Dienstleistungen rund um den Betrieb von Gebäuden sind das Kerngeschäft der Firma Beyersdorf mit Sitz im schleswigholsteinischen Handewitt. Die Mitarbeiter reinigen nicht nur Gebäude, Glas und Fassaden. Sie übernehmen beispielsweise auch den Winterdienst für Kommunen. Zu diesem Zweck ist eine Flotte mit rund 200 Firmenwagen und Kleinbussen sowie Spezialfahrzeugen wie Lkw und Traktoren im Einsatz. Viele der Beschäftigten nutzen diese Arbeitsmittel. Halterpflichten und Führerscheinkontrolle sind folglich ein Dauerthema.
IT-Leiter Edward Darkwa hat dafür nach einer komplett digitalen Lösung gesucht und ist auf Ding.X gestoßen. "Wir haben auch andere Anwendungen angeschaut. Aber diese waren weniger anpassbar", sagt Darkwa. Er erläutert: "Es sollten über eine App neben der Führerscheinkontrolle noch weitere Bereiche organisiert werden können und der Datenfluss zum eigenen ERP-System gewährleistet sein. North-Tec hat das möglich gemacht." Mitte 2019 startete die Zusammenarbeit.
Auf den Bedarf zugeschnitten
Seither managt Beyersdorf über die Software plus App die Urlaubsanträge genauso wie die Krankmeldungen oder die Führerscheinkontrolle. Ein Chat ist integriert, der Whatsapp als Kommunikationsmittel ersetzt.
Zugang erhält der Mitarbeiter, nachdem er im ERP-System angelegt wurden ist und den automatisch an seine E-Mail-Adresse versandten Link öffnet und bestätigt. Danach werden die Zugangsdaten für die App an seine E-Mail-Adresse übermittelt. Damit kann der Nutzer nun auf die App zugreifen.
Führerscheinkontrolle in der Praxis
Sobald ein neuer Mitarbeiter in die Firma eingetreten ist oder der halbjährliche Check ansteht, kommt eine Push-Nachricht. "Dann hat er drei Tage Zeit, seinen Führerschein neben einem Tablet, PC oder einer Zeitung mit Datumsanzeige zu fotografieren und das Bild zu schicken. Dieses landet automatisch beim zuständigen Kollegen am Standort, der mit der Prüfung beauftragt ist", sagt Darkwa. Fehlen Informationen, erfolgt eine Ablehnung mit der Pflicht zur Wiedervorlage nach sieben Tagen. Ist alles in Ordnung, wird das bestätigt und der Vorgang automatisch in der Personalakte abgelegt. Zuvor wurden die Dokumente kopiert, abgeheftet und Excel-Listen ohne Prüfmechanismen geführt. "Jetzt läuft alles digital - von der Erfassung via App bis zum Versand in die Personalakte", freut sich Darkwa.
