Viel mehr als ein Stück Plastik
Für ThyssenKrupp ist die Tankkarte von euroShell zum Inbegriff für Prozessoptimierung und maximale Effizienz geworden. Über einen komplett elektronischen Prozess lässt sie sich für sämtliche Auslandsgesellschaften des Stahlkonzerns in Europa aus dem hauseigenen Bestell- und Management-Tool heraus ordern. Aber auch die gesamte Abwicklung bis zum Reporting über die Länder hinweg hat sich enorm vereinfacht.
Der Beifahrersitz ist – im übertragenen Sinn – nicht der Platz, auf dem sich Martin Hahne am liebsten niederlässt. „Auf der Beifahrerseite sehe ich zwar, wo die Reise hingeht, aber ich habe weder Lenkrad noch Gas oder Bremse. Die Richtung bestimmt der Fahrer, er verfügt über alle Steuerungsinstrumente“, sagt der Leiter Fleet Management bei ThyssenKrupp. Deshalb hält er das Steuer lieber selbst in der Hand, als es seinem Provider oder Dienstleister zu überlassen. Für seinen in Europa rund 14.000 Fahrzeuge umfassenden Fuhrpark bedeutet das: Es wird zentral entschieden, wo es langgeht. Dabei geht es nicht nur um die Beschaffung und Verwaltung der Großflotte, sondern besonders um die dahinter stehenden Prozesse und Prozesskosten.
„Das Auto wird immer teurer: die Anschaffungswerte, der Kraftstoff – und darum muss man ein Gegenmittel finden, um den Kostenanstieg zu reduzieren. Und das kann für einen Großkonzern nur die Bündelung von Einkaufsvolumen in Verbindung mit einheitlichen, möglichst automatisierten Prozessen sein“, erklärt Hahne. In diesem Sinne wollte Hahne auch das Tankkartenmanagement in den verschiedenen Ländern vereinheitlichen und zusammenführen. Dieses Projekt, das bislang seinesgleichen sucht, konnte er schließlich mit Rainer Klöpfer, Fleet Sales Manager/International Key Accounts bei Shell, realisieren. Die Anfrage von ThyssenKrupp erreichte Klöpfer genau zu dem Zeitpunkt, als auch Shell daran dachte, eine solch umfassende Lösung anzubieten: „Gerade als wir glaubten, dass es langfristig der einzig richtige Weg ist, weil man mit einer harmonisierten Plattform für die Zukunft einfach besser aufgestellt ist, da wollte ThyssenKrupp eben diese Prozesse gemeinsam mit uns aufsetzen“, erinnert sich der für internationale Flottenkunden zuständige Manager.
Das Ergebnis: Es gibt jetzt bei ThyssenKrupp eine euroShell-Tankkarte für ganz Europa, die per Knopfdruck aus dem hauseigenen Bestell- und Managementsystem namens „Carpool“ heraus angefordert wird. Carpool ist seit 2001 im Einsatz und wurde über die Jahre auf immer mehr Anwendungen und Lieferantenanbindungen ausgeweitet. Hahne ist es wichtig zu betonen, dass mit dieser internationalen Lösung eine hundertprozentige elektronische Kommunikation über Ländergrenzen hinweg gelungen ist. „,International‘ soll nicht das heißen, was es bisher für viele heißt, nämlich: Ich mache einen internationalen Vertrag, sondern ich machen einen internationalen Prozess“, so der Flottenchef.
Die Vorteile dieser neuen Lösung betreffen nicht nur die vereinfachte Bestellung, sondern reichen bis zur elektronischen Rechnungskontrolle und zum Reporting. Hahne hält es für denkbar und würde es sich wünschen, dass sich auch andere gleichgesinnte Unternehmen dieser Anwendung anschließen und die gleiche Schnittstelle wie ThyssenKrupp nutzen: „So könnte ein einheitlicher, internationaler Standard entstehen, von dem Kunden und Lieferanten profitieren!“
Bestellung ohne Systembrüche
Wenn in einer europäischen Gesellschaft von ThyssenKrupp ein Fahrer eine Tankkarte benötigt, geht der jeweilige lokale Fuhrparkverantwortliche im Carpool-System auf „Tankkarte bestellen“ und wählt die Liefer-anschrift aus, an die die neue Karte versendet werden soll. Weitere Eingaben sind nicht notwendig, denn im System sind bereits alle fahrer- und fahrzeugbezogenen Daten hinterlegt, ebenso die dazugehörigen Kostenträger in Form einer sechsstelligen Nummer. Dann löst er auf Knopfdruck die Bestellung aus – und damit wird ein Datensatz erzeugt, der gleichzeitig über eine Schnittstelle an euroShell übertragen wird. Schon kurze Zeit später liefert das Mineralölunternehmen ebenso automatisiert eine Tankkartennummer mit allen relevanten Details, noch bevor die Tankkarte eintrifft.
Die Fehlerquote liegt also bei null, denn es gibt keine Systembrüche, die manuelle Dateneingaben zur Folge haben. Und folglich geraten keine falsch geprägten oder kodierten Tankkarten in Umlauf, die zurückgeschickt und neu angefordert werden müssen, und das womöglich erst, nachdem sie schon von den Fahrern eingesetzt wurden. Denn manche Fehler wie falsche Kostenträger treten erst zutage, wenn die monatliche Abrechnung eintrifft.
In neun Ländern gehört dieses einfache Bestellverfahren schon zur täglichen Fuhrparkpraxis: neben Deutschland auch in Frankreich, wo ThyssenKrupp mit rund 3.000 Fahrzeugen den größten Teil der Europaflotte unterhält, in Italien, Österreich, Schweiz, Niederlanden, Belgien, England und Schweden.
Ebenso einfach laufen das monatliche E-Invoicing und Controlling ab. Rechnungs- und Verbrauchskontrolle gehören zu den Aufgaben der jeweiligen Ländergesellschaften, doch in Essen laufen alle Datenströme zusammen. Dort kontrollieren zudem Prüfprogramme regelmäßig über Nacht die Plausibilität und Vollständigkeit aller Daten der neu bestellten Fahrzeuge und erzeugen automatisch Fehlermeldungen, die beim Hochfahren des Computers am nächsten Morgen sichtbar werden.
Hahne und sein Team haben Einblick in die Daten aller Länder und können auf Knopfdruck internationale Vergleichsrechnungen generieren. Nur so haben sie auch die Gesamtkosten der europäischen Flotte im Blick. „Kraftstoff gehört mit zu den größten Kostenblöcken im Fuhrpark. Seinen Kraftstoffverbrauch international nicht zu kennen, ist fahrlässig“, sagt Hahne.
Vom Headquarter in Deutschland aus werden auch sukzessive neue Länder in „Carpool“ aufgenommen. Mit einem einmaligen Aufwand, der von der Vertragsunterzeichnung mit euroShell über die Implementierung der Schnittstellen bis zur ersten Anwendung keine sechs Monate in Anspruch nahm, lassen sich beliebig viele Länder und Tochtergesellschaften einbinden. Die automatisierte Abwicklung muss also nicht in jedem Land neu aufgesetzt werden.
Gleicher Standard in allen Ländern
Unabhängig von den lokalen Gegebenheiten in den einzelnen Ländern sind die auf der Tankkarte hinterlegten Berechtigungen überall identisch. „Wir haben einen Standard, der in allen Ländern gleich ist“, erklärt Hahnes Kollege Manuel Eller, PMP, Project Manager International Fleet Management bei ThyssenKrupp. Ohne diese Standards sei die Abwicklung zu kompliziert, wenn bestimmte Leistungen in einem Land gesperrt und in einem anderen Land erlaubt würden. Freigeschaltet sind Benzin und Diesel, Schmiermittel, Öle, Scheibenwischermittel, Frostschutz, Leuchtmittel und Wäschen. „Die Fahrer sollen mit der Tankkarte alles beziehen können, was sie zum sicheren Betrieb eines Fahrzeugs brauchen“, resümiert Eller.
Vorteile für beiden Seiten
Nicht nur für ThyssenKrupp bedeuten die vollautomatisierten Prozesse eine enorme Effizienzsteigerung. Auch dem Partner euroShell bringt die Lösung eine messbare zeitliche Einsparung. „Wenn man alle Operations- und Controlling-Tätigkeiten zusammenzählt, kommt man im Schnitt auf einen Aufwand von zehn bis elf Minuten pro Karte. Mit unseren euroShell-Tools, unter Zuhilfenahme der vollautomatisierten Kommunikation, kann man ihn auf zirka drei bis vier Minuten drücken“, sagt Klöpfer.
Und es gibt ja nicht nur den bürokratischen Aufwand einer Neubestellung. Es kommt noch die Arbeit wegen beschädigter, gestohlener oder verloren gegangener Karten hinzu, die wiederum die Zusendung einer neuen Karte zur Folge haben. „Egal, wie viele Karten im Bestand sind, es werden durchschnittlich immer ein Drittel davon umgewälzt“, weiß Klöpfer zu berichten. Und so sind beide Partner froh, das Handling der Plastikkarte so viel intelligenter gemacht zu haben. Eine klassische Win-win-Situation also.
Mireille Pruvost
