Auch ohne Buchhaltung gültig
In seinem Urteil vom 10. April 2008 hat der Bundesfinanzhof festgestellt: Damit die Fahrtenbuchmethode und der damit verbundene Nachweis der tatsächlichen Kosten für die private Nutzung anerkannt werden, bedarf es keiner Buchhaltungskonten. Es genügt, die laufenden Betriebskosten mithilfe der Belegkopien nachzuweisen.
Die Fahrtenbuchmethode ist für Vielfahrer, die ihren Dienstwagen für private Zwecke wenig nutzen, die einzig sinnvolle Art, um den steuer- und sozialversicherungspflichtigen geldwerten Vorteil zu ermitteln. Die Pauschalierung nach der Ein-Prozent-Methode ist demgegenüber viel zu teuer. Die Fahrtenbuchmethode kann ihre Wirkung allerdings nur dann entfalten, wenn die auf das individuelle Fahrzeug entfallenden Kosten festgestellt werden können, weil andernfalls die Berechnung der tatsächlichen Kilometerkosten nicht möglich ist.
Vermutlich ist in Deutschland die überwiegende Zahl der Buchhaltungen nach dem Grundsatz der Erfassung von Kostenkategorien aufgebaut. Das heißt, die Fahrzeugaufwendungen werden nach den Kategorien Steuern, Versicherungen, Wartungskosten, Kraftstoffkosten, Leasinggebühren etc. verbucht.
Wollte man nun diese Kosten je Fahrzeug zusammenfassen, bräuchte man bei Beibehaltung der genannten Kostenkategorien für jedes Fahrzeug fünf Buchhaltungskonten, macht bei einem Fuhrpark von bescheidenen 20 Fahrzeugen ohne Berücksichtigung der Fluktuation der Fahrzeuge 100 Konten. Ein Verwaltungsaufwand, den wohl kaum ein Arbeitgeber auf sich nehmen wird. Damit dürfte für die meisten Arbeitnehmer die Fahrtenbuchmethode reine Theorie sein.
An diesem Punkt ist der Hinweis des Bundesfinanzhofs zu beachten, der sich in der Begründung zum Urteil vom 10. April 2008, VI R 38/06 findet. Danach wird der Nachweis der Kraftfahrzeugkosten nicht von deren Erfassung auf separaten Buchhaltungskonten abhängig gemacht. Diesen sogenannten Buchnachweis stuft das Gericht lediglich als zweckmäßige Nachweiserleichterung ein. Die Kraftfahrzeugkosten werden auch auf der Grundlage des belegmäßigen Nachweises anerkannt. Dadurch hat der einzelne Mitarbeiter die Chance, die laufenden Betriebskosten auf der Grundlage der Belegkopien zusammenzustellen. Je nachdem, wie Betankung und Wagenpflege organisiert sind, ist er ohnehin an der Quelle der Belege. Über die anderen anfallenden Aufwendungen, zum Beispiel für Wartung, Reifenwechsel und Reparatur, ist er zumindest informiert und kann sich die entsprechenden Rechnungskopien geben lassen. Die wenigen dann noch fehlenden Informationen zu Kfz-Steuer, Versicherung und Leasingrate sind aus der Buchhaltung und/oder Vertragsabteilung ohne nennenswerten Aufwand zu erhalten.
Keine Änderung der Gehaltsabrechnung
Der Arbeitgeber wird einem Ansatz der Privatnutzung zu den tatsächlichen Kosten auf der Basis einer Fahrtenbuchführung ablehnend gegenüberstehen. Zwar treffen Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge den Arbeitnehmer, aber der Arbeitgeber haftet für deren zutreffende Ermittlung, Anmeldung und Bezahlung, womit er indirekt für die formale und inhaltliche Richtigkeit des Fahrtenbuchs geradesteht. Deshalb kommt es in der monatlichen Gehaltsabrechnung zu den hohen Abzügen nach der Ein-Prozent-Methode.
Die Vorteile aus der Fahrtenbuchmethode muss der Arbeitnehmer dann in seiner Steuererklärung geltend machen. Hierzu steht allerdings keine gesonderte Zeile im Erklärungsformular zur Verfügung, da es sich nicht um Werbungskosten handelt. Vielmehr muss darauf geachtet werden, dass nicht der Wert für das Bruttogehalt aus der Lohnsteuer-karte in die Anlage N übernommen wird, der ja aufgrund der Anwendung der Ein-Prozent-Regelung zu hoch ist. Es ist also notwendig, aus dem Bruttogehalt den dort enthaltenen geldwerten Vorteil herauszurechnen und gegen den Wert der Privatnutzung des Dienstwagens laut eigener Berechnung – nach tatsächlichen Privatkilometern multipliziert mit den Kosten je Kilometer – auszutauschen. Leider wirkt sich diese Vorgehensweise nicht auf die Höhe der Sozialbeiträge aus. Diese werden in Höhe der monatlichen Anmeldung endgültig einbehalten.
Hans-Günther Barth
