Happy End bei Vertragsende

Handlungsempfehlungen | Ein ehemaliger Fuhrparkprofi gibt praktische Ratschläge für die Rückgabe von Flottenfahrzeugen am Ende der Leasinglaufzeit und für die Aufbereitung.

— Bei der Fahrzeugrückgabe gibt es zwischen Leasinggeber und Leasingnehmer die meisten Diskussionen, weil beide Vertragspartner aus ihrer eigenen Interessenlage heraus über den Zustand des Rückläufers häufig unterschiedliche Auffassungen haben.

Aus diesem Grunde sollten Rückgaben als ein eigenständiger Prozess im Nutzungszyklus eines Leasingfahrzeugs behandelt werden, der zwischen Leasinggeber und Leasingnehmer möglichst detailliert und einvernehmlich geregelt werden muss.

Gibt der Fuhrparkleiter das Fahrzeug selbst an den Leasinggeber zurück, hat er es weitestgehend selber in der Hand, sich über dessen Zustand ein eigenes Bild zu machen und kann gegebenenfalls direkt mit dem Leasingpartner verhandeln.

Bei großen, zudem noch dezentral über das Bundesgebiet verteilten Fuhrparks wird das schon schwieriger. Hier sollte mit der Leasinggesellschaft eine gemeinsame praktikable Vorgehensweise gewählt werden, die die Interessen beider Partner berücksichtigt.

Häufig ist eine Leasinggesellschaft auch auf derartige Fälle ausgerichtet und kümmert sich um die Rückgabe. Sie wird veranlassen, dass der Nutzer das Fahrzeug an einem für ihn günstigen Standort zurückgibt. Das kann auch sein Wohnort sein. Wo das aus der Fläche heraus nicht möglich ist, wird sie sich eines Providers für Fahrzeuglogistik bedienen, der den Rückgabeprozess vor Ort abwickelt.

Vollständigkeit wichtig | Generell ist bei einer Fahrzeugrückgabe auf Vollständigkeit zu achten. Die Leasinggesellschaften wissen genau, welche Ausstattung das verleaste Fahrzeug hatte, und legen zu Recht Wert auf eine komplette Rückgabe (dazu zählen auch: RadioCode, Gepäckabdeckung, Kfz-Schein und ggf. Sommerreifen). Zur Erleichterung stellen viele Leasinggesellschaften hierfür umfassende Checklisten zur Verfügung, die der Fuhrparkverantwortliche an die Fahrzeugnutzer ausgeben sollte.

Rückgabeprotokoll | Bei einer Fahrzeugrückgabe ist es unabdingbar, dass ein Rückgabeprotokoll erstellt wird. In ihm werden alle fehlenden Teile, aber auch alle Beschädigungen an dem Fahrzeug festgehalten.

Daher sollte das Protokoll nicht als bürokratischer Unsinn angesehen werden, sondern genau erstellt und sowohl vom Fuhrparkleiter (gegebenenfalls auch vom Nutzer) als auch von demjenigen, der das Fahrzeug für die Leasinggesellschaft entgegennimmt, einvernehmlich unterzeichnet werden. Nach meiner Beobachtung wird das häufig viel zu lax behandelt.

Mit der Unterschrift wird von beiden Seiten der Zustand des Fahrzeugs anerkannt. Im Streitfall kann das Rückgabeprotokoll zu Beweiszwecken herangezogen werden.

Für den Nutzer ist das in dem Fall wichtig, dass er sich gemäß der für ihn geltenden Car Policy auch an den Kosten beteiligen muss, die die Reparatur des ihm überlassenen Firmenfahrzeugs verursacht.

Der Leasingnehmer kann davon ausgehen, dass er nur für die Schäden aufzukommen hat, die sich aus dem Rückgabeprotokoll ergeben, und der Leasinggeber braucht keine weiteren Diskussionen über vorhandene oder nicht vorhandene Schäden zu führen.

Bewertung | Basis für die Schadenbewertung sollte ebenfalls das Rückgabeprotokoll sein. Manchmal hat man das Empfinden, Leasinggesellschaften hätten gerne ein Fahrzeug im Originalzustand zurück – dieser Eindruck verstärkt sich immer dann, wenn der Gebrauchtwagenmarkt schlecht ist oder sich ein bestimmter Fahrzeugtyp schwer vermarkten lässt.

Viele Leasinggesellschaften haben jedoch eigene Schadenkataloge entwickelt, in denen die tolerierten Gebrauchsschäden und die nicht tolerierbaren Rückgabeschäden beschrieben und – noch besser – mit Bildern unterlegt sind.

Daher sollte sich ein Fuhrparkleiter immer den Schadenkatalog der Leasinggesellschaft geben lassen, der sich im Übrigen von Leasinggesellschaft zu Leasinggesellschaft zwar in der Aufmachung, aber vom Inhalt her nur unwesentlich unterscheidet.

Die nicht mehr tolerierbaren Schäden gehen über „normale Gebrauchsspuren“ hinaus und werden dem Leasingnehmer je nach Alter und Kilometerleistung mit einem Minderwert in Rechnung gestellt. Bei fehlenden Teilen oder Unfallschäden ist der Leasingnehmer grundsätzlich mit 100 Prozent Kostenerstattung dabei.

In den Fällen, in denen die Leasinggesellschaft den Fahrzeugzustand nicht selber bewertet, schaltet sie in der Regel vereidigte Sachverständige ein. Sind dies unterschiedliche Personen, sollte darauf gedrungen werden, dass die Sachverständigen in der gleichen Sachverständigenorganisation tätig sind, damit die Urteile und Bewertungen nicht zu weit auseinandergehen.

Vermehrter Diskussionsbedarf ist zu beobachten, wenn das Rückgabefahrzeug einen technischen Defekt aufweist. Im Grunde dürfte er nicht auftauchen und damit auch nicht berechnet werden, da er – vorausgesetzt der Wagen war regelmäßig in der Inspektion – im Full-Service-Leasing mit der Wartungspauschale abgegolten ist. Schlechte Karten hat der Leasingnehmer nur dann, wenn der turnusmäßige Inspektionstermin nicht eingehalten wurde.

Wachsamkeit lohnt sich | Gelegentlich werden bei einer Fahrzeugrückgabe auch die Kosten für eine demnächst nach § 29 STVZO („Untersuchung der Kraftfahrzeuge und Anhänger“) fällige Hauptuntersuchung in Rechnung gestellt. Dazu besteht überhaupt kein Grund – sofern nicht tatsächlich schon der HU- oder AU-Termin versäumt wurde. Fuhrparkleiter sollten hier wachsam sein und Abrechnungen genau prüfen.

Taub stellen sich die Leasinggesellschaften vielfach in den Fällen, in denen an einem Fahrzeug ein großes technisches Teil, zum Beispiel ein Motor, erneuert werden musste. Grundsätzlich kann davon ausgegangen werden, dass derartige Reparaturen heutzutage bei einer Rückgabe nicht wertmindernd, sondern als werterhöhend zu betrachten sind.

Rückgabepauschalen | Um die wenig effizienten Diskussionen und damit auch entstehenden Handlungskosten zwischen Leasinggeber und Leasingnehmer zu vermeiden, könnte zwischen den Vertragspartnern das Verfahren überlegt werden, das Leasinggesellschaften häufig anwenden, die die Fahrzeuge nicht selbst vermarkten, sondern an die Händler zurückgeben: Sie vereinbaren vielfach, dass Minderwerte bis zu einer bestimmten Höhe generell „frei“ sind. Alternativ könnte der Leasingnehmer auch eine Rückgabepauschale zahlen, mit der dann unabhängig von der Höhe sämtliche Minderwerte beglichen werden. Das erspart enorm viel Handlungskosten, erfordert aber dennoch vom Fuhrparkleiter eine regelmäßige und detaillierte Kostenkontrolle der Rückgabeschäden, um im Endeffekt nicht draufzuzahlen.

Aufbereitung – ja oder nein | Die Aufbereitung eines Fahrzeugs vor Rückgabe ist auch unter Fuhrparkleitern immer ein gern diskutierter Punkt, bei dem die Meinungen weit auseinandergehen.

Im Allgemeinen wird dieses Verfahren gerne angewandt, weil man damit in vielen Fällen Diskussionen aus dem Wege geht.

Eine Leasinggesellschaft wird eine Aufbereitung generell befürworten, erspart sie sich damit auch eigene Aufbereitungsmaßnahmen. Der Fuhrparkleiter des Leasingnehmers sollte aber eine Aufbereitung sorgfältig überlegen und ökonomische Überlegungen einfließen lassen. Er muss sicher sein, dass die Leasinggesellschaft die aufbereiteten Schäden akzeptiert und nicht weitere Schäden moniert. Und es sollten auch keine Schäden repariert und bezahlt werden, die auf Basis des Schadenkatalogs einer Leasinggesellschaft als „laufzeitkonform“ toleriert werden.

Letztlich sollte der Leasingnehmer auch nicht vergessen, dass er den Schaden bei einer Aufbereitung immer 1:1 in der Werkstatt bezahlt. Von der Leasinggesellschaft wird ihm aber nur der Minderwert berechnet – und der kann je nach Einzelfall unter den Kosten einer Aufbereitung liegen. | red