Einsparpotenziale im Fuhrpark – Teil 2:

Einkauf und Finanzierung

Wer seine Fahrzeugkosten reduzieren will, wird um eine eingehende Betrachtung des Einkaufs und der Finanzierung nicht herumkommen. Gleichzeitig sollte man aber immer auch den Restwert der Autos im Auge behalten.

Der Wertverlust und die Finanzierungskosten machen oft bis zu 50 Prozent der Fahrzeugkosten aus. Je teurer ein Vehikel und je geringer die Fahrleistung, umso höher ist dieser prozentuale Anteil. Eine durchdachte Planung und Gespräche mit unterschiedlichen Anbietern helfen, Einsparpotenziale rechtzeitig zu erkennen.

Wertverlust: Wer das Restwertrisiko selbst trägt – zum Beispiel bei einem Kauffuhrpark oder bei Leasingverträgen mit Restwertabrechnung – sollte dieses schon bei der Beschaffung berücksichtigen. Steht der gebrauchte Wagen erst einmal zur Ausmusterung an, ist es meist zu spät. Bei der Wahl aus unterschiedlichen Fabrikaten ist deshalb auch nicht der prozentuale Nachlass, sondern der tatsächliche Wertverlust von Bedeutung.

Richtiger Ansprechpartner: Bei allen Verhandlungen über Nachlässe und Sonderkonditionen gilt es zuerst einmal, den richtigen Ansprechpartner zu identifizieren. Kleinere Flotten werden meist beim Autohaus des Herstellers und/oder regional ansässigen Vertriebsmitarbeiter der Leasinggesellschaft fündig. Bei größeren Fuhrparks kommen aber auch die Großkundenabteilungen der einzelnen Marken oder die überregionalen Vertriebsleiter der Leasinggesellschaften infrage.

Einkaufsverhandlungen: Versucht ein Einkäufer, einen möglichst hohen Rabatt für sich herauszuholen oder die Finanzierungszinsen möglichst stark zu senken, kann sich dies langfristig auch negativ auswirken. Stehen ein Modellwechsel oder eine Anpassung der Restwerte an, verschlechtern sich die vereinbarten Konditionen dann meist innerhalb kürzester Zeit. Zahlt die Leasinggesellschaft oder der im Restwertrisiko stehende Händler bei den Verträgen drauf, werden neue Verträge oft schnell angepasst. Aus diesem Grund sind Nachlässe auch nur so gut wie deren Bindungsfrist. Alle verhandelten Konditionen sollten in der Praxis natürlich auch immer anhand der Einzelverträge nachgeprüft werden.

Ausschreibung: Regelmäßige Verhandlungen über den Einkaufspreis und die Finanzierungskonditionen der Flotte helfen, die Kosten niedrig zu halten. Wer allerdings einmal im Jahr eine große Ausschreibung unter allen Wettbewerbern durchführt, wird eventuell einen gegenteiligen Effekt bemerken. Den Anbietern wird dann schnell bewusst, dass die angebotenen Konditionen ihnen zwar zu einem Abschluss verhelfen, sie wissen aber auch, dass spätestens nach einem Jahr wieder alles auf dem Prüfstand steht. Eine komplette Ausschreibung rechnet sich bei kleineren und mittleren Flotten deshalb nur alle zwei bis drei Jahre. Die Vereinbarung – mit möglichst langfristiger Festschreibung der Konditionen – sollte für beide Seiten fair sein.

Praxistipps zum Fahrzeugeinkauf

Regelmäßige Gespräche: Wer hofft, dass Hersteller, Importeur oder Autohaus von selbst höhere Nachlässe anbieten, wartet oft vergebens. Erhält er dann doch den einen oder anderen zusätzlichen Prozentpunkt und fragt, warum dies erst jetzt möglich sei, bekommt er immer wieder die gleiche Antwort: „Na ja, Sie haben ja nicht gefragt.“ Bei Gesprächen sollten sich Fuhrparkentscheider deshalb immer nach aktuellen Sonderaktionen, weiteren Nachlässen, günstigen Dienstleistungen und den Konditionen für neue Modelle erkundigen. Mit diesen Informationen kann dann auch der Fahrzeugbedarf in der Zukunft vernünftig geplant werden.

Wechselwillen darstellen: Wer trotz Ausschreibung und regelmäßiger Verhandlungen immer die gleiche Marke fährt, kann den Gesprächspartner oft nur schwer zu Zugeständnissen bewegen. Beim Treffen mit einem Verkäufer kann sich also der Testwagen des Wettbewerbers vor der Haustür oder der Kugelschreiber des Mitanbieters auszahlen. Eventuell hilft aber auch die gezielte Frage nach dem kleinsten Modell des jeweiligen Herstellers, um die Angebote bei den jetzigen Modellen zu verbessern.

Ausstattung: Autos sollten schon beim Einkauf so konfiguriert werden, dass sie am Ende der Nutzung noch einen Käufer finden. Wer nur Exoten mit bunt zusammengewürfelten Farbkombinationen oder völlig überausgestattete Pkw bestellt, braucht sich nicht zu wundern, wenn sich der Händler oder die Leasinggesellschaft in der nächsten Verhandlungsrunde stark zurückhält.

Technische Ausstattung: Gerade bei höherwertigen Modellen sollte die Wahl der Karosserieform (Limousine oder Kombi), des Getriebes (Schalt- oder Automatikgetriebe) und des Motors (Diesel oder Benziner) zueinander passen. Eine hochmotorisierte Limousine der Oberklasse mit Schaltgetriebe und Benzinmotor lässt sich nicht immer gut und einfach verkaufen. Hier sollte der Träger des Restwertrisikos (Leasinggesellschaft oder Autohaus) bei der Entscheidung behilflich sein.

Über- oder Unterausstattung: Gerade größere Fuhrparks sollten darauf achten, nicht nur gleich ausgestattete Fahrzeuge bei einem regionalen Händler zu bestellen. Ein vernünftiger Mix erleichtert hier beiden Seiten das Leben. Aber auch solche ohne oder mit übermäßig umfangreichen Sonderausstattungen lassen sich oft nur schwer vermarkten.

Großkundenpakete: Bietet ein Hersteller spezielle Pakete für Großkunden an, sollten Fuhrparkbetreiber diese bestellen. Aufgrund der guten Ausstattung zu einem vergleichsweise günstigen Preis gestaltet sich der Verkauf gerade an Privatleute einfach. Allerdings sollte man dabei immer die Inhalte der einzelnen Pakete betrachten. Entsprechen diese weitestgehend den Angeboten an Privatleute oder enthalten sie sogar unnötige oder kostensteigernde Sonderausstattungen (wie Breit- und Sonderbereifungen), sollte man auch einmal „nein“ sagen können.

Nutzung von Sondersituationen: Fängt ein neuer Mitarbeiter im Unternehmen an oder ein leitender Angestellter braucht ein Nachfolgefahrzeug, wird man mit den ausgehandelten Konditionen für eine Einzelbestellung vorlieb nehmen müssen. Werden mehrere Autos auf einmal ersetzt, empfiehlt sich eine Ausschreibung des Gesamtvolumens an unterschiedliche Hersteller und/oder Händler. Eventuell lassen sich so auch – meist zeitlich begrenzte – Überkapazitäten einzelner Hersteller oder Subventionen für einzelne Modelle (zum Beispiel bei einem Modellwechsel) nutzen.

Abstimmung mit dem Autohaus: Bei allen Verhandlungen mit den jeweiligen Herstellern und Importeuren werden Absprachen mit dem liefernden Händler oft vernachlässigt. Wer mehr als die offiziellen Nachlässe und die Standardrestwerte der Leasinggesellschaften erreichen will, sollte ein offenes Gespräch mit seinem regionalen Autohaus suchen. Neben zusätzlichen Nachlässen sind dann eventuell auch kostenlose Dienstleistungen verhandelbar. Diese könnten zum Beispiel aus einer Auslieferung vor Ort, einer kostenlosen Beklebung oder zusätzlichen Sicherheitsausstattungen (Warnwesten, Zurrmittel und Ähnliches) bestehen.

Möglichkeiten zur Reduzierung der Finanzierungskosten

Finanzierungsvergleich: Steht noch nicht fest, welche Art der Finanzierung gewählt wird, sollten die eigene Steuerabteilung oder der Steuerberater einen Finanzierungsvergleich erstellen. Anhand der Ergebnisse lassen sich dann die monetären Vorteile der jeweiligen Finanzierung nach Steuern erkennen. Zur Bewertung sollten aber unbedingt auch die Prozesskosten im eigenen Unternehmen berücksichtigt werden.

Leasingausschreibung: Um den richtigen Anbieter zu finden, sollte unbedingt eine Ausschreibung an alle infrage kommenden Leasinggesellschaften durchgeführt werden. Dafür ist es dringend notwendig, mit offenen Karten zu spielen und den eigenen Bedarf möglichst genau zu beschreiben.

Dienstleistungsausschreibung: Auch wer zurzeit noch keine Servicebausteine nutzt, sollte sich diese im Zuge einer Leasingausschreibung anbieten lassen. Die Angebote können dann als Benchmark für die eigenen Kosten im jeweiligen Bereich verwendet werden.

Nebenkosten einer Finanzierung: Bei allen Ausschreibungen sollte immer auf eventuell zusätzlich anfallende Kosten geachtet werden. Bei diesen kann es sich um die zu erwartenden Rücknahmekosten, die Aufwendungen für Mehrkilometer oder aber um die Verwaltungskosten des Anbieters handeln.

Prozesse im Fuhrpark: Neben den eigentlichen Finanzierungskosten sollte ein Fuhrpark auch immer die eigenen Prozesse und den damit verbundenen Aufwand berücksichtigen. Vereinfacht eine Leasinggesellschaft durch eine gute Software zum Beispiel den hausinternen Zeitaufwand, kann dies dazu führen, dass nicht unbedingt der preislich günstigste Anbieter den Zuschlag erhält.

Vorzeitige Ablösung: Bei zu hohen Fahrleistungen oder größeren Veränderungen im Unternehmen bietet sich oft eine vorzeitige Rückgabe an. Ob sich diese rechnet oder doch eher eine Anpassung der Laufzeit, sollte die Leasinggesellschaft für den Kunden ermitteln. Auch bei anstehenden Modellwechseln oder der Einführung neuer Modelllinien bieten manche Leasinggesellschaften die Möglichkeit, Fahrzeuge vorab zu geringen Kosten auszutauschen.

Alternativen zu herkömmlichen Finanzierungen: Neben dem herkömmlichen Leasingvertrag auf Kilometerbasis und den üblichen Kreditfinanzierungen sollte ein Flottenprofi immer auch Alternativen wie Langzeitmiete (siehe hierzu auch die Coverstory ab S. 24), einen Leasingvertrag mit Restwertabrechnung oder Gebrauchtwagenleasing im Auge behalten. Dies gilt insbesondere dort, wo kurze Laufzeiten oder außergewöhnliche Nutzungsbedingungen vorliegen.

Peter Hellwich

Neue Serie:

Einsparpotenziale im Fuhrpark

Wer die Ausgaben im Fuhrpark reduzieren will, muss die einzelnen Kostentreiber identifizieren und entsprechende Gegenmaßnahmen einleiten. In der Serie „Einsparpotenziale im Fuhrpark“ werden wir die verschiedenen Kostenarten getrennt voneinander betrachten und praxisnahe Wege zu deren Verringerung aufzeigen.

• Ausgabe 3/2011 Seite 54 (299.0 KB, PDF)