Unternehmen gestalten die Fuhrparkverwaltung sehr unterschiedlich – und die damit verbundenen Prozesse wirken oft intransparent. Das zeigt eine gemeinsame Studie des Bundesverbandes Fuhrparkmanagement (BVF) und von Dataforce, bei der die Arbeitssituation und das Arbeitsaufkommen von Flottenverantwortlichen detailliert untersucht wurden. Dafür wurden insgesamt 1.500 Personen befragt. Fünf verschiedene Größenklassen wurden berücksichtigt: bis zu vier Fahrzeuge, fünf bis neun, zehn bis 24, 25 bis 49 sowie 50 und mehr Fahrzeuge.
Der Untersuchung zufolge wenden 66,2 Prozent der Befragten weniger als fünf Stunden in der Woche für den Bereich Fuhrparkmanagement auf. Je kleiner die Anzahl der Fahrzeuge, desto weniger Zeit wird aufgebracht. Allerdings kümmert sich selbst bei kleineren Flotten bis 50 Autos insgesamt in nahezu 75 Prozent aller Fälle mehr als eine Person um den Fuhrpark. "Das lässt auf eine mangelhafte bzw. nicht unbedingt effiziente Organisation schließen, wenn man von Stellvertretungssituationen mal absieht", erklärte BVF-Vorstandsvorsitzender Marc-Oliver Prinzing.
Diese Sicht wird bestätigt durch die Aussage von nahezu 30 Prozent aller Studienteilnehmer, dass sie keine Angaben darüber machen können, wie viel Zeit andere mit Teilaufgaben betraute Personen damit verbringen. Prinzing: "Transparenz sieht anders aus." Und: Nur in fünf Prozent der Fälle gibt es eine eigene Abteilung Fuhrparkmanagement, meist kümmert sich die Geschäftsführung direkt um das Thema (56,5 Prozent) oder die allgemeine Verwaltung (12,8 Prozent).
Im Schnitt werden unternehmensweit 8,1 Stunden pro Woche für Fuhrparkaufgaben verwendet. Die Spannbreite reicht dabei von 2,5 Stunden (ein bis vier Fahrzeuge) bis zu 31,4 Stunden (50 und mehr Fahrzeuge). Dabei beansprucht die Abwicklung von Schäden die meiste Zeit (28,4 Prozent). Es folgt die Beschaffung von Neufahrzeugen (20,5 Prozent). Dies sei ein eindeutiges Indiz dafür, wie wichtig auch bei kleineren Fuhrparks eine sauber definierte und transparente Car-Policy wäre, hieß es.
Niedrige fachliche Ausbildungsquote
Weiteres Ergebnis: Lediglich rund zehn Prozent aller Fuhrparkverantwortlichen haben sich auf ihre Tätigkeit mit einer Weiterbildung vorbereitet. Die Quote steigt zwar mit Zunahme der Fuhrparkgröße, doch sie liegt selbst bei Flotten mit mehr als 50 Fahrzeugen nur bei 40 Prozent. "Das bedeutet, dass 60 Prozent diese Tätigkeit ohne Qualifizierung machen. Bei den 40 Prozent kann den Ergebnissen aber auch nicht entnommen werden, welchen Umfang die Aus- und Weiterbildung hatte. Dahinter können sich auch Tagesseminare verbergen, die dem Anspruch aus unserer Sicht auch nicht gerecht werden", betonte Verbandsgeschäftsführer Axel Schäfer.
Das Fazit des BVF: Je kleiner der Fuhrpark desto undurchsichtiger ist die Verwaltungssituation. Dass Fahrzeuge dennoch im Fokus stehen, zeigt die große Anzahl derer, die in den einzelnen Firmen am Entscheidungsprozess bei der Beschaffung beteiligt sind. Daraus schließt der Verband: Es muss den Verantwortlichen in den Unternehmen klar werden, dass selbst bei einer geringen Anzahl an Firmenfahrzeugen durch ein professionelles Fuhrparkmanagement nicht nur Kosten, sondern auch Halterrisiken, Emissionen und der Anteil demotivierter Mitarbeiter deutlich minimiert werden könnten. Zudem braucht ein professionelles Fuhrparkmanagement Management-Attention und kann nur mit gut geschulten sowie fachlich versierten Mitarbeitern umgesetzt werden. (red)