Tanken und Laden im Ausland: Das müssen Flottenmanager beachten

Die Welt wird immer kleiner. Nicht nur durch die digitale Vernetzung stehen Unternehmen immer mehr im Leistungsaustausch mit Geschäftspartnern außerhalb ihres Firmensitzes in der Bundesrepublik Deutschland. Da ist es natürlich, dass Fahrten mit Fahrzeugen der Flotte des Unternehmens in das inner- und außereuropäische Ausland erfolgen.

Nicht immer genügt die Reichweite des Tankinhalts oder der Batterie der Fahrzeuge für die gesamte Fahrt, so dass außerhalb Deutschlands getankt oder auch geladen werden muss oder soll. Denn der Gedanke, durch die Grenznähe einen eventuell bestehenden wirtschaftlichen Vorteil für die Fahrzeuge des Unternehmens zu nutzen, liegt natürlich nahe.

Tanken und Laden: Alltäglicher Vorgang

Der an sich nicht ungewöhnliche Vorgang der Betankung oder des Aufladens an der Ladesäule führt nach einhelliger Meinung zu einer abziehbaren Betriebsausgabe für das Unternehmen. Was geschieht jedoch mit der Mehrwertsteuer des jeweiligen Landes, in dem die Leistung "Tanken" oder "Laden" in Anspruch genommen wird? Schließlich sind deutsche Unternehmen grundsätzlich berechtigt, sich die Mehrwertsteuer für betrieblich veranlasste Lieferungen und Leistungen vom Finanzamt erstatten zu lassen (§ 15 Umsatzsteuergesetz -UStG) - die sogenannte Vorsteuerabzugsberechtigung.

Klar ist, dass die ausländische Mehrwertsteuer nicht im Rahmen der regelmäßigen Umsatzsteuervoranmeldung beim örtlich zuständigen Finanzamt geltend gemacht und von diesem erstattet werden kann. Diese ist ausschließlich für die inländische Mehrwertsteuer statthaft.

Mehrwertsteuer: Das gilt innerhalb der EU

Die Mehrzahl der Geschäftsvorfälle bezüglich Tanken und Laden kommt sicherlich innerhalb der Europäischen Union vor. Innerhalb der Europä­ischen Union ist die Gegenseitigkeit bei allen Staaten gegeben. Hier ist die Vorgehensweise recht einfach. Die innerhalb der Europäischen Union im Binnenmarkt gezahlte Mehrwertsteuer kann im Rahmen des Vorsteuervergütungsverfahrens (§ 15 Abs. 2, § 18h UStG i. V. m. EU-Richtlinie 2008/9/EG) geltend gemacht werden.

Dabei sind die Erstattungen nicht auf den um Inland derzeit gültigen Mehrwertsteuersatz begrenzt. Es werden die im jeweiligen EU-Land geltenden Mehrwertsteuersätze (zum Beispiel Polen 23 %, Österreich 20 %) angewendet. Das Vorsteuervergütungsverfahren ist ein spezielles Verfahren, mit dem Unternehmen sich die im Ausland gezahlte Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer) für geschäftlich veranlasste Ausgaben erstatten lassen können, wenn im EU-Ausland Leistungen bezogen werden, der Betrieb im EU-Ausland aber keine eigene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) oder Betriebsstätte hat.

In den Genuss dieses Verfahrens kommen die im Inland zum Vorsteuerabzug berechtigten Unternehmer und Unternehmen. Das Verfahren wird durch das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) auf Antrag des Unternehmens initiiert und ist in der heutigen Zeit selbstverständlich online möglich. Die Bearbeitung erfolgt durch die jeweiligen Mitgliedstaaten (§ 18g UStG).

Die Erstattung der MwSt. ist auf die jeweilige Höhe im Bezugsland begrenzt.

Umsatzsteuer: Ausschlussfristen beachten

Wichtig ist hierbei, die Ausschlussfrist für die Beantragung der Erstattung zu beachten. Diese ist spätestens der 30. September des Folgejahres. Nach Ablauf der Ausschlussfrist eingereichte Anträge führen nicht mehr zu einer Erstattung durch die ausländischen Finanzämter.

Dabei macht es nur unwesentliche Unterschiede, ob es sich um einen Tankvorgang oder Ladevorgang handelt. Bei beiden Vorgängen kommt es darauf an, wie die Umsatzsteuer­erstattung des jeweiligen Erstattungsstaates geregelt ist. Grundlage für beides ist die Mehrwertsteuer-Richtlinie (EU-RL 2006/112/EG). Die Ladevorgänge gelten in der Regel als Lieferung von Elektrizität, somit als steuerbare Leistung, vergleichbar mit dem Tanken fossiler Kraftstoffe.

Zwar ist das Recht der Umsatzsteuer innerhalb der Europäischen Union im Allgemeinen harmonisiert. Die Europäische Union wäre aber nicht die Europäische Union, wenn alles überall gleich wäre. So wird nur die Mehrwertsteuer erstattet, die ein Unternehmer des jeweiligen Staates, in dem die Leistung erbracht wird, zurückverlangen kann. Dies kann zu erheblichen Einschränkungen der Erstattung bei einzelnen Mitgliedstaaten führen.

Mehrwertsteuer: Regeln in Polen

So wird etwa in Polen nach der gültigen Norm (Art. 86a Ustawy o VAT vom 11. März 2004) grundsätzlich die volle Mehrwertsteuer nur für Tankvorgänge bei Lkw erstattet. Für Pkw gilt eine abgestufte Vorgehensweise. Ein vollständiger Abzug bei Pkw ist nur möglich, wenn das Fahrzeug zum Anlagevermögen gehört, betriebsnotwendig ist und ein Fahrtenbuch geführt wird, also nur für exklusiv geschäftliche Nutzung. Wenn das Fahrzeug im Anlagevermögen ist, aber kein Fahrtenbuch vorliegt, können lediglich 75 % der Mehrwertsteuer erstattet werden.

Ein hälftiger Abzug erfolgt bei Fahrzeugen gemischter Nutzung (privat und betrieblich) bei denen kein Fahrtenbuch geführt wird. Die Vorsteuer auf Ladestrom folgt parallel dazu derselben gesetzlichen Regelung. Die Mehrwertsteuer ist nur teilweise abziehbar, wenn das Fahrzeug nicht ausschließlich geschäftlich genutzt wird.

Regeln in Österreich

Bei unseren Nachbarn in Österreich wiederum gelten die Regelungen des österreichischen Umsatzsteuergesetzes (hier § 12 Abs. 2 Ziffer 2 lit. b UStG). Ein österreichischer Unternehmer kann grundsätzlich die Benzinkosten für Pkw nicht erstattet verlangen, wohl aber für Lkw und Busse. Auch hier gilt: keine Regel ohne Ausnahme. Handelt es sich bei dem Pkw um ein Fahrschulfahrzeug, einen Vorführwagen oder ein Fahrzeug zur gewerblichen Personenbeförderung, dann kann die Vorsteuer doch geltend gemacht werden.

Auch hier ist ein Vorsteuerabzug auf Ladestrom aufgrund der gleichen Norm bei reiner betrieblicher Nutzung möglich. Praktische Einschränkungen sehen die österreichischen Steuerbehörden jedoch bei Ladevorgängen an öffentlichen Stationen ohne Namensnennung des Unternehmens (z. B. Roaming-App ohne ordentliche Rechnung). Es kommt also auf die Rechnungsausstellung an.

Außerhalb der EU

Auch die Erstattung der Mehrwertsteuer aus Drittstaaten ist möglich. Dies geschieht allerdings nicht zentral in Deutschland, sondern muss bei dem jeweiligen Drittland beantragt werden. Jedes einzelne Drittland hat eigene Verfahren und Anträge sowie unterschiedliche Behörden.

Eine Auflistung der Staaten, bei denen dies möglich ist, wird durch das Bundesfinanzministerium (BMF) zur Verfügung gestellt. Momentaner Anhaltspunkt ist noch das BMF-Schreiben vom 9.11.2022-III C 3-S 7359/19/10005:001 (BStBl. 2022 I S. 1585), das unter anderem auch Länder wie die Schweiz, Andorra, Liechtenstein, den Vatikanstaat, Grönland und San Marino auflistet. Regelmäßig muss die Unternehmereigenschaft gegenüber dem Staat, bei dem die Erstattung der Mehrwertsteuer beantragt wird, nachgewiesen werden. Dies geschieht in aller Regel durch eine Bescheinigung des örtlichen Finanzamtes.

Kürzere Fristen

Auch hier ist die Ausschlussfrist für die Beantragung der Erstattung zu beachten. Diese ist normalerweise der 30. Juni des Folgejahres, also früher als bei den Erstattungen durch die EU-Staaten. Die Formulare sind in der jeweiligen Landessprache einzureichen. Hilfestellung geben die deutschen Außenhandelskammern und einige private Dienstleister, die die unterschiedlichen Regelungen als Geschäftsmodell entdeckt haben. Wie in der EU gibt es auch hier Einschränkungen durch die jeweilige Gesetzgebung, die die Mehrwertsteuer betrifft.

Regeln in der Schweiz

So bilden hier beispielsweise in der Schweiz das Mehrwertsteuergesetz (MWSTG) und die zugehörige Verordnung (MWSTV) die Grundlage für die Erstattung. Insbesondere Art. 107 Abs. 1 lit. b MWSTG ("VAT refund to companies with their domicile on foreign territory") legt dar, wann eine Rückerstattung verlangt werden kann.

Art. 151-156 MWSTV legt fest, dass das beantragende Unternehmen seinen Wohnsitz, den Sitz oder die Betriebsstätte außerhalb der Schweiz/Liechtenstein haben muss, es in diesen Ländern nicht registriert ist und dort keine steuerpflichtigen Leistungen erbringt. Die Rechnungen müssen formell geprüft sein (Art. 26 Abs. 2 MWSTG). Es werden nur Mehrwertsteuersummen von insgesamt mindestens 500,00 SFR pro Jahr erstattet.

Die Antragsfrist ist der 30. Juni des Folgejahres und es ist nur ein Antrag pro Kalenderjahr bei der Eidgenössischen Steuerverwaltung zulässig. Die Einreichung von Originalrechnungen ist seit der Gesetzesänderung zum 1. Januar 2025 nicht mehr nötig. Eine spezielle Regelung für die Erstattung beim Laden von E-Fahrzeugen gibt es in der Schweiz nicht. Da Strom aus umsatzsteuerlicher Sicht als Lieferung eines körperlichen Gegenstands qualifiziert wird, ist der Bezug von Ladestrom an öffentlichen Ladesäulen grundsätzlich erstattungsfähig - vorausgesetzt, es liegt eine formell ordnungsgemäße Rechnung vor, die insbesondere die vollständige Anschrift des Leistungsempfängers sowie den anwendbaren Steuersatz ausweist.

Tank- und Ladekarten

Verwirrung gestiftet hat das BMF mit dem Schreiben vom 21.1.2025, Az. III C 2 S 7116/00010/005/168. Es bezieht sich dabei auf die Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofes (EuGH) des Jahres 2019 zu dem Urteil vom 15. Mai 2019, Rs. C-235/18, Vega International. Dieses Urteil wiederum fußt auf einer Entscheidung vom 6. Februar 2003, Rs. C-185/01, Auto Lease Holland.

Sechs Jahre nach der letzten Entscheidung will das BMF-Schreiben nunmehr einheitliche Maßstäbe festlegen. Aufgrund der verschiedenen Beziehungen der Leistungen war die mehrwertsteuerrechtliche Beurteilung lange ungeklärt, da zwar der Tankkarteninhaber den Kraftstoff vom Kraftstofflieferanten, der Tankstelle bzw. dem dahinterstehenden Mineralölkonzern, abnahm, die Abrechnung aber an den Tankkartenherausgeber erfolgte, der wiederum mit dem Tankkarteninhaber abrechnete.

Bisher gingen die beteiligten Unternehmen von der Lieferkette "Kraftstofflieferant - Tankkartenherausgeber - Tankkarteninhaber" aus, mithin einem klassischen Kommissionsgeschäft. Der EuGH stellte aber klar, dass die Lieferung des Kraftstoffes vom Kraftstofflieferanten nur an den Karteninhaber erfolgte, da allein dieser die unmittelbare Verfügungsgewalt am Kraftstoff erlangte. Der Karten­herausgeber wiederum finanziert lediglich im Rahmen einer vertraglich vereinbarten Kreditgewährung die Leistung an den Karteninhaber.

Für die Unternehmen bedeutet dies, dass es maßgeblich auf die Ausgestaltung der Verträge ankommt, ob eine Vorsteuerabzugsberechtigung vorliegt oder nicht. Entscheidend ist, ob das Unternehmen als Tankkarteninhaber direkt die Rechnungen des Kraftstofflieferanten an die Tankkarteninhaber (und nicht vom Kraftstofflieferanten an die Kartengesellschaft) erhält.

Bei der Tank- oder Ladekarte hängt es von der jeweiligen Vertragsgestaltung ab.

Entwarnung beim Leasing

Erfolgt die Ausgabe der Tankkarte im Zusammenhang mit einem Fahrzeugleasingverhältnis, kann ein Anpassungsbedarf unter Umständen entfallen oder sich auf ein Minimum beschränken. In derartigen Fallgestaltungen greift die Finanzverwaltung bereits seit über zwei Jahrzehnten auf die im BMF-Schreiben vom 21. Januar 2025 in Verbindung mit dem BMF-Schreiben vom 15. Juni 2004 niedergelegten Grundsätze zurück. Vertragsverhältnisse in diesem Bereich wurden daher regelmäßig unter Berücksichtigung dieser Verwaltungspraxis ausgestaltet.

Regeln für E-Fahrzeuge

Das BMF hat sich zu der rechtlichen Lage bei Ladeleistungen bei E-Fahrzeugen nicht geäußert, obwohl die Situation durchaus vergleichbar erscheint. Hingegen hat der EuGH in einem Urteil vom 17. Oktober 2024 (Rs. C-60/23, Digital Charging Solutions) diese von den Tankkartenfällen unterschieden und hier ein Kommissionsgeschäft festgestellt.

Es bleibt offen, ob das BMF-Schreiben vom 21. Januar 2025 künftig auch auf die Lieferung von Strom für Elektrofahrzeuge Anwendung finden wird. Derzeit erstreckt sich der Anwendungsbereich ausdrücklich nur auf flüssige Kraftstoffe. Wie vom EuGH bestätigt, gilt aus umsatzsteuerlicher Sicht auch Strom als Lieferung eines körperlichen Gegenstands. Damit betrifft die Durchführung von Ladevorgängen mittels Karte oder App die durch den EuGH angenommene Konstellation im Rahmen eines Drei-Parteien-Verhältnisses.

Fazit Erstattung bei Tanken und Laden

Die Kernfrage der Erstattung ist mithin, ob mit dem jeweiligen Staat, in dem die Leistung bezogen wird, eine Gegenseitigkeitsvereinbarung besteht und in welchem Rahmen der jeweilige Staat für seine eigenen Unternehmen eine Erstattung vorsieht. Aufgrund dieser Regel gibt es nahezu für jeden Staat im inner- und außereuropäischen Ausland Besonderheiten - und zum Teil deutliche Unterschiede.

Selbst im vereinfachten System der Europäischen Union bedarf es der Analyse der jeweiligen gesetzlichen Regelungen. Am Ende des Tages obliegt es wirtschaftlichen und unternehmerischen Kriterien, ob gezielt Steuervorteile genutzt werden können. Für diejenigen, die aufgrund der Reichweite des Tankes oder der Batterie ohnehin die Leistungen im Ausland in Anspruch nehmen müssen, unterliegen der Macht des Faktischen. In jedem Fall ist seitens der Unternehmen eine enge Zusammenarbeit mit den steuerberatenden Berufen angeraten.