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Ausgabe 01/02/2021

Direkter Draht zur Werkstatt

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© AUTOFLOTTE

Im Kostenblock Werkstatt steckt Potenzial: Digitale Wege helfen Fuhrparkmanagern nicht nur, Prozesse zu vereinfachen und zu beschleunigen - auch handfeste Ersparnisse sind möglich.

Dank Corona blieben wir in diesem Jahr alle häufiger zuhause. Deswegen passierten von März bis Ende Juni in Deutschland 26 Prozent weniger Unfälle als im Vorjahr, vermeldet das Statistische Bundesamt. Nichtsdestotrotz: 670.000 Unfälle registrierte die Polizei in diesem Zeitraum. Und jeder Fuhrparkverantwortliche weiß, wie nervig, zeit- und kostenaufwändig bereits ein einzelner Zwischenfall mit einem Dienstwagen sein kann - je nachdem, welche Prozesse für das Schadenmanagement aufgesetzt wurden.

Erst der Anruf vom Dienstwagenfahrer, der nach der Unfallmeldung Fotos via Smartphone mailt. Dann die Terminkoordination mit der geeigneten Werkstatt für die Begutachtung vor Ort, damit ein Kostenvoranschlag erstellt werden kann. Irgendwann trifft der dann auch ein, muss geprüft werden, danach müssen ein zweiter Termin für die Reparatur - oder weitere Termine in anderen Werkstätten für Vergleichsangebote - vereinbart werden, die wiederum für Fahrer und Werkstatt passen müssen. Ist das Fahrzeug dann endlich repariert, steht noch die Rechnungsprüfung an.

Im schlechtesten Fall liegen zwischen dem ersten Anruf und der Anweisung der Rechnung viele Tage, viel Papierwirtschaft und im Schnitt 60 Minuten administrativer Aufwand. Gleichzeitig stiegen die Reparaturkosten für Jahresfahrzeuge in der Zeit von 2016 bis 2019 um 29 Prozent, nicht zuletzt aufgrund einer steigenden Nachfrage nach OEM-Ersatzteilen und aufgrund von alternativen Antrieben, Leichtbaumaterialien und Fahrerassistenzsystemen, die in modernen Fahrzeugen immer mehr Einzug finden.

Neue Reparaturabwicklung

Anbieter von Schadenmanagement-Lösungen, die auf Digitalisierung und Automatisierung setzen, versprechen Abhilfe - um Kosten und Zeit zu sparen und um gleichzeitig die Transparenz zu erhöhen. Fixico, eine niederländische Technologiefirma, die in sechs Ländern aktiv ist, hat etwa eine digitale Plattform für das Management von Autoschäden entwickelt. Über 2.000 Karosseriewerkstätten in Europa sind an die Fixico-Plattform angebunden, etwa 500 davon in Deutschland, wo das Unternehmen seit Anfang 2020 neben Versicherungen, Leasingfirmen und Autovermietern auch gezielt Flottenkunden anspricht - und damit all diejenigen, die über die Reparatur ihrer Fahrzeuge frei entscheiden können. Auch sein eigenes Werkstattnetz kann man nach Aussagen von Fixico schnell integrieren.

Das Prinzip ist simpel: Ähnlich wie bei "My Hammer", einer Plattform, auf der Auftraggeber und Handwerker online zusammenfinden, kann man bei Fixico Reparaturaufträge "ausschreiben", für die sich Werkstätten bewerben können. Der Fuhrparkmanager oder die Fahrer fertigen dafür über eine App Fotos vom Schaden an - die Grundlage für die Angebote. Der Fuhrparkleiter sieht alle Angebote im Dashboard der cloudbasierten Lösung und kann sich für das für ihn günstigste Angebot entscheiden. Sei es, weil es preislich die besten Konditionen bietet, weil es die nächstgelegene Werkstatt ist oder weil dort eine bestimmte fachliche Expertise, wie Arbeiten an Elektrofahrzeugen, geboten wird.

25 bis 30 Prozent Kostenersparnis

72 Prozent aller Schadensmeldungen, die über die Fixico-Reparatur-Plattform liefen, wurden bislang komplett digital abgewickelt, also inklusive Online-Terminvereinbarung und auch ohne physische Vorabinspektion. Die Kommunikation zwischen Fuhrparkleiter, Fahrer und Werkstatt erfolgt über die App oder via Mail. Das erhöht auch die Transparenz über die Prozesse zwischen Abgabe des kaputten und Abholung des reparierten Autos, bis dato oft eine "Black Box". Und die Analyse von Echtzeitberichten bietet Fuhrparkchefs viele detaillierte Kennzahlen bezüglich Reparaturreduzierung, Zykluszeiten, Reaktionszeit und Netzwerkleistung.

"Fixico ermöglicht Fuhrparkleitern eine individuelle Schadensbewertung, Echtzeit-Datenkontrolle, Überwachung der Leistung des Netzwerks und intelligente Reparaturzuweisung", fasst Patrick Vierveijzer aus der Fixico-Direktion zusammen. Er hält 25 bis 30 Prozent Kostenersparnis für möglich, wenn man Reparaturaufträge dauerhaft über Fixico ausschreibt."Gleichzeitig können auch 25 bis 30 Prozent der Reparaturzeit eingespart werden", ergänzt Vierveijzer. "Fixico bietet also Potenzial in vielfacher Hinsicht: für die fachlich richtige Lösung, die Geschwindigkeit sowie die Kosten."

Auf der anderen Seite haben Werkstätten mit Fixico ein Akquise-Tool, mit dem sie ihre Werkstattauslastung und Arbeitskosten optimieren können. Markus Hoff, Geschäftsführer bei Starcar, der Fixico nutzt, bestätigt: "Selbst einige Markenwerkstätten bieten ihre Dienstleistungen in Zeiten schlechter Auslastung zu vergünstigten Stundenverrechnungssätzen an."

Lösung von TecAlliance

TecAlliance bietet Flotten ebenfalls eine digitale Lösung: Bereits 70 Kunden nutzen den "Fleet Manager". Während "Forecast" vorrangig Fuhrparkmanagement- und Leasinggesellschaften, Hersteller und Versicherungen bei der Kalkulation von Wartungs- und Reparaturbausteinen unterstützt, ist das zweite Modul "Job Management" für den Einsatz in Unternehmensflotten geeignet. "Job Management ist eine Plattform für die Kommunikation zwischen Fuhrparkmanager und Werkstatt", erklärt Markus Diesch, Sales Lead Fleet Manger. "Sämtliche Prozesse der Reparaturfreigabe und Rechnungsprüfung können digitalisiert und automatisiert werden."

Zunächst müssen für die Nutzung des Onlineportals die Daten der Fahrzeuge und Werkstattpartner inklusive Werkstattkonditionen hinterlegt werden. "TecAlliance stellt im Fleet Manager die Wartungspläne undVorgaben der Fahrzeughersteller bereit, auch OE-Teilepreise und OE-Positionsnummern. Also sämtliche Informationen, die notwendig sind, um eine herstellerkonforme Wartung und Reparatur der Fahrzeuge durch die Werkstatt sicherzustellen und auch überprüfen zu können", erläutert Sven Götz, Product Lead Fleet Manager. "Die Werkstatt stellt dann eine Reparaturanfrage oder Rechnung elektronisch in der Plattform ein, alle Kommunikationsvorgänge werden digital abgewickelt und dank eines konfigurierbaren Regelwerks kann die gesamte Bearbeitung automatisiert werden bis hin zur komplett automatischen Freigabe von Reparaturanfragen oder zur automatischen Rechnungsprüfung."

Wenn die Werkstattpartner nicht direkt an das System angebunden sind, kann der Fuhrparkverantwortliche das Tool für die Prüfung auf Herstellerkonformität nutzen. "Wenn eine Werkstatt die Herstellervorgaben und die Rahmenabkommen mit dem Flottenbetreiber berücksichtigt, ist mit Job-Management eine Rechnungsprüfung beziehungsweise eine Freigabeprüfung in weniger als einer Minute erledigt", beschreibt Diesch den effizientesten Fall. Dabei bietet TecAlliance mehrere Schnittstellen an. "Erfahrungsgemäß dauert es zwischen einem und drei bis vier Monaten, bis die Lösung im Livebetrieb genutzt werden kann", so Götz.

Je mehr Fahrzeuge eine Flotte umfasst, desto sinnvoller ist es laut Diesch, den Grad der Automatisierung zu erhöhen - für mehr Kosten- und Zeitersparnis. Aber: "Job-Management kann schon bei 50 Fahrzeugen interessant sein, wenn ein Fuhrparkmanager nicht die volle Integration nutzt, sondern nur manuell prüfen möchte, ob eine Rechnung herstellerkonform ist und die Rahmenabkommen berücksichtigt wurden." Neben mehr Effizienz, einer höheren Geschwindigkeit und geringeren Prozesskosten auf Fuhrparkseite führt Diesch weniger Rechnungsreklamationen ins Feld der Vorteile.

Günstiger, schneller, transparenter

Seit rund einem Jahr setzen Starcar sowie die Autovermieter-Mutter Europa Service mit ihren rund 10.000 Buyback-Fahrzeugen bei der Reparaturvermittlung auf Fixico. Starcar-Geschäftsführer Markus Hoff berichtet, wie das läuft.Warum nutzen Sie Fixico?Markus Hoff: Auch wenn wir ein bundesweites Netz an eigenen Reparatur-Dienstleistern haben, schreiben wir viele Aufträge über Fixico aus, wobei die Preisreduzierung im zweistelligen Prozentbereich, die wir erzielen konnten, gar nicht der größte Vorteil für uns ist. Die schnellere Prozessgeschwindigkeit und die höhere Flexibilität zählen für uns. Denn gerade an Stationen im ländlichen Bereich häufen sich oft die Reparaturen vor Rückgaben, sodass wir mit unseren eigenen Kapazitäten an unsere Grenzen stoßen. Außerdem hilft uns das detaillierte Controlling dabei, Engstellen zu identifizieren.Geht der Wettbewerbs- und Kostendruck unter den Werkstätten nicht zu Lasten der Qualität?Hoff: Nein, weil Fixico die Gewährleistung dafür übernimmt, dass Reparaturen fach- und sachgerecht erfolgen. Moniert der Hersteller bei der Fahrzeugrückgabe Reparaturen, übernimmt Fixico die entstandene Differenz. Das war bislang nicht oft der Fall, hat aber immer funktioniert.Wie läuft der Einsatz von Fixico an Ihren Stationen konkret ab?Hoff: Bei Rückgaben dokumentieren unsere Mitarbeiter entstandene Schäden mit Fotos. Ab einer gewissen Schadenhöhe fertigen wir anhand der Bilder eine Tele-Kalkulation an. Dieses Ferngutachten dient als Grundlage für mehrere Kostenvoranschläge: zwei von unseren eigenen Werkstätten vor Ort sowie Fixico-Angebote. Unsere Verwaltung entscheidet dann - im Normalfall für das günstigste Angebot, aber auch die Termin- und Ersatzteillage können ausschlaggebend sein.Was planen Sie künftig noch für Ihre Reparaturabwicklung?Hoff: Zum einen wollen wir auch unser eigenes Werkstatt-Netz in Fixico integrieren, zum anderen streben wir eine noch flächendeckendere Nutzung der Plattform über alle 45 Starcar-Stationen in Deutschland an. Zudem wollen wir auf unserem Expansionskurs immer stärker von der nach wie vor relativ händischen Schadenregulation weg. Meine Vision: eine Automatisierung der Entscheidung, ob beschädigte Fahrzeuge gleich oder erst am Ende der Laufzeit zu dann günstigeren Konditionen beim Hersteller repariert werden sollen.

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