Alphabet: Car Policy rundum beleuchtet

Das Thema Dienstwagen ist in Deutschland so individuell gehalten wie sonst in kaum einem anderen Land. Bereits die Fahrzeugwahl beeinflusst direkt die Kostenstruktur des Fuhrparks. Daher ist es wichtig, bestimmte Vorgaben für das Anschaffen oder auch das Nutzen eines Firmenfahrzeugs in einer Dienstwagenordnung festzulegen. Zum Thema Car Policy hatte das Leasingunternehmen Alphabet Fuhrparkverantwortliche ins fränkische Beilngries zu einem eintägigen Workshop eingeladen. Der Referent Helmut Pätz klärte die neun Teilnehmer auf, welche Bestandteile auf jeden Fall in die Car Policy Eingang finden sollten. "Unbedingt klar geregelt sein muss, wer bei Unfällen für den Schaden aufkommt", betonte Pätz. So müsse beispielsweise in der Dienstwagenordnung festgezurrt werden, wie hoch die Selbstbeteiligung für den einzelnen ausfalle beziehungsweise dass ein Strafzettel selbst zu zahlen sei. "Der Dienstwagen ist für den Mitarbeiter wie ein Schreibtisch mit Stuhl und PC", sagte der Referent. Es könne massive rechtliche Folgen für den Halter haben, wenn der Nutzer eines Firmenfahrzeugs zu viel Freiraum habe. "Der Nutzer darf im Dienstwagen alles machen, was nicht ausdrücklich verboten wurde", stellte Pätz klar und ging hierbei auf die Problematik der Halterhaftung ein. Er empfahl daher, die verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens an der Ausgestaltung der Car Policy mitwirken zu lassen. Eindeutig und klar definierte Vorgaben Immer wieder waren die Teilnehmer dazu aufgerufen, in Zweiergruppen die unterschiedlichen Aspekte des Themas zu beleuchten. Dazu warf der Referent jeweils Fragen auf und die Fuhrparkverantwortlichen sollten im gegenseitigen Erfahrungsaustausch herausfinden, was in den einzelnen Unternehmen bereits umgesetzt ist beziehungsweise wo noch Defizite bestehen. Unter anderem wurden dabei die Vollkostenbetrachtung, die Definition eines bestimmten Personenkreises, der dienstwagenberechtigt ist, das Gehaltsumwandlungsmodell oder auch die Fahrzeugauswahl als markante Bestandteile einer Car Policy herausgearbeitet. Aber auch die Schadensbeteiligung im Fall eines Unfalls, die Pflichten für den Fahrer beziehungsweise die sich ständig ändernden Sicherheitsvorschriften sollten geregelt sein. Hier lernten die Teilnehmer, dass das Unternehmen in vielen Fällen auf der sicheren Seite sei, wenn eine Fahreranleitung im Handschuhfach liege. "Egal, was in die Car Policy aufgenommen wird, die Vorgaben müssen immer eindeutig und klar definiert sein", stellte eine Fuhrparkleiterin fest. Beim Festzurren von bestimmten Vorgaben spiele auch eine große Rolle, ob es sich beim Firmenfahrzeug um ein reines Motivationsfahrzeug im Sinne eines Statussymbols beziehungsweise um ein reines Funktionsfahrzeug (beispielsweise ein Poolwagen) handele und wie hoch jeweils der Anteil der privaten Nutzung sei. Im Fall der überwiegend privaten Nutzung sei der Firmenwagen als umgewandelter Gehaltsanteil, also gegen Gehaltsverzicht, sinnvoll. Entsprechend des Nutzungsverhaltens sollten auch die Ausstattungsfeatures gewählt werden. "Jedoch immer muss zu 100 Prozent die Arbeitssicherheit stimmen", betonte Pätz. Ansonsten erlösche die allgemeine Betriebserlaubnis. Firmenfahrzeug prägt Image Bei der Wahl der Ausstattung stehe im Vordergrund, die Fahrer einerseits zu entlasten, andererseits zu motivieren sowie den Restwert des Fahrzeugs zu verbessern. Daher sollte in der Car Policy stehen, welche Mindestausstattungen vorhanden sein müssen, aber auch, welche Features nicht erlaubt sind. Das Firmenfahrzeug sei immer auch ein Aushängeschild für die Firma. Daher sollte auf ungewöhnliche Lackierungen, breite Reifen, Sportfelgen oder auch Tuning verzichtet werden. Zudem sollten Dienstwagen auch immer den Richtlinien der UVV entsprechen. Hinsichtlich einer "Green Fleet Policy" einigten sich die Workshopteilnehmer auf die Festlegung bestimmter CO2-Grenzen, alternative Antriebe, optimierte Reifen und Downsizing und auch Spritspartrainings für die Fahrer. Hier stellten die Anwesenden übereinstimmend fest, dass in den kommenden Jahren noch einiges auf sie zukomme. Mehr zu diesem Thema und zur Veranstaltung lesen Sie in der Juli-Ausgabe von Autoflotte! (sn)