Der Teufel steckt im Detail

Teil 7: Fahrzeugübergabe | Fuhrparkverwalter, die Autos ausgeben – sei es temporär oder als regulären Dienstwagen –, sollten die Übergabeprozesse genau durchleuchten. Eine lückenlose Dokumentation beugt Ärger vor.

— Wird ein Flottenauto an Dritte übergeben, gibt es einiges zu beachten. Die Weitergabe kann im Zuge eines planmäßigen Wechsels, aufgrund von unvorhersehbaren Ereignissen oder auch regelmäßig erfolgen. Bei der Dokumentation der zugehörigen Prozesse sollte man nicht ausschließlich an Poolfahrzeuge denken.

Auch bei fest zugeordneten Fahrern wird in der Praxis häufiger ein Fahrzeug an einen anderen Mitarbeiter weitergereicht. Sei es, dass ein neuer Vertriebsmitarbeiter in der Probezeit das Auto seines Vorgängers übernimmt, ein Dienstwagen mit zu hohen oder niedrigen Fahrleistungen gegen Leasingende in einen anderen Unternehmensbereich wechselt oder ein Pkw über einen kurzen Zeitraum wegen einer Veranstaltung oder einer betrieblichen Umorganisation an anderer Stelle benötigt wird.

Darüber hinaus kann es vorkommen, dass ein externer Dienstleister ein Fahrzeug über eine bestimmte Zeit hinweg in seiner Obhut hat. Dies ist etwa bei einem Standortwechsel oder bei einer Dienstleistung – wie bei einer Folienbeklebung oder einem Innenausbau – denkbar.

Um eine Übergabe „wasserdicht“ zu gestalten, sollte man neben dem Zeitpunkt der Übergabe auch den Fahrzeugzustand, die Ausstattung und den Grund für den Wechsel genau dokumentieren.

Dokumentation der Übergabe | Werden Fahrzeuge von einem Mitarbeiter an einen anderen übergeben, sollte immer die Fuhrparkverwaltung involviert sein. Nur auf diese Weise ist gewährleistet, dass es zu keinem Zeitpunkt zu offenen Fragen über den Nutzer kommt. Grundsätzlich sollte man dabei immer jeweils das Datum der Übergabe, die genaue Uhrzeit sowie den Kilometerstand registrieren.

Um Zeitpunkt und Kilometerstand festzuhalten, reicht theoretisch ein Fahrtenbuch vollkommen aus. Allerdings sollte der Flottenchef an seinem Arbeitsplatz immer darüber informiert sein. Eine Fuhrparksoftware, die den Fahrerwechsel dokumentiert, ist hier hilfreich. Bei kleineren Flotten kann diese Aufgabe aber auch eine Excel-Tabelle übernehmen. Verschwindet dann das Fahrtenbuch oder einzelne Eintragungen sind nicht klar lesbar, kann immer noch auf die Software zugegriffen werden.

Überprüfung des Fahrzeugzustands | Neben Datum und Kilometerstand sollte man auch dem Fahrzeug selbst Aufmerksamkeit widmen. Hier ist es wichtig, dass der Wagen zum Zeitpunkt der Übergabe auf Schäden und eventuell fehlendes Equipment überprüft wird. Andernfalls wird es sehr schwierig, einen Mitarbeiter wegen eines nicht gemeldeten Unfalls oder fehlender Sicherheitsausstattungen zu belangen.

Gewissenhafte Flottenverantwortliche sollten hierfür ein Übergabeformular benutzen. Vorlagen findet man im Internet, zum Beispiel beim Club der Fuhrparkverwalter (www.fuhrparkverwalter.de).

In dem Übergabeprotokoll werden neben den Basisdaten (Kennzeichen, vorherige/neuer Fahrer, Kilometerstand, Datum) auch das Vorhandensein der Sicherheitsausstattung (Warndreieck, Verbandskasten, Warnweste, Zurrgurte) und des individuellen Fahrzeugumfangs (Boardbuch, Tankkarte, Navigations-CD, Ersatzschlüssel, Fahrzeugpapiere, Radiokarte) eingetragen. Darüber hinaus werden Schäden als Text und eventuell in einem Schaubild dargestellt und die Art, der Umfang und der Zustand der Bereifung festgehalten.

Eine Kopie des Übergabeprotokolls sollte jeweils der Fuhrparkverwalter, der vorherige und der aktuelle Nutzer erhalten. Noch besser: eine Fuhrparksoftware, in der ein Scan des Übergabeprotokolls beim jeweiligen Fahrzeug abgelegt werden kann. Die betroffenen Mitarbeiter erhalten dann eine Kopie in Form eines pdf-Dokuments.

Weitergabe an Dienstleister | Wer seine Autos an Dritte übergibt, sollte natürlich ebenfalls den Zeitpunkt der Übergabe, den Kilometerstand und den Zustand dokumentieren. Dies gilt vor allem für Unternehmen, die Fahrzeuge verbringen, sich um den saisonalen Reifenwechsel kümmern oder sonstige Arbeiten durchführen.

Auch hier sollten Vorschäden festgehalten werden. Professionelle Anbieter sollten eigentlich ein Formblatt für den Kunden vorsehen. Ist dies nicht der Fall, kann man hierfür auch das eigene Formular nutzen. Entsteht dann tatsächlich ein Transportschaden, kann dieser anhand der Dokumente genau dargestellt und eventuell bei einer Versicherung des Transporteurs eingereicht werden.

Ausleihungen an Dritte | Kontrolle von Zeitpunkt und Zustand sollte auch in diesem Fall als Standard gelten. Vermietet man das Auto an Mitarbeiter für Privatfahrten (etwa einen Transporter für einen Umzug), an ein anderes Unternehmen oder betreibt man Carsharing, sind darüber hinaus auch immer Sauberkeit und Tankinhalt von Bedeutung.

Wer verhindern will, dass seine Autos stark verschmutzt oder mit leerem Tank in der Garage stehen, sollte sich hier eine sinnvolle Abrechnungsmodalität überlegen. Man kann dem Vormieter zum Beispiel die Waschgebühren, ein eventuelles Nachtanken und eine hierfür angemessene Servicepauschale in Rechnung stellen.

Verleih von Poolfahrzeugen | Am häufigsten finden Übergaben in einem Poolfuhrpark statt. Hier gilt es, je nach Anforderungen an den Pool und an hausinterne Regelungen, die richtigen Prozesse für die eigene Flotte zu finden. Oft nutzt ein Mitarbeiter nur selten und in unregelmäßigen Abständen ein Fahrzeug. Aus diesem Grund ist es meist sinnvoll, dem Fahrer vor Fahrtantritt seine Pflichten und Aufgaben im Umgang mit dem Auto zu erklären und schriftlich mit auf den Weg zu geben.

Am einfachsten lässt sich dieses durch einen „Leihvertrag“ bewerkstelligen. Das Dokument enthält sowohl das Datum als auch den Kilometerstand bei der Fahrzeugübernahme und dokumentiert gleichzeitig eine eventuell notwendige Führerscheinkontrolle. Es wird sowohl vom Fahrer als auch vom ausgebenden Mitarbeiter unterschrieben und zusätzlich zu einem Fahrtenbuch geführt – gemäß einer doppelten Buchführung.

Auch wenn das Fahrtenbuch unvollständig oder verschollen ist, kann der Fuhrparkverwalter anhand der Leihverträge den jeweiligen Fahrer ermitteln. Darüber hinaus sollte der Fahrer bei Auffälligkeiten im Fahrverhalten oder bei Schäden diese im Fahrtenbuch vermerken oder – noch besser – bei der Rückgabe direkt dem Fuhrparkverantwortlichen melden. Damit Ausrüstungsgegenstände (Warnweste, Fahrzeugpapiere) nicht verschollen gehen, sollte man diese separat verwahren und dem Mitarbeiter bei der Entleihung mit aushändigen.

Den Zustand eines Poolfahrzeugs sollte der Flottenbetreuer in regelmäßigen Abständen selbst kontrollieren, etwa mithilfe eines Formblatts, in dem alle wichtigen Details zum Fahrzeugzustand dokumentiert werden. Neben eventuellen Schäden sollte hier auch die Ausstattung (Warndreieck, Verbandskasten, Warnweste und Ähnliches) überprüft werden. Eine Kopie dieser Unterlagen kann dem Fahrer ausgehändigt werden. Hierdurch kann der Mitarbeiter selbst überprüfen, ob schon im Vorfeld Schäden vorhanden waren. Bei Flotten mit großem Pool kann auch eine elektronische Lösung im Fahrzeug oder eine Spezialsoftware zur Reservierung und Entleihung sinnvoll sein.

| Peter Hellwich

Weitergabe von Fahrzeugen | Häufige Stolperfallen

Unterlagen: Gerade bei Poolautos sind Fahrtenbücher oft nicht vollständig. Darüber hinaus kommt es auch zu unleserlichen Eintragungen oder die Kilometerangaben weisen Lücken auf. Dies könnte darauf hinweisen, dass ein unbefugter Dritter das Fahrzeug ausgeliehen hat. Hier kann ein elektronisches Fahrtenbuch Abhilfe schaffen.

Schäden: Beschädigungen am Pool-Fahrzeug oder an den Reifen sind oft nicht nachvollziehbar. Hier helfen meist nur eine stärkere Kontrolle und eine Befragung der Mitarbeiter weiter. Wird dies konsequent durchgeführt, sinkt in der Folgezeit meist auch die Anzahl der nicht gemeldeten Schäden.

Verschmutzung: Eine Poolflotte, die nicht regelmäßig kontrolliert wird, leidet meist nach einiger Zeit unter deutlichen Abnutzungs- und Verschmutzungserscheinungen. Eine konsequente Kontrolle und die Verrechnung der entstandenen Schäden an die Nutzer können hier weiterhelfen.

Fahrerwechsel: Werden bei einer Weitergabe von fest zugeordneten Fahrzeugen Vorschäden nicht separat dokumentiert, ist bei einer Leasingrückgabe oft nicht klar, wer den Schaden verursacht hat. Zur Not sollten die Pkw dann separat begutachtet und die Übergabe sollte nur im Beisein des Fuhrparkverwalters vorgenommen werden.

Kleinschäden: Wird ein Pkw mit geringen „Einparkspuren“ übergeben, kann die Vorsicht des neuen Nutzers darunter leiden. Ist die Stoßstange dann komplett ruiniert, wird die Schuld auf den früheren Nutzer geschoben. Hier sollte man zusätzlich zu einem Übergabeprotokoll Fotos der Autos anfertigen.

Fahrerermittlung: Wenn sich die Polizei beim Flottenchef meldet, um den Fahrer eines Fahrzeugs zu ermitteln, und der eigentliche Nutzer behauptet, den Pkw nicht benutzt zu haben, klärt sich das bei richtiger Dokumentation rasch auf. Unter Umständen hat sich ein anderer Mitarbeiter das Auto für eine Besorgung ausgeliehen, der Mitarbeiter hat sein Fahrzeug an diesem Tag dem Ehegatten überlassen oder ein Dienstleister hat bei der Verbringung des Fahrzeuges einen Strafzettel kassiert. Schwieriger wird es, wenn Betriebsfahrzeuge untereinander getauscht wurden und die Fahrtenbücher nicht ordentlich geführt werden.