltweit nur sechs Unternehmen – neben IBM, Microsoft, Oracle, SAP und der Software AG –, die sich das zu 100 Prozent leisten“, ergänzt Uwe Bauch, Vorstandsvorsitzender bei Community4you. „Das verschafft uns darüber hinaus die Freiheit, Schnittstellen zu allen Programmen bereitzustellen, weil uns durch die eigene Plattform keine Grenzen in der Kommunikation mit anderen Programmen, Sprachen und Protokollen gesetzt sind und wir uns jeder IT-Infrastruktur anpassen können.“
Diese Mischung ermöglicht ein freies Fuhrparkmanagement, das die Einbeziehung sämtlicher Datenquellen und die individuelle Abbildung der Prozesse einbezieht. „Daraus ergibt sich für uns ein völlig neuer Automatisierungsgrad“, konstatiert Wiedmann. „Das gilt aber auch für alle anderen Länder, welche eine länderspezifisch angepasste Lösung in ihrer Sprache erhalten.“ Wiedmann weiter: „Zugleich kann Siemens auf die Datenintegrität und Sicherheit bauen, trotz des Einbeziehens aller möglichen Datenquellen in das System.“ Diese Anforderung habe das Unternehmen immer als Maßstab angelegt, bisher aber kein Dienstleister erfüllen können.
Auch deshalb seien Erweiterungen meist über Eigenentwicklungen entstanden, wenn die eingesetzte Software das nicht geleistet hat. Wiedmann resümiert daher: „Als wir bei unserer Suche nach einer Software und der Frage nach ‚Make or buy?’ zum ersten Mal bei Community4you eine externe Lösung gefunden haben, die aus fachlicher, automatisierungstechnischer und datenschutzrechtlicher Sicht unseren Ansprüchen entspricht, ist die Entscheidung nicht schwergefallen.“
Prozessdarstellung | Gerade auf die fachliche Komponente und die permanente Anpassung an gesetzliche Vorgaben wie Kfz-Steuer und geldwerter Vorteil sowie die Einbindung der hausinternen Parameter hat das Fuhrparkmanagement-Team Wert gelegt. „So können wir die komplexen Prozesse darstellen, ohne viel Zeit und Geld in eigene Entwicklungen stecken zu müssen“, sagt Wiedmann. Ein Beispiel ist für ihn das Tankkarten-Management: Jeder Mitarbeiter erhält eine. Doch nicht jeder darf sie für dieselben Zwecke nutzen. Während der eine nur tanken darf, ist es dem anderen erlaubt, damit auch den Wagen zu waschen. Wieder ein anderer kann damit zusätzliche Services in Anspruch nehmen.
In Abhängigkeit davon braucht es einen Prozess, der dies berücksichtigt, abbildet und gleichzeitig bei Bestellung dafür sorgt, dass die Tankkarten direkt zu den Mitarbeitern von Garmisch bis an die Nordsee nach Hause kommen. „Das wird künftig automatisch geschehen, wobei wir die Datenhoheit und logistische Möglichkeit behalten, dies entsprechend zu steuern“, so Wiedmann.
Modellierte Software | Generell soll mit Comm.fleet die Individualisierung noch schneller vonstattengehen. Lavinio Cerquetti, als Vorstand bei Community4you zuständig für das operative Geschäft, erklärt, warum und wie das funktionieren soll: „Die Software ist nicht mehr von Entwicklern programmiert, sondern von Software-Architekten modelliert. Das bedeutet, die Software basiert komplett auf einer modellgesteuerten, mehrschichtigen Architektur. Wir haben dazu unser Know-how in Modelle gegossen, zum Beispiel wie Fahrzeuge beschafft werden oder wie das Schadenmanagement durchgeführt wird, und hieraus halbautomatisiert einen großen Teil der Prozesse generiert.“
In der Praxis erübrigen sich infolgedessen komplexe Anpassungsprozesse, bei denen die 100ste Stelle im Code gefunden und geändert werden muss. Vielmehr werde die grafische Darstellung der Modelle geändert und daraus würden die angepassten Softwareartefakte generiert. Cerquetti: „Dieser ganze Prozess ist viel schneller, weniger fehleranfällig und verzahnt, sodass der Kunde den Return-on-Investment viel früher erreicht.“
Der Return-on-Investment (ROI) ist für Wiedmann das eine. Das andere ist die tägliche Anwendung der Software. „Wenn wir hier nicht weiterkommen, dann nutzt aller ROI nichts“, sagt er.
Selbst ist der Fuhrparkmanager | Hier erwartet er einen Quantensprung mit den neuen Systemen. Denn insbesondere Comm.fleet versetzt das Team in die Lage, das sogenannte Customizing der Software selbst zu betreiben. „Das ist ein wesentliches Merkmal: die Fähigkeit, das System an die eigenen Bedürfnisse anpassen zu können, ohne großen Aufwand und die Anwesenheit von Mitarbeitern des Dienstleisters“, sagt Wiedmann.
Cerquetti erläutert die Hintergründe: „Eben weil das Programm auf einer abstrakten Modellebene beruht und alle Tools, die notwendig sind für die Anpassung, im Programm enthalten sind, kann jeder Kunde nach einer Administrationsschulung dies selbst durchführen.“ Er kann damit sowohl Masken, Dialoge, Datenansichten, Menüs und Auswertungen inklusive Parameter selbst für einen Nutzer, für eine Nutzergruppe, einen Mandanten oder ein Land erstellen oder ändern. „Grundsätzlich ist das Programm jedoch von vornherein stets an die gesetzlichen Gegebenheiten des Landes angepasst“, sagt Bauch. „Für die Software ist darüber hinaus die Zahl der Fahrzeuge nicht relevant, sodass diese mit dem Unternehmen wachsen kann.“ Die Systemarchitektur schafft damit eine zentrale grenzüberschreitende Datenbasis, die spezifisch für einzelne Länder darstellbar und abrufbar ist.
Die Schulungen der Siemens-Mitarbeiter im Team Global Commodity Fleet sollen demnächst stattfinden. Zehn bis 15 Beschäftigte werden dann mit Comm.fleet arbeiten dürfen. Die Zahl der Comm.cars-Nutzer wird dagegen die 10.000er-Marke deutlich überschreiten, sobald die Software implementiert ist. | Annemarie Schneider
Flottenverwaltung | Das Team
In Deutschland ist das Fuhrparkmanagement bei Siemens im Corporate Supply Chain Management angesiedelt. Dort verantwortet Norbert Wiedmann als Director Global Commodity Fleet den Fuhrpark hierzulande, die strategische globale Ausrichtung der Beschaffung und der jeweiligen Flotten-Organisation. Unter seiner fachlichen Führung arbeiten vier Mitarbeiter im globalen Einkauf sowie acht Beschäftigte in der Abwicklung der deutschen Flotte. Sie managen alle Prozesse und Aufgaben – von der Verwaltung der Leasingverträge über die Kfz-Bestellungen bis hin zur Rechnungszahlung. Sitz des Teams ist Erlangen.
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