Sicherheit im Fuhrpark – Teil 1:

Im Namen des Halters

Es bedarf nicht unbedingt der Schriftform, um dem Fuhrparkleiter bestimmte Aufgaben und Verantwortungsbereiche zu übertragen. Dennoch haben sich in der Praxis die Arbeitsplatzbeschreibung und Delegationsvereinbarung etabliert. Diese getrennt voneinander zu verfassen, hat zahlreiche Vorteile.

Unabhängig von der Flottengröße und den eingesetzten Fahrzeugen sollte jeder Fuhrparkverwalter bemüht sein, Gefahren im Straßenverkehr und einen eventuellen wirtschaftlichen Schaden zu vermeiden. Einen „absolut sicheren“ Fuhrpark wird es dabei allerdings kaum geben.

In Ihrem Unternehmen haben Sie es mit Menschen, deren individuellen Fehlern und mit ständig steigenden rechtlichen Anforderungen zu tun.

Die richtige Einstellung zählt: Bevor Sie sich über Ihre Flotte und die damit verbundenen Aufgaben Gedanken machen, sollten Sie zuerst einmal eine einfache Tatsache akzeptieren: Verantwortlich für Fahrzeuge und deren Verwendung ist immer auch der Halter, der diese einsetzt. Bei Unfällen, die auf technische Fehler zurückzuführen sind, wird sich der Gesetzgeber immer die Frage nach der Vermeidbarkeit stellen. Auch bei Fahrern, die offensichtlich nicht in der Lage sind, ein Fahrzeug zu bewegen, kann die Frage nach der Erkennbarkeit aufkommen. Dies gilt zum Beispiel bei Alkoholikern, Drogenkranken oder auch bei Fahrern mit ungültiger oder nicht ausreichender Fahrerlaubnis. Sie sollten also immer bemüht sein, Fehlerquellen auszuschließen und auf alle Fahrzeuge des Unternehmens ein wachsames Auge zu haben.

Führerscheinkontrollen

Ein typisches – und oft zitiertes – Beispiel ist die mangelhafte Durchführung von Führerscheinkontrollen. Ist ein Fahrer ohne gültige oder ausreichende Fahrerlaubnis unterwegs, wird einen Richter nicht nur die Schuld des Fahrers interessieren. Er wird immer auch die Frage nach der Vermeidbarkeit der Fahrt stellen. Die Pflichten des Fahrzeughalters und die daraus resultierenden Folgen sind dabei in § 31 Abs. 2 der STVZO (Straßenverkehrszulassungsordnung) und in § 21 des STVG (Straßenverkehrsgesetz) genauer definiert. Schlimmstenfalls kann dann eine Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder eine saftige Geldbuße drohen. In der Vergangenheit kamen Fuhrparkleiter – soweit sie nicht vorsätzlich, sondern fahrlässig gehandelt haben – meist mit einer Geldstrafe von 20 bis 40 Tagessätzen davon. Ein oder zwei Monatsgehälter weniger sind zwar meist noch einigermaßen zu verkraften, im Wiederholungsfall oder bei Vorsatz können die Strafen aber auch deutlich empfindlicher ausfallen. Wie Sie Führerscheinkontrollen richtig durchführen und welche Gefahren hier noch lauern, erfahren Sie im zweiten Teil unserer Serie.

Halterverantwortung

Um nicht in die „Falle der Halterverantwortung“ zu geraten, sollte jeder Fuhrparkleiter im Unternehmen abklären, wer diese denn nun tatsächlich trägt. An erster Stelle wäre als Halter natürlich derjenige zu sehen, der das wirtschaftliche Interesse des Unternehmens vertritt. Bei einer GmbH könnte dies also der Geschäftsführer, bei einer Aktiengesellschaft der Vorstand sein. Sind mehrere Geschäftsführer im Amt, wäre dann automatisch der kaufmännisch verantwortliche Geschäftsführer betroffen. Natürlich ist aber der Geschäftsführer eines größeren Unternehmens nicht in der Lage, sich selbst um den Zustand seiner Fahrzeuge zu kümmern. Hierfür hat der Gesetzgeber die Möglichkeit der „Delegation von Aufgaben“ gegeben.

Bei großen Konzernen wird die Delegation der einzelnen Verantwortungsbereiche meist gewissenhaft von der Rechtsabteilung dokumentiert. Dabei geht dann das Risiko vom Vorstand auf den jeweiligen Bereichsvorstand über, dieser gibt die Verantwortung oft weiter an den „Leiter der allgemeinen Verwaltung“. Leider enden die Delegation und die entsprechende Dokumentation meist an dieser Stelle. Wer hier als Fuhrparkleiter denkt: „ist doch klasse, nicht mein Bier“, täuscht sich aber unter Umständen. Übt er den Job seit Längerem aus und hat er auch die entsprechenden Kompetenzen im Unternehmen, kann es sein, dass er die Halterverantwortung übernommen hat. Dies gilt vor allem dann, wenn er wie ein „Betriebsleiter“ den Fuhrpark eigenverantwortlich handelt. Geregelt ist diese Form der Delegation in § 14 StGB (Strafgesetzbuch) und in § 9 OwiG (Ordnungswidrigkeitengesetz) (siehe Kasten auf Seite 50). Dabei reicht es oft aus, wenn er „ausdrücklich beauftragt“ ist, „in eigener Verantwortung Aufgaben wahrzunehmen“. Eine Schriftform ist hierfür nicht vorgeschrieben, aber natürlich sinnvoll. Auch die „Aufgaben“ sind im Gesetz leider nicht genauer definiert.

Liegt bei Ihnen noch keine schriftliche Regelung (Delegationsvereinbarung) im Unternehmen vor, sollten Sie auf jeden Fall tätig werden. Andernfalls könnte es passieren, dass die Frage nach der Halterverantwortung im Sinne des Gesetzes erst vor Gericht entschieden werden muss. Auch wenn der Richter dann nicht Sie, sondern Ihren direkten Vorgesetzten als „Halter“ ansieht, haben Sie dabei nicht wirklich etwas gewonnen. Muss Ihr Chef eine Strafe bezahlen und erhält er eventuell auch Punkte in Flensburg, wird sich Ihr Betriebsklima sicherlich deutlich verschlechtern.

Arbeitsplatzbeschreibung anpassen

Um eine für alle Seiten vernünftige Regelung zu erreichen, sollten Sie zeitgleich Ihre Arbeitsplatzbeschreibung anpassen und eine separate Delegationsvereinbarung abschließen. Dabei sollten Sie darauf achten, dass beide Dokumente schlüssig sind und inhaltlich zusammenpassen.

Bei der Arbeitsplatzbeschreibung ist wichtig, dass die einzelnen Aufgaben in Ihrer Stellenbeschreibung und die Verantwortung aus der Delegationsvereinbarung sich auch in Ihren Kompetenzen widerspiegeln. Um die Halterverantwortung im Unternehmen wahrzunehmen, müssen Sie zum Beispiel das Budget des Fuhrparks und die Einsatzdauer der Fahrzeuge mitbestimmen können. Andernfalls können Sie in wirtschaftlich schlechten Zeiten eine Überalterung des Fuhrparks kaum verhindern. Auch der technisch einwandfreie Zustand ist sonst nur schwer zu gewährleisten.

Darüber hinaus müssen Sie auch bedingungslos über den Einsatz, die Zuordnung und eine eventuelle Entziehung der Firmenfahrzeuge bestimmen können. Wollen Sie dem Personalleiter nach einer Firmenfeier das Fahrzeug abnehmen – zum Beispiel weil dieser Alkohol getrunken hat – müssen Sie bei einer vernünftigen Stellenbeschreibung nicht umständlich mit Ihrer Delegationsvereinbarung und den sich daraus ergebenden Pflichten argumentieren. Ein Hinweis auf Ihre Stellenbeschreibung und den Passus „ist jederzeit – ohne detaillierte Darlegung von Gründen – berechtigt, die Nutzung eines Firmenfahrzeugs zu untersagen“, sollte da eigentlich genügen.

Auch die Art der eingesetzten Autos samt Ausstattung und der Einkauf sollten in Ihrem Hoheitsgebiet liegen. Nur so können Sie zum Beispiel verhindern, dass Kombis ohne ausreichende Sonderausstattungen zur Ladungssicherheit eingesetzt werden. Ohne diese – am besten in der Stellenbeschreibung hinterlegte – Kompetenz können Sie eine ordnungsgemäße Nutzung entsprechend den berufsgenossenschaftlichen Unfallverhütungsmaßnahmen (kurz BGVen) kaum durchsetzen.

Ähnliche Rechte sollten Sie auch für die Kontrolle von Dokumenten, die Art der Bewirtschaftung und den Verkauf Ihrer Flottenfahrzeuge vereinbaren. Bei so weitreichenden Befugnissen wäre dann auch noch eine Handlungsvollmacht oder Prokura für den Fahrzeugbetrieb sinnvoll. Nur so erhalten Sie die nötige Rückendeckung, um Rechtsgeschäfte einzuleiten oder auch, um bestehende Verträge im Ernstfall zu kippen.

Hat zum Beispiel Ihr Einkauf einen großen Sonderposten an billigen Winterreifen eingekauft, die sich dann bei der Lieferung als vier Jahre alte „Ladenhüter“ herausstellen, können Sie diese umgehend zurückweisen. Andernfalls könnte es vorkommen, dass der Lieferant mit dem Einkaufsleiter telefoniert und Sie zuerst einmal überstimmt werden.

In einer vernünftigen Stellenbeschreibung sollten natürlich nicht nur Ihre einzelnen Aufgaben aufgeführt werden, sondern auch alle Gremien, in denen fuhrparkrelevante Entscheidungen gemeinsam getroffen werden.

In Ihre Arbeitsplatzbeschreibung gehört dann selbstverständlich auch noch ein Verweis auf die abgeschlossene Delegationsvereinbarung. Gibt es im Fuhrpark Personal, das Ihnen zugeordnet ist, sollten Sie natürlich auch deren Beschreibung mit anpassen. Eine Weitergabe der Halterverantwortung an unterstellte Mitarbeiter wird allerdings kaum möglich sein.

Die Trennung zwischen Arbeitsplatzbeschreibung und Delegationsvereinbarung hat in der Praxis zahlreiche Vorteile. Erstere sollte regelmäßig an die Belange des Unternehmens angepasst werden. Verändert sich der Fuhrpark, wird der Fuhrparkleiter zwangsläufig auch andere Tätigkeiten ausüben. Die Delegationsvereinbarung bleibt jedoch meist gleich.

Wollen Sie sich in der Zukunft bei einem neuen Arbeitsgeber bewerben, so können Sie auch die Arbeitsplatzbeschreibung Ihren Bewerbungsunterlagen beilegen. Würden Sie zugleich auch die Delegationsvereinbarung mitschicken, würden Sie manchen neuen Chef vielleicht nur verschrecken.

Rechtsanwalt hinzuziehen

Bei der Formulierung der Delegationsvereinbarung sollten beide Seiten unbedingt auf die Fachkenntnisse der Personalabteilung und eines Rechtsanwalts (oder der eigenen Rechtsabteilung) zurückgreifen. Eventuell gibt es auch in Ihrem Unternehmen ähnliche Schriftstücke für andere Aufgabenbereiche (einzelne Produktionsstätten, angeschlossene Unternehmen, Gebäudemanagement).

In der Delegationsvereinbarung sollte zuerst einmal der Zuständigkeitsbereich genau definiert sein. Darin sollte dann stehen, welche Fahrzeuge des Unternehmens, welche baulichen Einrichtungen (Werkstatt, Tankstelle, Waschanlage) und welche Personalverantwortung in Ihren Bereich fallen. Als Nächstes sollten die eventuell betroffenen Rechtsvorschriften aufgezählt werden. In der Regel sind dies die Verantwortung als Halter im Zuge eines Bußgeldverfahrens oder eines Strafverfahrens, das Straßenverkehrsgesetz, die Straßenverkehrsordnung, die Straßenverkehrszulassungsordnung und die Unfallverhütungsvorschriften gemäß Berufsgenossenschaftverordnung.

Je nach Fuhrpark und Organisationsform kann aber auch noch die Verantwortung für weitere Bereiche und somit zusätzliche Gesetzesvorschriften übertragen werden. Denkbar wären hier die Verantwortung für Mitarbeiter und Fahrpersonal, als Verlader oder die Durchführung von Gefahrguttransporten. Bei so viel Zuständigkeiten sollten Sie natürlich auch entsprechende Boni für sich aushandeln. Dabei sind viele unterschiedliche Maßnahmen denkbar – angefangen bei einer Gehaltserhöhung über eine eventuelle Absicherung Ihrer eigenen Person (Übernahme von Kosten für Rechtsanwälte und Gerichtsverfahren, Rechtsschutzversicherung oder Einbeziehung in die Geschäftsführerhaftpflicht) bis hin zur Bereitstellung notwendiger Arbeitsmaterialien. Zu den dringend benötigten Utensilien können dann beispielsweise Gesetzessammlungen, Zeitschriftenabonnements, Schulungen oder auch der Besuch von Fachmessen zählen.

Natürlich können Sie alternativ die Halterverantwortung auch ablehnen. Dies sollte aber unbedingt schriftlich erfolgen. Ihre weiteren Aufstiegschancen im Unternehmen dürften sich hierdurch allerdings deutlich verschlechtern. In der Praxis ist häufig zu beobachten, dass Fuhrparkverwalter, die ausdrücklich die Verantwortung als Halter gesucht und wahrgenommen haben, meist einen deutlichen Karrieresprung gemacht haben. Neben der zusätzlichen Verantwortung wurden die Mitarbeiter auch oft hierarchisch höher eingruppiert und haben eine deutliche Gehaltserhöhung bekommen. Ein Punkt mehr, das Thema „Sicherheit“ offensiv anzugehen.

Fazit: nach den organisatorischen Grundlagen ran ans Werk

Um einen Fuhrpark auf Nummer sicher umzustellen, gibt es viel zu tun. Als Erstes müssen Sie aber unbedingt für die richtige Einstellung bei sich und bei Ihren Vorgesetzten sorgen. Dann gilt es, die organisatorischen Grundlagen zu schaffen. Erst wenn diese beiden Punkte erfüllt sind, können Sie sich ans Werk machen, um notwendige Veränderungen im Unternehmen – ausgestattet mit den jeweiligen Kompetenzen – durchzuführen.

Bei allen Fragen um die Halterverantwortung sollten Sie aber auch nie versäumen, sich rechtzeitig von einem Anwalt beraten zu lassen. Wenn es dabei um die Halterverantwortung in Ihrem Unternehmen geht, sind hier die eigene Rechtsabteilung oder der Anwalt der Firma die richtigen Ansprechpartner. Will bei Ihnen allerdings niemand von den Risiken, die vom Fuhrpark ausgehen, etwas wissen, sollten Sie sich vielleicht an einen Anwalt Ihres Vertrauens wenden. Am besten, Sie suchen hier einen Spezialisten für Verkehrsrecht auf und zahlen zur Not die Kosten für eine erste Rechtsberatung aus eigener Tasche. P. Hellwich

In der nächsten Autoflotte:

Von Führerscheinkontrolle bis Fahrzeugsicherheit – die Aufgaben des Fuhrparkverwalters und deren Delegation.

Sicherheit im Fuhrpark –

die neue Serie für Fuhrparkverwalter

Haben Sie schon einmal einen Vortrag zu den „Aufgaben des Fuhrparkverwalters“ besucht? Sätze wie „als Fuhrparkverwalter stehen Sie mit einem Bein im Gefängnis“ oder „Ihr Einfamilienhaus können Sie gleich zur Bezahlung von Schadensersatzklagen verkaufen“, sind da leider keine Seltenheit. Natürlich sind diese Aussagen nicht generell falsch, aber maßlos überzogen. Mit unserer Serie „Sicherheit im Fuhrpark“ wollen wir Ihnen aufzeigen, wie Sie mit geringem Aufwand die Risiken in Ihrer Flotte minimieren und zugleich auch Ihre Stellung im Unternehmen absichern.

Der juristische Halter – die Rechtsgrundlage:

Wer Halter im juristischen Sinne sein kann, wird in § 14 StGB (Strafgesetzbuch) für Strafverfahren und in § 9 OwiG (Ordnungswidrigkeitengesetz) für Bußgeldverfahren festgelegt.

OwiG § 9: Handeln für einen anderen

(2) Ist jemand von dem Inhaber eines Betriebes oder einem sonst dazu Befugten

1. beauftragt, den Betrieb ganz oder zum Teil zu leiten, oder

2. ausdrücklich beauftragt, in eigener Verantwortung Aufgaben wahrzunehmen, die dem Inhaber des Betriebes obliegen,

und handelt er auf Grund dieses Auftrages, so ist ein Gesetz, nach dem besondere persönliche Merkmale die Möglichkeit der Ahndung begründen, auch auf den Beauftragten anzuwenden, wenn diese Merkmale zwar nicht bei ihm, aber bei dem Inhaber des Betriebes vorliegen. Dem Betrieb im Sinne des Satzes 1 steht das Unternehmen gleich.

• Ausgabe 4/2010 Seite 48 (574.6 KB, PDF)