Mobile Stechuhr

Der Name sagt bereits, was das Team aus Schwerte leistet: Die Freiräumer. Seit 2002 stehen die Mitarbeiter bei Haushaltsauflösungen und Entsorgungen parat - und zwar im Dreieck Hagen-Dortmund-Iserlohn. Nicht nur die Termine drängen, sondern auch die vielen Fahrzeuge auf den staugeplagten Schnellstraßen in NRW. Also rüsteten die Nordrhein-Westfalen ihre Transporter mit Navitechnik von Tom Tom Telematics aus. Daraus entstand eine enge Zusammenarbeit, die weit mehr als das Umfahren der Staus im Ruhrgebiet oder im Sauerland abdeckt.

Wenn die Klein-Flotte (siehe Kasten) ausrückt, warten nicht allein Entsorgungsarbeiten auf die Teams: "Zu unseren Kernaufgaben gehören mittlerweile auch Entkernung plus Abbruch", berichte Oliver Reuter, Assistent der Geschäftsführung, der sich auch um den Fuhrpark kümmert. Neben Privatkunden - etwa bei Haushaltsauflösungen - gehören Genossenschaften, Hausverwaltungen und gewerbliche Betriebe zum Kundenstamm und dieser hat klare Prämissen, wie Reuter ausführt: "Wir müssen unseren Kunden feste Zusagen machen, wann wir eintreffen. Das war früher einfach nicht möglich. In drei von zehn Fällen war es so, dass wir unsere geschätzten Termine nicht einhalten konnten." Früher heißt in dem Fall vor 2013. Dann rüstete man die vier Transporter mit Webfleet von Tom Tom aus und ist seitdem deutlich zuverlässiger: "Wenn wir unseren ersten Auftrag beendet haben und zum nächsten fahren, kommen wir zu hundert Prozent zu der Zeit an, die Webfleet angibt. Das hebt uns deutlich von unserer Konkurrenz ab, die diese Problematik immer noch hat und unpünktlich ist." Bei den Freiräumern hat der Vertriebsinnendienst dadurch direkten Zugriff auf den aktuellen Standort der Transporter, die Ankunftszeiten sowie den Auftragsstatus und kann verbindlich disponieren.

Rückstandsloser Ausbau

Der technische Aufwand dafür war übersichtlich, wie sich Reuter erinnert: "Aktuell haben wir unsere vier VW Crafter mit den Tom Tom Pro 2020 Driver Terminals ausgerüstet. Die Umbauten erledigte unser Einbau-Partner Comuniverse aus Lengerich. In einem halben Tag sind die Telematikboxen und Terminals im Fahrzeug installiert. Das Ganze kann man rückstandslos später wieder aus dem Fahrzeug ausbauen und in ein neues packen. Deshalb haben wir die Hardware gekauft."

Das System bietet allerdings weit mehr als die Live-Navidaten. Über die Terminals können auch die Arbeitszeiten einfach dokumentiert werden - eine Anforderung, die auch aus der Buchhaltung kam. "Mit unseren 27 Mitarbeitern hilft die digitale Erfassung der Arbeitszeiten den Aufwand in der Lohnbuchhaltung gering zu halten. Stundenzetteln nachlaufen muss nun keiner mehr", ist Reuter froh.

Bis dahin war es immer schwierig, regelmäßig alle Arbeitszeitzettel der Mitarbeiter zu bekommen."Unsere Buchhaltung hatte irgendwann die Faxen dicke. Für die Recherche mussten wir so viel Zeit aufwenden, dass wir gesagt haben, das muss jetzt vereinfacht werden", erinnert sich der Flottenmanager.

Per Chip ein- und ausbuchen

Nun halten die Fahrer und Mitfahrer jeweils ihren persönlichen RFID-Chip ans Terminal, das am Armaturenträger befestigt ist. Damit wird die Zeit erfasst. Ein weiteres Kontrollsystem gibt es nicht. "Das setzt natürlich ein Grundvertrauen innerhalb der Teams voraus", gesteht der Flottenverantwortliche."Da die Teams aber jeden Arbeitsmorgen zur Teambesprechung zusammenkommen, rückt man gemeinsam aus. Wir vertrauen also unseren Mitarbeitern."

Und diese zahlten das Vertrauen prompt zurück, wie sich Reuter erinnert: "Als ich unseren Mitarbeitern sagte, ihr bekommt ein System, das ihr euch an den Schlüsselbund macht - morgens einmal einloggen, abends einmal ausloggen -, fand das große Akzeptanz und ist seitdem auch nicht mehr wegzudenken." Jeder Mitarbeiter kann seitdem sehr einfach einund ausstempeln - egal in welchem Fahrzeug er gerade mitgenommen wird.

Im Webfleet-Portal laufen dann alle Daten zusammen und werden per Schnittstelle an die eigene Firmensoftware weitergegeben. Was nicht nur Reuter viel Papierkram spart. Denn die Buchhaltung kann direkt auf die Daten zugreifen, mit der internen Anwesenheitsliste abgleichen und die Stunden genau verbuchen. Das schafft Transparenz und Genauigkeit. Zudem haben sich laut Reuter durch die Technik und das exakte Routing die Überstunden für die Mitarbeiter reduziert. Der Assistent der Geschäftsführung findet zudem weitere Pluspunkte für das Technik-Paket im Transporter-Quartett: "Die Kombination aus Live-Navigation, Ortungsbox und Fahrerterminal hilft uns immens weiter. Die Live-Navidaten führen uns im staureichen NRW oft direkter zum Ziel. Mit der Ortungsbox habe ich zudem einen Diebstahlschutz. Und durch das An- und Abmelden der Fahrer am Terminal haben wir valide Daten für die Lohnbuchhaltung und können zugleich dem Kunden stets exakte Zeiten nachweisen, wann unsere Teams wie lange vor Ort waren."

Daten-Puffer und Cloud-Ablage

Aber was passiert eigentlich, wenn die Datenverbindung einmal abbricht oder man im Tunnel feststeckt? "Alle Daten werden zwischengespeichert und nach Funkunterbrechungen in die Webfleet-Cloud geschickt", kann Wolfgang Schmid, Sales Director D-A-CH bei Tom Tom Telematics, beruhigen. "Die Daten können dann per Schnittstelle in andere Systeme fließen und sehr einfach zum Beispiel als Excel ausgespielt werden." Flexibel ist auch der Verbauungsort: "Der Kontakt besteht seit Herbst 2013. Vorher bestand die Flotte des Kunden aus Mercedes-Benz Sprintern, nun sind es VW Crafter", erklärt der Tom-Tom-Manager. "So ein Herstellerwechsel ist mit unserer Hard- und Software gar kein Problem." Seitdem heißt es rund um Schwerte: Wir kommen, pünktlich. Kein Problem. rs

• Ausgabe 06/2019 Seite 26 (188.7 KB, PDF)