Geschärfter Blick

_ Technolit verabschiedet sich im Pkw-Fuhrpark vom Full-Service-Leasing. Mit Beginn des Jahres hat das Unternehmen begonnen, die Fahrzeuge nur noch im Finanzleasing plus Rate für Wartung und Verschleiß sowie Steuern/Gebühren zu beziehen. Alle anderen Bausteine werden künftig intern in Kooperation mit Dienstleistern gemanagt. Dadurch soll die Total Cost of Ownership (TCO) sinken. Wie hoch die Synergien und Einsparungen sein werden, kann Fuhrparkleiter Thomas Fuhge noch nicht konkret beziffern, da er sich mit seinem fünfköpfigen Team mitten im Umstellungsprozess befindet. Er kalkuliert jedoch - Kraftstoff ausgenommen - insgesamt mit zehn bis 15 Prozent weniger Ausgaben pro Jahr, wenn der Wandel vollzogen ist.

Um die Entwicklungen in den einzelnen Bereichen überhaupt verfolgen zu können, intensiviert er die Nutzung der Fuhrparkmanagement-Software Fleet+ von Carano."Die Anwendung wurde 2014 als lokale Lösung implementiert und hat das Management mit Excel-Listen und Papier weitgehend abgelöst. Aufgrund des Full-Service-Leasing hat es dann eher als Fahrzeugdatenbank und zur Rechnungserfassung gedient", sagt Fuhge. "Nun erfassen wir die Kosten auch in vielen kleineren Rastern und stellen Reportings nach individuellen Kennzahlen zusammen." Dabei fließen seine Expertise als Kfz-Meister und langjährige Führungskraft bei einem mittelständischen Fuhrparkmanagement-Dienstleister in den Ausbau ein, seitdem er Mitte 2017 den Job bei Technolit angetreten hat.

Regeln für Datenlieferungen festgelegt

Der Blick richtet sich folglich nicht mehr nur auf die Gesamtkosten. Die Ergebnisse und Trends in den einzelnen TCO-Gruppen sollen genauso transparent werden. Zu diesem Zweck hat erst einmal eine Konsolidierung der vorhandenen Zahlen stattgefunden."Wir haben im Herbst angefangen, Vorgaben für alle Lieferanten zu machen, welche Daten sie in welcher Form zu übermitteln haben. Damit wollen wir ein einheitliches Datenniveau erreichen", so der Fuhrparkleiter. Denn die Abrechnungsqualität der einzelnen Leasinggeber klafft stark auseinander. Während die einen alle Kostenbausteine nachvollziehbar aufgliedern, haben andere nur die zwei Posten Finanz- plus Gesamtservicerate ausgewiesen. Hierzulande legen inzwischen alle ihre Daten nach den Anforderungen von Technolit dar. Nur im europäischen Ausland hat Fuhge noch zwei Leasinggeber auf dem Zettel, die ihr Reporting ändern müssen. Ziel ist es schließlich, die Ausgaben pro Fahrzeug auf einer belastbaren Datenbasis zu sehen und bei Steigerungen beispielsweise durch Verhandlungen mit den Dienstleistern gegensteuern zu können.

Besonders im Fokus stehen die Finanzleasingraten als größter Kostenblock."Wir leasen viele Standardfahrzeuge im Bündel, weshalb es sich lohnt, die Preis- und Restwertentwicklungen zu beobachten und schon kleine Verbesserungen von zehn Euro in der monatlichen Rate zu erzielen", sagt Fuhge. Daneben sind etwa im noch laufenden Full-Service die Rate für Wartung und Verschleiß, Reifen und Kfz-Versicherung ein Thema.

Rechnungsprüfung

Zugleich wird die Rechnungsstellung auf Sammelrechnungen getrimmt, um die Administration bei weiter wachsender Flotte zu entlasten. Indem beispielsweise das Räder- und Reifenmanagement jetzt in interner Hand liegt und von einem Dienstleister nach einem festen Regelwerk bundesweit durchgeführt wird, sinkt der Bedarf an Rücksprache und es kommt dafür nur eine monatliche Abrechnung an.

Ein wichtiger Baustein ist für Technolit auch die Rechnungsbearbeitung, die mit der Fuhrparkmanagement-Software automatisiert verläuft."Wir müssen nicht jeden Datensatz manuell eingeben und bearbeiten, sondern dies erfolgt systemgestützt und wir müssen uns nur noch um die Datensätze kümmern, die das System auf Basis einer Plausibilitätsprüfung als fehlerhaft identifiziert hat", sagt Fuhge. Zu diesem Verfahren gehört, dass zum Beispiel jeder Vorgang zu Firmenwagen, die den Fuhrpark verlassen haben oder abgemeldet wurden und dadurch inaktiv gestellt sind, gemeldet wird. Diese Fälle werden getrackt, um Kosten aus dem vorherigen Monat noch prüfen und abschließen zu können. Überdies wird sofort angezeigt, wenn in den einzelnen Kostenbereichen der vereinbarte Betrag jenseits einer Rundungsdifferenz von zwei Euro überschritten wird. Die Schwerpunkte für die interne Verwaltung hat der Fuhrparkleiter mit Carano erarbeitet.

Systemeinsatz im Alltag

Am häufigsten greift das Team auf die Wiedervorlage von Vorgängen aus den verschiedenen Bereichen von Fleet+ zurück. "Durch die konsequente Nutzung der'Aktion' genannten Wiedervorlagefunktion geht nichts verloren. Die fristgerechte Bearbeitung von Vorgängen, auch über einen längeren Zeitraum, ist gewährleistet", betont Fuhge."Gerade in Bereichen, in denen es auf Bearbeitungs- und Verjährungsfristen ankommt, wie im Schadenmanagement oder bei gesetzlichen Anforderungen, bedeutet diese Funktion einen echten Mehrwert." Die Mitarbeiter planen mittels der Wiedervorlage ferner ihren Arbeitstag, indem sie die Aufgaben priorisieren und entsprechend abarbeiten.

Die IT-Optimierung ist damit nicht beendet. Vielmehr gibt es etliche Maßnahmen, die in den kommenden Monaten und im nächsten Jahr umgesetzt werden sollen. Eine davon ist die Anbindung des Rechtsanwaltes an das System, mit dem das Unternehmen im Schadenmanagement kooperiert. Er soll Zugang zu Fleet+ erhalten, um sich die Fälle für ihn abholen und seine Dokumente ablegen zu können. Für Fuhge ist auf diese Weise der Bearbeitungsstand des Vorgangs jederzeit einzusehen und verfolgbar.

Demnächst erhält auch das Controlling noch Zugang. Die zuständigen Mitarbeiter in dieser Abteilung sollen sich die Zahlen für ihre betriebswirtschaftlichen Auswertungen dann selbst ziehen und validieren können. Diese liefert aktuell der Fuhrparkleiter regelmäßig zu. Ungeachtet dessen soll die Tankkartenabrechnung durch die Bündelung in allen Ländern mit Firmenwagen bei einem Anbieter vereinfacht und die Prozesse weiter digitalisiert werden. Fuhge resümiert: "Wir werden weiter hart arbeiten, um unsere Prozesse zu optimieren und das Niveau der TCO unserer Fahrzeuge weiter zu verbessern."

• Ausgabe 08/2018 Seite 16 (194.7 KB, PDF)