Mehr Effizienz im Fuhrpark – Teil 20:
Der Flottenprofi der Zukunft
Steigende Kosten, strengere Umweltauflagen, sich verändernde Marktbedingungen – wie die Anforderungen an Fuhrparkverantwortliche sich über das Tagesgeschäft hinaus verändern und wie diese den Herausforderungen begegnen können, zeigt der letzte Teil unserer Serie auf.
In den letzten Wochen und Monaten haben Gesetzesänderungen und Kostensteigerungen enorme Auswirkungen auf den Fuhrpark gehabt. Gerade die Manager kleinerer Flotten, die den Fahrzeugbestand des Unternehmens „nebenbei“ betreuen, mussten umdenken. Der Fuhrparkverwalter hat sich in vielen Unternehmen zum „strategischen Flottencontroller“ entwickelt.
Die administrative Fuhrparkverwaltung wurde von den Veränderungen am Markt allerdings kaum betroffen. Auch weiterhin müssen Fahrer betreut, Strafzettel bearbeitet und Werkstattrechnungen geprüft werden. Durch neue Dienstleistungen, wie zum Beispiel die elektronische Führerscheinkontrolle und die stärkere Nutzung von Full-Service-Angeboten, kann der Flottenprofi an dieser Stelle den Aufwand eher noch minimieren.
Gravierende zusätzliche Belastungen entstehen vielmehr bei der strategischen Fuhrparkausrichtung, der Gestaltung des Vertragswesens, der Budgetkontrolle, im Einkauf und bei der ökologischen Ausrichtung.
Wichtige, aber kaum vernünftig einzuschätzende Faktoren sind auch die Veränderungen am Flottenmarkt: Wie entwickeln sich die einzelnen Hersteller in der Zukunft? Welche Werkstätten in der näheren Umgebung werden weiterhin bestehen? Wie stark werden sich Zinsen und Restwerte der Leasinggesellschaften verändern? Wo steht der Spritpreis in zwei Jahren? Das sind nur einige flottenrelevante Fragen. In diesen Punkten gilt es, den Fuhrpark möglichst krisensicher aufzustellen.
Besonders starker Handlungsbedarf besteht mittlerweile bei der strategischen Ausrichtung des Fuhrparks. In den meisten Flotten wird heute bei „normalen“ Firmenfahrzeugen schon auf die Umweltverträglichkeit geachtet. Der Rußpartikelfilter ist aus dem Fuhrpark heute nicht mehr wegzudenken und häufig wird der CO2-Ausstoß bei Neubestellungen auch schon begrenzt. Eine unrühmliche Ausnahme bilden oft aber noch die Fahrzeuge der Leitungsebene. Für sie gibt es nur selten Beschränkungen.
Jeder Flottenprofi sollte sich auch mit den besonders umweltschonenden Sondermodellen der Hersteller beschäftigen. Dabei basieren alle Betrachtungen zum Umweltschutz meist auch auf handfesten Kostenrechnungen. Die Restwerte hochmotorisierter Fahrzeuge der Oberklasse werden in den nächsten Monaten noch weiter absinken. Ähnliches ist bei übermotorisierten Modellen der Mittelklasse und oberen Mittelklasse zu erwarten. Eine schadstoffabhängige Kfz-Steuer wird ihr Übriges zum Downsizing der Motoren beitragen. Wer dann noch einen alten „Stinker“ fährt, wird dies obendrein an seinem Steuerbescheid ablesen können.
Car Policy flexibel gestalten
Durch die gestiegenen Kraftstoffpreise und eine eventuell notwendige Nachrüstung alter Fahrzeuge stehen auch andere strategische Entscheidungen immer wieder auf der Kippe. Die Frage, ab welcher Fahrleistung sich zum Beispiel ein Dieselmotor rechnet, ist heute nicht mehr so leicht zu beantworten. Die Tendenz geht immer stärker in Richtung Ottomotor. Ausschlaggebend sind hier aber immer noch die individuelle Kostensituation der einzelnen Modellalternativen, die Vorlieben der Fahrer und nicht zuletzt die Differenz zwischen dem Benzin- und dem Dieselpreis.
Ab nächstem Jahr werden dann auch Neufahrzeuge ab Werk mit Fahrregelsystemen und Ökobereifung ausgestattet sein. Eine gleichzeitige Pflicht zum Tagfahrlicht, die nun seit Längerem bestehende Vorschrift zur Winterreifenausstattung und weitere Vorschriften sowohl in der EU als auch in der nationalen Gesetzgebung sorgen für Bewegung im „Fuhrparkeinerlei“. Aus diesem Grund sollten Fuhrparkverwalter auch in Zukunft die Car Policy möglichst flexibel gestalten und sich Entscheidungsspielräume offen lassen. So sollten sie sich das Recht vorbehalten, bei Bedarf einzelne Konfigurationen – auch wenn diese der Modellvorgabe des Vertrags entsprechen – zu verbieten. Nur so können sie ihre Fahrzeuge innerhalb kürzester Zeit an Trends, Ökovorgaben und die allgemeine Marktentwicklung anpassen.
Gleiches gilt für die Ausgestaltung der Nutzungsverträge, für Motivationsfahrzeuge und die Berechnung des geldwerten Vorteils daraus. Sehr schnell können Steueränderungen oder einzelne Gerichtsurteile zu Umwälzungen im Fuhrpark führen. Entfällt die Pendlerpauschale oder werden Motivationsfahrzeuge stärker besteuert, sollten Fuhrparkverantwortliche schleunigst reagieren können. Da Änderungen der Steuergesetzgebung nicht unbedingt nur Neubestellungen, sondern auch Bestandsfahrzeuge betreffen können, sollten sie sich bei Empfehlungen zur privaten Nutzung eines Dienstwagens und den steuerlichen Vorteilen zudem nicht zu weit aus dem Fenster lehnen. Erst vor Kurzem hat das oberste Finanzgericht entschieden, dass ein Mitarbeiter bei einem privaten Verkehrsunfall mit dem Firmenfahrzeug die Selbstbeteiligung der Vollkaskoversicherung zu tragen hat. Ist dies – laut Nutzungsvertrag – nicht der Fall, so entsteht zumindest ein geldwerter Vorteil, der zu versteuern wäre. Hier gilt es also, die eigenen Nutzungsverträge möglichst zügig auf den aktuellen Stand der Rechtsprechung umzustellen.
Steigende Kosten
Während einige wenige Kostenarten fast an Bedeutung verlieren, bekommen andere eine immer größere Gewichtung. Grundsätzlich werden wir aber mit weiter steigenden Ausgaben rechnen müssen.
Wer die finanziellen Belastungen für sein Unternehmen im Griff haben will, sollte unbedingt die ständig steigenden Fahrleistungen betrachten. Fuhrparkverwalter, die ohne Argwohn und vielleicht sogar mit Stolz über eine Jahresfahrleistung von „weit mehr als 30.000 Kilometern im Jahr“ berichten, sollten eigentlich längst der Vergangenheit angehören. Läuft das Budget wegen deutlich gestiegener Fahrleistungen aus dem Ruder, besteht kaum Möglichkeit, die Kosten kurzfristig zu drücken.
Gegen hohe Fahrleistungen und dadurch automatisch steigende Kraftstoffausgaben und höhere Aufwendungen für Unfälle sind die sonst üblichen Maßnahmen wie die Verlängerung der Haltedauer oder ein Wechsel der Finanzierungsart zwecklos. Der Fuhrparkverantwortliche sollte deshalb seiner Aufgabe als Berater in allen Bereichen der Mobilität gerecht werden. Bei strategischen Änderungen im Unternehmen und steigendem Druck auf die Nutzergruppen sollte er deshalb schon im Vorfeld mit den Kos-tenstellenverantwortlichen reden. Dabei sollte er die Nutzungsart überdenken und zugleich die Modellwahl, die Ausstattung und die Haltedauer der Fahrzeuge an die zu erwartende Beanspruchung anpassen.
Gleichzeitig sollte ein Fuhrparkverwalter gerade bei Vielfahrern mit längeren Dienstreisen eher zu anderen Verkehrsmitteln – wie Bahn, Flugzeug und Leihfahrzeug – raten.
Gegenwärtig gewinnen die fahrleistungsabhängigen Kosten deutlich an Gewicht. Steigende Kraftstoffpreise, höhere Unfallkosten und geringfügig steigende Reifenpreise stehen hier geringeren Wartungskosten (durch Langzeitintervalle) und sinkenden Ausfallkosten (durch optimierte Reparatur) gegenüber. Am stärksten wirken sich die gestiegenen Kraftstoffpreise aus. Auch wenn sich diese mittlerweile wieder auf einem etwas niedrigeren Niveau eingependelt haben, ist langfristig auch weiterhin mit steigenden Ausgaben zu rechnen. Aus diesem Grund sollte sich jeder Fuhrparkverwalter über mögliche Alternativen informieren. Vor allem die Nutzung von Gasfahrzeugen kann bei weiter steigenden Spritpreisen eine Alternative darstellen. Gerade größere, hauptsächlich regional genutzte Fuhrparks sollten ruhig mal einen Modellversuch bei ihren Poolfahrzeugen wagen.
Immer wichtiger für die Kostenentwicklung in der Flotte werden auch die Aufwendungen für Unfälle. Zwar sinken aufgrund des verschärften Wettbewerbs bei den Flottenversicherern oft die Versicherungsprämien, gleichzeitig nehmen in vielen Flotten gerade kleinere Schäden stark zu. Hier sollten sich Fuhrparkverantwortliche überlegen, ob sie nicht auf freie Werkstätten, Smart Repair und auf die Verwendung von Identteilen umstellen.
Darüber hinaus sind Fahrsicherheitstrainings eine Möglichkeit, Unfallkosten zu minimieren. Hierbei sollten Schulungen aber immer zielgerichtet und auf das eigene Unternehmen abgestimmt werden.
Günstige Angebote genau prüfen
Durch den Wettbewerb einzelner Hersteller und Importeure, zum Teil ausgetragen über die konzerneigenen Leasinggesellschaften, sind manchmal noch echte Schnäppchen am Markt zu haben. Günstige Angebote ergeben sich nicht nur aufgrund hoher Preisnachlässe auf den Listenpreis, sondern vermehrt auch dank versteckter Rabatte, zum Beispiel durch bezuschusste Restwerte über die Leasinggesellschaft des Herstellers, Sonder- und Großkundenpakete oder die sogenannte „Null-Prozent-Finanzierung“. Bei allen „supergünstigen“ Angeboten sollten Flottenprofis aber immer genau nachrechnen. Eventuell handelt es sich ja nur um ein „Lockvogel-Angebot“. In den nächsten Monaten werden wir wegen der Krise an den Finanzmärkten und der weiterhin fallenden Restwerte jedoch noch mit einigen bösen Überraschungen rechnen müssen.
Fazit: an der Unternehmens-planung teilhaben
Zu den Gewinnern wird in Zukunft der Fuhrparkverwalter zählen, der sich verstärkt in die Planung des Unternehmens einbringt. Hier gilt es, die laufenden Kosten zu überwachen, Alternativen in Betracht zu ziehen und in Pilotprojekten (wie zum Beispiel zu Schulungen der Fahrer oder alternative Antriebsarten) zusätzliche Einsparpotenziale zu erschließen. Darüber hinaus sollten Flottenprofis auch ihre Car Policy und die Dienstwagenüberlassungsverträge möglichst offen gestalten. So bleiben sie flexibel und können auf veränderte Vorgaben schnell reagieren. RED
So stellen Sie Ihre Flotte richtig auf
Strategische Ausrichtung: Überprüfen Sie regel-mäßig Ihre Car Policy und passen Sie Fahrzeuge, Sonderausstattungen und Nutzungsbedingungen rechtzeitig an veränderte Rahmenbedingungen an.
Umweltverträglichkeit: Sorgen Sie dafür, dass Ihre Fahrzeuge diesbezüglich den neuesten Vorgaben entsprechen. Erwägen Sie auch den Einsatz von Fahrzeugen mit alternativen Antriebskonzepten.
Fahrleistungen: Analysieren Sie die Kilometerleistung Ihrer Fahrzeuge. Ist diese zu hoch, sollten Sie zusammen mit den Kostenstellenverantwortlichen nach Alternativen suchen.
Kraftstoffkosten: Behalten Sie die Ausgaben dafür im Auge. Bei weiterhin steigenden Ölpreisen kann es sich lohnen, alternative Antriebsarten auszutesten. Auch Spritspartrainings können helfen.
Unfallkosten: Nutzen Sie vor allem bei zunehmenden Kleinschäden freie Werkstätten, Smart Repair und Identteile.
Einkaufskonditionen: Nutzen Sie den Verdrängungswettbewerb der Hersteller und Importeure. Eventuell lassen sich durch gestützte Restwerte, günstige Finanzierungsangebote oder Großkundenpakete die Beschaffungskosten senken. Betrachten Sie dabei aber immer die Gesamtkosten über die ganze Haltedauer.
