Rein in die Komfortzone
Neukunde AlphaCity | Ob Nutzer oder Mitarbeiter, die mit der Pool-Verwaltung zu tun hatten: Bei Gore freuen sich alle über die gepflegte Carsharing-Flotte, die jederzeit einsatzbereit ist und jetzt weder Arbeit noch Ärger macht.
— Schlüssel weg, leerer Tank beim Losfahren, Schmutz vom Vornutzer oder unbemerkte Schäden, die sich im Laufe der Zeit summieren – diese Ärgernisse bei Poolfahrzeugen gehören für Rolf Duitman, Fuhrparkleiter bei W. L. Gore & Associates, nun endgültig der Vergangenheit an. Auch die komplizierte Schlüsselübergabe und Führerscheinkontrolle am Empfang vor jeder Übernahme fallen jetzt weg.
Vier Langzeitmietwagen hatte das Technologieunternehmen als Poolfahrzeuge zuvor im dauerhaften Einsatz, teilweise auch Leasingfahrzeuge von ausgeschiedenen Mitarbeitern. „Diesen Autos hat der Pool nicht sehr gut getan, ihr Zustand war zum Teil erschreckend“, sagt Duitman. Seit Januar können die Mitarbeiter ohne eigenen Firmenwagen auf Corporate-Carsharing-Fahrzeuge des Modells AlphaCity der BMW-Tochter Alphabet zurückgreifen: Mittlerweile neun BMW 3er und ein 1er, die nicht nur am Produktions- und Verwaltungssitz Putzbrunn bei München, sondern auch in den Werken in Feldkirchen-Westerham, Pleinfeld und Burgkirchen für Fahrten der Mitarbeiter bereitstehen. Seitdem sind alle Sorgen wie weggewischt.
Nach jahrelanger Unzufriedenheit mit dem administrativen Aufwand und dem Zustand der Poolfahrzeuge suchte das Unternehmen nach einer alternativen Lösung. „Die altbekannten Probleme wollten wir uns nicht wieder aufhalsen“, sagt Duitman. Er hörte von AlphaCity, doch allein der Flyer war nicht aufschlussreich genug für ihn. „Da ist bei mir der Funke noch nicht übergesprungen“, erläutert Duitman. Erst nach einer Präsentation seines Leasinggebers Alphabet stand für ihn fest, dass die Lösung genau das darstellt, was er im Fuhrpark braucht.
Überzeugungsarbeit | Vor der Anschaffung der Fahrzeuge war noch eine wichtige Aufgabe zu erfüllen: Die Geschäftsleitung musste überzeugt werden und der neuen Pool-Lösung zustimmen. Für das große Meeting, an dem auch Vertreter von Alphabet teilnahmen, war Duitman dank einer umfassenden Mobilitäts-, Kosten- und Zeitanalyse des Istzustandes argumentativ gut gewappnet. Dennoch war es am Anfang nicht leicht. „Die ersten zehn Minuten standen wir ganz schön unter Beschuss“, erinnert er sich. „Brauchen wir das? Müssen wir eine solche Lösung wirklich einführen? Welche Vorteile bringt sie uns?“ – auf solche skeptischen Nachfragen musste er überzeugende Antworten finden. Doch schon nach kurzer Zeit wendete sich das Blatt.
Neben den Berechnungen Duitmans, dass sich die zu erzielenden Einsparungen lohnen würden, beeinflussten vor allem auch Sicherheitsaspekte die Entscheidung fürs Corporate Carsharing. Anders als die meisten Mietfahrzeuge sind die Poolfahrzeuge nun zum Beispiel mit richtigen Winterreifen ausgerüstet. Ein weiteres Argument war ein schlecht lesbares Fahrtenbuch eines Poolfahrzeugs, das der Fuhrparkleiter vorzeigte und bei dem die Unterschriften nur schwer zu entziffern waren. Ein schlagkräftiger Beleg dafür, wie wenig transparent das bisherige Poolsystem mit all seinen Facetten war.
Mitarbeiterbefragung | Gestartet wurde im Januar mit drei Fahrzeugen am Standort Putzbrunn, sukzessive kamen weitere dazu, auch weil nach und nach die anderen Werke in die Lösung einbezogen wurden. Um den Bedarf bestmöglich abzudecken, führte Duitman vorab bei den Mitarbeitern eine Befragung durch. Auch welche Modelle sie für eine unternehmenseigene Carsharing-Lösung bevorzugen, ermittelte er. Schnell stand also der 3er Touring als Wunschauto fest. Heute befinden sich unter ihnen sogar zwei mit Allradantrieb xDrive, die für Fahrten zu Kunden in alpinen Regionen gedacht sind.
Zur Einführung musste zunächst eine lange Liste abgearbeitet werden: Was wird alles benötigt? Wer im Unternehmen muss in die Prozesse involviert werden? Der Implementierungsplan von Alphabet war laut Duitman sehr umfangreich, aber trotz des anfänglich erhöhten Aufwands lobt er die professionelle Vorbereitungsphase seines Leasinggebers. „Natürlich war es zunächst schon etwas Arbeit, aber im Nachhinein hat es viel Zeit erspart, weil alles detailliert und durchdacht war“, sagt der Fuhrparkmanager. Kamen Fragen oder Probleme auf, gab es innerhalb von 24 Stunden einen Lösungsvorschlag seines Dienstleisters.
Kostenvergleich | Nach Berechnungen von Duitman sind die AlphaCity-Fahrzeuge etwas teurer als die bisherigen Langzeitmietwagen. Allerdings, so gibt er zu bedenken, bestückten den Pool vorher Ford Focus, Ford Mondeo und Renault Laguna. „Jetzt fahren wir BMW. Wenn wir BMW als Mietwagen gehabt hätten, dann wäre es wahrscheinlich teurer gewesen.“ Die privaten Buchungen der Mitarbeiter, die über Nacht und übers Wochenende erlaubt sind, reduzieren die Kosten zusätzlich.
Probleme sind Vergangenheit | Zwar gebe es Zeiten, wo die Auslastung geringer sei und ein Auto auch mal ein oder zwei Tage geschäftlich ungenutzt bleibe. Dies habe er jüngst in der Ferienzeit zu Ostern beobachtet. Über die Feiertage betrug die Auslastung trotzdem 100 Prozent, da alle Fahrzeuge privat genutzt wurden. Die Auslastung des Pools, der zu 80 Prozent geschäftlich – hauptsächlich für Kundentermine – und zu 20 Prozent für private Zwecke der Mitarbeiter angemietet wird, liegt nach wenigen Monaten schon bei 60 bis 70 Prozent. Verglichen mit der Nutzung der vorherigen Poolwagen, die nur 30 bis 40 Prozent der Zeit auf der Straße rollten, eine deutliche Steigerung, was Duitman auch auf die präziseren, weil elektronischen Buchungsmöglichkeiten der Carsharing-Flotte zurückführt.
Zuvor wurden sie über den Empfang reserviert, was dann eher tage- und nicht stundenweise geschah. Zudem war die Poolverwaltung nur eine Nebenaufgabe des Empfangs und musste schnell gehen, da stand die Auslastung nicht im Vordergrund. „Wer macht gern etwas nebenher, wenn er etwas aufs Auge gedrückt bekommt. Da ist die Motivation meist nicht so groß“, sagt der Flottenchef.
Schwierig war auch eine Übernahme oder Rückgabe der Poolwagen außerhalb der Zeiten, zu denen der Empfang besetzt war. In solchen Fällen musste aufwendig nach einer alternativen Lösung für die Schlüsselübergabe gesucht werden. Doch regelmäßig kam es vor, dass der nächste Nutzer den Schlüssel nicht erhielt, irgendwelche anderen Dinge fehlten, der Tank bis zur Reserve leergefahren oder das Interieur verschmutzt war. „Jeder, der mit Poolfahrzeugen zu tun hat, kennt diese Probleme. Das entfällt jetzt einfach“, sagt Duitman.
Den Zutritt ans Steuer gewährt jetzt ein Chip auf dem Führerschein des registrierten Mitarbeiters, der den Wagen gebucht hat. Es wird kein Schlüssel mehr benötigt. Den Zustand sowohl innen als auch außen muss der Nutzer vor Fahrtantritt elektronisch bewerten. Bei zwei aufeinanderfolgenden negativen Bewertungen wird beim Dienstleister Alphabet ein Reinigungsauftrag ausgelöst.
Besserer Zustand | Durch die automatisierte Abfrage der On-Board-Unit ist es jetzt üblich geworden, dass der Mieter erst einmal um den Wagen herumgeht und ihn in Augenschein nimmt, bevor er einsteigt. Wer für eventuelle Verschmutzungen oder Schäden verantwortlich ist, lässt sich im Gegensatz zu früher zweifelsfrei ermitteln. „Der Kreis der Verdächtigen ist auf ein bis zwei Personen eingrenzbar“, sagt Duitman. Und so gab es seit der Einführung von AlphaCity nur einen Fall, wo ein Fahrzeug jenseits des Tolerierbaren verschmutzt war. Vorher sei das ein Dauerzustand gewesen.
Wenn der Tankinhalt weniger als 25 Prozent des Fassungsvermögens erreicht, erhält der Fahrer einen Hinweis, dass er tanken muss. „Einen Wagen so runterzufahren, dass gar nichts mehr geht, gibt es heute nicht mehr“, freut sich Duitman. Dafür liegen zwei Tankkarten im Handschuhfach, die auch garantiert dort bleiben: Befinden sie sich außerhalb des Fahrzeugs, zum Beispiel versehentlich in der Jackentasche des Fahrers, lässt sich das Fahrzeug nicht mehr verschließen. Der Nutzer bekommt über die On-Board-Unit einen entsprechenden Hinweis.
Fuhrparkleiter Duitman bereut die Entscheidung fürs Corporate Carsharing keine Sekunde. Sollte es wider Erwarten Probleme geben, wenden sich die Fahrer an die 24-Stunden-Hotline des Dienstleisters, die W. L. Gore & Associates bisher als sehr kompetent erlebt hat.
Die Mühen der internen Überzeugungsarbeit und der Implementierungsphase sind mittlerweile vergessen. „Die Fahrzeuge müssen ein Mal beschafft werden. Aber wenn die da sind, läuft das im Prinzip von alleine. Für mich ist der Pool inzwischen ein Sorglos-Thema geworden.“ | Mireille Pruvost
Gore | Unternehmen und Fuhrpark in Kürze
Die W. L. Gore & Associates GmbH ist ein Technologie-Unternehmen mit Schwerpunkt auf Erforschung und Entwicklung innovativer Produkte. Bekannt bei Endverbrauchern ist das global tätige, privat geführte Unternehmen für seine wasserdichte, winddichte und atmungsaktive Funktionskleidung. In Deutschland beschäftig Gore rund 1.500 Mitarbeiter an den vier bayerischen Produktionsstandorten Putzbrunn, Feldkirchen-Westerham, Pleinfeld und Burgkirchen.
Im Fuhrpark befinden sich rund 300 Firmenfahrzeuge (User-Chooser). Dienstwagenberechtigt sind Mitarbeiter, die jährlich 16.000 Kilometer dienstlich zurücklegen, sowie der Außendienst. Seit Januar 2014 nutzt Gore das Corporate-Carsharing-Produkt auf Leasingbasis AlphaCity von Alphabet und hat mittlerweile zehn Autos im Einsatz.
