Das rechte Maß finden

Fuhrparkrecht | Die Tagung in Münster hat sowohl die rechtlichen Fallstricke und potenzielle Lösungsansätze im Fuhrparkmanagement beleuchtet als auch für Diskussionsstoff unter den Teilnehmern gesorgt.

— Welche Pflichten und Zuständigkeiten hat der Fuhrparkverantwortliche überhaupt? Wann ist eine Car Policy sinnvoll? Wie gestalte ich einen Dienstwagenüberlassungsvertrag sowie die Führerscheinkontrolle rechtssicher? Und wie ist der Datenschutz im Fuhrpark am besten geregelt? Diesen und weiteren Fragen gingen die Referenten und Flottenmanager auf der Veranstaltung „Das rechtliche Spannungsfeld des Fuhrparkverantwortlichen“ nach, zu der LeasePlan Deutschland am 8. Mai nach Münster einlud.

Insgesamt rund 180 Teilnehmer waren gekommen, um über rechtliche Herausforderungen und Lösungsansätze zu diskutieren (siehe auch „Teilnehmerstimmen“ auf der rechten Seite).

Rechtsfragen weiter sensibel | Nach kurzer Begrüßung durch den Moderator Tom Hegermann, Journalist und Radiomoderator beim WDR, erläuterte Gunter Glück, Geschäftsleitung Vertrieb und Kundenbetreuung bei Lease Plan Deutschland, warum die Leasinggesellschaft den Themenkomplex für die Tagung aufgegriffen hat. Ein Motiv: den Besuchern neue Impulse für die tägliche Arbeit zu geben. Weiterer Grund ist, dass man laut Glück eine Verunsicherung in steuerrechtlichen Belangen spüre, wenn es zum Beispiel um die Behandlung des geldwerten Vorteils sowie der Mehrwertsteuer geht.

Ein zusätzliches Thema sei der Datenschutz im Fuhrparkmanagement, insbesondere unter dem Blickwinkel der Datenerfassung und -verwertung in den neuen Generationen an Fahrzeugen. Dabei erzählte Glück auch von einer Erfahrung, die er als Fahrer eines Firmenwagens im Zuge eines telefonischen Werkstattgespräches mit der Ansprechpartnerin am anderen Ende gemacht hat. Sie habe ihn etwa darauf aufmerksam gemacht, wie viel Belag noch auf den Bremsscheiben sei und wie lange er schon die Reifendruckkontrolle „übersehe“. Daraus ergab sich für den Geschäftsleiter Vertrieb und Kundenbetreuung die Frage, welche Daten wo überall erfasst werden und was damit passiert. In Zukunft will die Leasinggesellschaft daher bei den Herstellern verstärkt in Erfahrung bringen, was in welcher Form mit welchem Wissen von wem genutzt wird und was nicht.

Glück betonte, dass die Fuhrparkleiter sich aber nicht nur in diesem Spannungsfeld, sondern auch in vielen anderen bewegen – von den Kfz-Halterpflichten über die Fahrzeugbeschaffung und -verwaltung in Organisation und Einkauf bis hin zu Aufgaben im Rechnungswesen, Controlling und den Services für die Dienstwagennutzer. All diese Bereiche müssten durch die Flottenmanager in Einklang gebracht werden.

Bevorstehende Herausforderung | Die Vielfalt der Aufgaben war der Brückenschlag für Glück, um auf Helmut Pätz, Inhaber von Insight – Gesellschaft für Training, Coaching und Consulting in Höchst im Odenwald, überzuleiten. Denn er widmete sich in seinem Vortrag den „Pflichten und Zuständigkeiten der Fuhrparkverantwortlichen“.

Ein Punkt, auf den Pätz zu Beginn hinwies, ist die Berufskraftfahrerqualifikation, die ab 17. September dieses Jahres für alle Fahrzeuge ab 2,8 Tonnen zulässigem Gesamtgewicht greift und prinzipiell alle Mitarbeiter betrifft, die Firmenwagen für speditionelle Aufgaben nutzen und mehr als viereinhalb Stunden unterwegs sind.

Dadurch könnten Servicetechniker in die Pflicht der Weiterbildung und Einhaltung der Vorschriften kommen, wenn sie etwa auch Material transportieren. Diese bevorstehende Neuerung führte in der anschließenden Diskussionsrunde bei den Fuhrparkleitern zu einer Reihe von Fragen. So stellte einer der Teilnehmer erschrocken fest, dass dies viele seiner Mitarbeiter treffen werde. Wie solle er dieses Problem nun lösen? Tipp von Helmut Pätz: Eine Möglichkeit sei, jedes Fahrzeug mit zwei Mitarbeitern zu besetzen und nach zwei Stunden und 15 Minuten den Fahrer zu wechseln. Die passende Lösung müsste man aber stets individuell entwickeln.

Sinn einer Car Policy | Als Nächstes führte Oliver Eske, Abteilungsdirektor Immobilien und in dieser Funktion auch zuständig für die rund 1.500 Fahrzeuge starke Flotte der AXA Konzern AG, aus, warum eine Car Policy sinnvoll ist. Ein zentrales Argument für ihn: In dem Moment, wo ein Unternehmen einheitliche Regeln für die Mitarbeiter hat, entstehen beispielsweise Transparenz über die Kosten, das Gefühl der Gleichbehandlung sowie Rechtssicherheit. Dadurch träten Nachteile wie zeitliche und finanzieller Aufwand bei erstmaliger Erstellung und der laufende Aufwand für die Pflege in den Hintergrund. Sein Fazit lautete deshalb, dass die Car Policy ein rechtliches Regelwerk sei, um den Fuhrpark klar aufzustellen und Risiken auszuschließen.

Der Fuhrparkmanager gab aber gleichzeitig zu bedenken: „Man muss eine Car Policy aber auch leben und nicht nur einführen.“ Diese Feststellung mündete auch gleich in die erste Nachfrage eines Kollegen: „Leben Sie denn die Car Policy?“ Die Antwort von Eske: ein eindeutiges „Ja“. Seit drei Jahren habe man nun die Car Policy und seither rund 30 bis 40 Prozent des Rahmens im laufenden Prozess angepasst oder erneuert.

Dienstwagen richtig überlassen | Dem Exkurs in die Praxis folgte ein Vortrag von Dr. Philipp Schwartz von der Kanzlei Dr. Hartleb Rechtsanwälte in Mönchengladbach. Sein Thema: „Der Dienstwagenüberlassungsvertrag: Praktische Gestaltungshinweise zur rechtskonformen Überlassung von Firmenfahrzeugen“. In den Fokus rückte der Rechtsanwalt hier etwa das Problem der sogenannten dynamischen Bezugsklausel. Diese sind nach aktueller Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichtes nicht mehr wirksam, wenn dabei etwa in der Dienstwagen-Richtlinie des Arbeitgebers auf „in der jeweiligen geltenden Fassung“ verwiesen wird.

Derartige Bezugsklauseln seien in der Vergangenheit von der Rechtsprechung akzeptiert worden. Der Arbeitgeber sei dadurch in der Lage gewesen, den Inhalt der Dienstwagenordnung und damit auch den Inhalt des Arbeitsvertrages nachträglich einseitig zu verändern, ohne das Einverständnis des Arbeitnehmers einholen zu müssen. Dies sei nicht mehr zulässig, was nun zu Konsequenzen und absolutem Handlungsbedarf bei Arbeitgebern führe.

Es gelte, die wahrscheinlich vielen unwirksamen Regelungen zu korrigieren und wirksame Vereinbarungen mit den Mitarbeitern zu finden. Er riet außerdem, bei Abschluss künftiger Arbeitsverträge in jedem Fall auf die Bezugnahme von arbeitgeberseitigen Regelungswerken in der jeweils geltenden Fassung zu verzichten und stattdessen die Anwendung einer bestimmten Fassung des jeweiligen Regelwerkes unter konkreter Angabe des Datums zu vereinbaren.

Infolgedessen empfehle sich auch, einen separaten, gesondert kündbaren Dienstwagenüberlassungsvertrag zu schließen, in dem die Rechte und Pflichten des Arbeitnehmers geregelt sind. Dazu gehörten etwa die Überlassung an Dritte, die Kostenübernahme, Führerscheinkontrolle, die Vorgehensweise bei Unfällen und Schäden sowie die Haftungsfragen und die Herausgabe des Dienstwagens.

Auch diese Ausführungen lösten eine Welle von Fragen aus. Ein Fuhrparkleiter wollte beispielsweise wissen, ob er alle Pflichten auch delegieren kann. Schwartz hält dies grundsätzlich für möglich, schränkte allerdings ein, dass dennoch weiterhin Überwachungs- und Kontrollpflichten für den Fuhrparkverantwortlichen bestehen blieben.

Weitere Frage einer Fuhrparkleiterin: Einem Mitarbeiter sei der Führerschein entzogen worden, der Firmenwagen aber auch zur Nutzung durch Angehörige freigegeben. Könne das Fahrzeug trotzdem zurückgefordert werden? Der Anwalt hält das abhängig von den individuellen Umständen und nur in sehr engen Grenzen für denkbar, etwa wenn der Nutzer seinen dienstlichen Verpflichtungen nicht mehr nachkäme. Ansonsten sei das nicht durchsetzbar.

Führerscheinkontrolle bleibt heikel | Zu eifrigen Diskussionen und vielen offenen Fragen führten die Ausführungen von Rechtsanwalt Matthias Höfflin von Prellwitz, Klett & Kollegen in Langenfeld zur Führerscheinkontrolle. Ein Flottenmanager wollte zum Beispiel wissen, ob für die regelmäßigen Führerscheinkontrollen auch Vordrucke reichten, die nach Vorzeigen unterschrieben werden, oder ob trotzdem jedes Mal noch Kopien vom Führerschein gemacht werden müssten. Nach Ansicht des Rechtsanwaltes würden die Vordrucke grundsätzlich genügen.

Ein anderer Fuhrparkleiter arbeitet aufgrund der dezentralen Struktur im Unternehmen mit Beauftragten an den jeweiligen Standorten, die dann die Führerscheine vor Ort kontrollieren müssen. Seine Frage in diesem Kontext: „Müssen die Mitarbeiter dazu bestimmte Anforderungen erfüllen?“ Höfflin erläuterte, dass die Beauftragten entsprechend geeignet und geschult sein müssten. Der Verantwortliche müsse demnach dafür sorgen, dass sie entsprechende Kenntnisse erlangten, damit die Delegation nicht unwirksam werde.

Mit Vorträgen von Volker Gillessen, Gesellschafter und Prokurist von EcoLibro, über die Möglichkeiten und Grenzen der intelligenten Versteuerung des geldwerten Vorteils von Firmenwagen sowie von Dr. Sebastian Kraska zum „Datenschutz im Fuhrpark“ endete die Tagung. | Annemarie Schneider

Heiner Klas | Caritasverband Darmstadt

– Der Diplom-Betriebswirt und Verwaltungsleiter ist für zirka 240 Dienst-Pkw zuständig. Zum einen hatte er konkret mehr Informationen zur rechtssicheren Konzeption des Dienstwagenüberlassungsvertrags gesucht, zum anderen aber auch generelle Impulse in allen rechtlichen Fragestellungen. Die Vorträge haben ihm wieder bewusst gemacht, dass der Dienstwagen für seine Mitarbeiter vor allem einen Arbeitsplatz darstellt und die Verantwortung für die fachgerechte Bereitstellung vor allem bei ihm liegt. „Durch die Veranstaltung habe ich mir endlich Zeit nehmen können, mich mit diesen relevanten Themen wieder zu beschäftigen“, sagt Klas. „Am Arbeitsplatz ist oft nicht die Zeit für solch intensive Dialoge und Rücksprachen.“ Daher sein Fazit: „Es hat sich gelohnt, die Zeit zu investieren und sich mit den unterschiedlichen Problematiken auseinanderzusetzen. Impulse habe ich unter anderem für die Führerscheinprüfung sowie die Versteuerung bei Übernahme von Strafzetteln mitgenommen.“

Matthias Schaaf | Condor Schutz- und Sicherheitstechnik

– Als Qualitätsbeauftragter und Abteilungsleiter Material und Technik obliegt ihm auch das Management von etwa 200 Firmen-Pkw. Den Besuch der Veranstaltung hatte er mit einem klaren Ziel verbunden: so viele Informationen wie möglich zu erlangen, um die rechtliche Komplexität im Fuhrpark besser greifen und umsetzen zu können. Praktischen Bezug hatten für ihn insbesondere die Referate über die intelligente Nutzung von Mobilitätslösungen und -angeboten zur Kostensteuerung und Optimierung der Besteuerung des geldwerten Vorteils für die Nutzer sowie die Erläuterungen zur Halterhaftung. Sein Resümee: „Die Experten haben mir wichtige Anhaltspunkte vermittelt, mit denen Lösungen und Konzepte entwickelt und erarbeitet werden können. Sie haben folglich Anregungen gegeben, die man auch im Alltag umsetzen kann.“

Harald Wurzinger | MAN HR Service

– Der Leiter Car Management verantwortet rund 2.400 Firmenfahrzeuge, die MAN in Deutschland betreibt. Seit über 20 Jahren arbeitet er im Fuhrparkmanagement und weiß daher, dass die rechtlichen Sachverhalte Dauerbrenner sind. Ein Dreh- und Angelpunkt ist und bleibt für ihn das Regelwerk (Richtlinien und Nutzungsbedingungen) sowie deren saubere Gestaltung. Nicht zuletzt deshalb sei die Tagung für ihn eine gute Gelegenheit gewesen, sich über Neuerungen und potenzielle Änderungen zu informieren und sich mit anderen Fuhrparkleitern zu treffen. „Denn neben den Vorträgen und Frage-Antwort-Runden mit den Referenten sind vor allem die Debatten mit den Fachkollegen wichtig, um die dargelegten Aspekte und mögliche Lösungen zu erörtern“, sagt Wurzinger und ergänzt: „Dabei kommt das Gespräch auch immer wieder auf Themen, die in einem Fuhrpark noch entstehen können. Diese bringt man bei solchen Zusammenkünften in Erfahrung und kann sie dann entsprechend den eigenen Bedürfnissen aufnehmen.“

• Ausgabe 6/2014 Seite 50 (5.6 MB, PDF)