Detaillierte Vorgaben
Ein Workshop von Alphabet zum Thema Car Policy zeigte Fuhrparkverantwortlichen die Wichtigkeit einer Dienstwagenordnung auf und welche Aspekte darin unbedingt zu regeln sind.
D er Nutzer darf im Dienstwagen grundsätzlich alles machen, was nicht ausdrücklich verboten wurde. Ein juristisches Minenfeld. Übrigens ist das Thema Firmenwagen hierzulande so individuell gehalten wie sonst fast nirgends. Ein Grund mehr, den eintägigen Workshop des Leasingunternehmens Alphabet zum Thema Car Policy im oberbayerischen Beilngries zu beleuchten.
Da bereits die Fahrzeugwahl die Kostenstruktur des Fuhrparks direkt beeinflusst, sind bestimmte Vorgaben für das Anschaffen oder auch das Nutzen eines Firmenfahrzeugs in einer Dienstwagenordnung festzulegen. Der Referent Helmut Pätz klärte die Teilnehmer auf, welche Bestandteile auf jeden Fall Eingang finden sollten. „Unbedingt klar geregelt sein muss, wer bei Unfällen für den Schaden aufkommt“, betonte er. So müsse in der Car Policy festgezurrt werden, wie hoch die Selbstbeteiligung für den Einzelnen ausfalle. „Der Firmenwagen ist für den Mitarbeiter wie ein Schreibtisch mit PC“, sagte der Referent. Es könne massive rechtliche Folgen für den Halter haben, wenn der Nutzer zu viel Freiraum habe, erläuterte Pätz die Problematik der Halterhaftung und empfahl deshalb, die verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens an der Ausgestaltung der Car Policy mitwirken zu lassen.
In Gruppenarbeit fixierten die Teilnehmer die Vollkostenbetrachtung, die Definition eines bestimmten Personenkreises, der dienstwagenberechtigt ist, das Gehaltsumwandlungsmodell oder auch die Fahrzeugauswahl als markante Bestandteile einer Car Policy. Auch die Pflichten für den Fahrer und die sich ständig ändernden Sicherheitsvorschriften sollten geregelt sein. Die Anwesenden lernten, dass die Fahrzeughalter rechtlich in vielen Fällen auf der sicheren Seite seien, wenn eine Fahreranleitung im Handschuhfach liege. „Egal, was in die Car Policy aufgenommen wird, die Vorgaben müssen immer eindeutig definiert sein“, stellte eine Fuhrparkleiterin fest.
Eine große Rolle spiele auch, ob es sich um ein reines Motivationsfahrzeug im Sinne eines Statussymbols oder um ein reines Funktionsfahrzeug handele und wie hoch jeweils der Anteil der privaten Nutzung sei – dementsprechend sind die Ausstattungsfeatures zu wählen. Diese sollten die Fahrer entlasten, gleichzeitig motivieren sowie den Restwert des Fahrzeugs verbessern. Im Fall der überwiegend privaten Nutzung sei der Firmenwagen gegen Gehaltsverzicht sinnvoll. „Jedoch muss die Arbeitssicherheit immer zu 100 Prozent stimmen“, betonte Pätz.
In der Car Policy steht im Idealfall, welche Mindestausstattungen vorhanden sein müssen, aber auch, welche Features nicht erlaubt sind. Da das Firmenfahrzeug immer ein Aushängeschild für ein Unternehmen sei, sollte auf ungewöhnliche Lackierungen, breite Reifen, Sportfelgen oder auch Tuning verzichtet werden. Zudem sollten Dienstwagen auch immer den Richtlinien der UVV entsprechen.
Stephanie Neumeier
