_ Ein Gespür für Risiken und Gefahren, die im Geschäftsalltag lauern, hat Bianka Martinez Elias von Berufs wegen entwickelt. Denn als Facility Specialist ist sie nicht nur für das Gebäudemanagement des Pharmaunternehmens Celgene in der deutschen Niederlassung verantwortlich, sondern fungiert zusätzlich noch als Sicherheitsbeauftragte. Praktisch, dass sie diese Kompetenz gleich auch auf ihre dritte Zuständigkeit übertragen kann, denn Bianka Martinez Elias kümmert sich auch um den Fuhrpark.
Risiken kennen
Sie kennt sich also doppelt aus, wenn es darum geht, welche rechtlichen Anforderungen zu erfüllen sind, wenn sich die Innen- und Außendienstmitarbeiter, die überwiegend die Dienstwagenberechtigten bei Celgene darstellen, ans Steuer setzen. Regelmäßige Führerscheinkontrolle, UVV-Prüfung und Fahrerunterweisung sind ihr folglich ebenso bekannt wie die Risiken, die entstehen können, wenn man diesen Pflichten nicht nachkommt. Nachdem die Führerscheinkontrolle schon seit Jahren mit der elektronischen Lösung eines externen Anbieters durchgeführt wurde, wollte die Fuhrparkverantwortliche auch die Dokumentation der UVV-Prüfung und die Fahrerunterweisung auf ein professionelleres Fundament als bisher stellen.
Bei der Fahrerunterweisung verließ sie sich hauptsächlich auf die Erstunterweisung ihres Leasinggebers bei der Fahrzeugübergabe. Anlässlich von Hauptuntersuchungen und Inspektionen waren die Dienstwagenberechtigten angehalten, einmal jährlich die UVV-Prüfung mitmachen zu lassen und ihr anschließend die Durchschrift zu senden."Es war sehr vage für uns. Deshalb habe ich gesagt: Nein, so können wir nicht weitermachen. Wir müssen das unbedingt dokumentieren", erinnert sich Martinez Elias.
Das hilfreiche Tool kam wie gerufen
Da der deutsche Fuhrpark von München aus gesteuert wird, die Fahrer gerade im Außendienst aber bundesweit verteilt sind und ihre Touren mit den Dienstwagen von zuhause starten, wollte sie eine Lösung, mit der sie in der Zentrale die Fäden in der Hand hält und ihre Fahrer aber einen möglichst geringen organisatorischen und zeitlichen Aufwand mit ihren Pflichten haben, und das zu überschaubaren Kosten. Über eine Veranstaltung ihres Leasinggebers kam sie auf den Autoflotte DriversCheck von Trias und schloss kurzentschlossen die Dokumentation der UVV-Kontrolle und die Online-Fahrerunterweisung ab."Es ist immer ganz schwierig, einen gemeinsamen Termin zu finden, um die Fahrer zu unterweisen. Denn sie sind in ganz Deutschland verteilt. Und da kam dieses Tool wirklich wie gerufen für mich", sagt Martinez Elias. "Sie müssen nirgendwo hinfahren, sie können es am Computer machen."
Nachdem die Fuhrparkverantwortliche auch die gewünschte datenschutzrechtliche Sicherheit von ihrem neuen Dienstleister hatte, ging die neue Lösung bei Celgene im September 2017 an den Start und unterstützt sie seitdem, ihre rechtlichen Pflichten zu erfüllen. "Das Tool ist sehr hilfreich für mich, weil ich jetzt wirklich weiß, wer es gemacht hat und wer nicht", findet Martinez Elias. Auch inhaltlich fühlt sie sich mit der DGUV-zertifizierten Fahrerunterweisung auf der sicheren Seite."Das Tool ist so entwickelt, dass es nach der gesetzlichen Vorgabe konzipiert wurde, welche Fragen zu stellen sind", sagt sie. Das Online-Training findet sie gut verständlich und auch die eingespielten Filmchen gefallen ihr sehr gut, weil die Inhalte noch einmal visualisiert würden."Dadurch kann man es sich besser merken", findet sie.
Den Aufwand bei der Einführung der Online-Unterweisung verschweigt sie nicht, denn es gehörte auch beim Pharmaunternehmen Überzeugungsarbeit dazu, die Fahrer von der Notwendigkeit des Trainings samt Abschlusstest zu überzeugen. Schließlich müssen sie die Module des E-Learnings zusätzlich zu ihrem Arbeitspensum absolvieren, was laut der Fuhrparkverantwortlichen aber in einer Dreiviertelstunde zu schaffen sei. Zudem muss das Training auch nicht am Stück durchlaufen werden, sondern lässt sich auch Kapitelweise erledigen. Nicht nur für inhaltliche Fragen, auch für das verpflichtende Abschlussgespräch, das nach Vorschrift der Berufsgenossenschaften zu einer erfolgreichen Unterweisung dazugehört, ist sie die Adressatin der Fahrer. Anschließend kann sie dieses digital dokumentieren.
Wesentliche Infos zur eigenen Sicherheit
Die jährliche Unterweisung findet sie sinnvoll, da sie glaubt, dass die Fahrsicherheit erhöht werden kann, wenn sich jeder Firmenwagenlenker über das E-Learning wiederkehrend mit sicherheitsrelevanten Themen wie der Sicherung von Unfallstellen oder der verbotenen Handynutzung am Steuer auseinandersetzen muss. Das Bewusstsein für Gefahren und Risiken werde geschärft."Ich finde schon, dass das sehr wesentliche Fragen und wesentliche Informationen sind, die man als Fahrer zur eigenen Sicherheit braucht", sagt Martinez Elias.
Sie selbst hat das Trainingsprogramm auch durchlaufen und kann so ihren dienstwagenfahrenden Kollegen gegenüber bekräftigen, dass sie es für sehr sinnvoll hält. "Dahinter steckt ja auch der Gedanke, dass es wirklich um ihre Fahrsicherheit geht und um ihre Gesundheit", findet sie - bei den DGUV-Vorschriften habe man sich schon etwas gedacht. Rund 90 Prozent der Fahrer sind ihrer Pflicht zur Unterweisung und UVV-Prüfung ein halbes Jahr nach der Einführung in etwa schon nachgekommen. Die geringe Minderheit, für die das System noch keine Durchführung anzeigt, wird sie nun gezielt per Mail kontaktieren. Nach einer stressigen Zeit für die Pharmafirma am Ende des vergangenen Jahres und einer großen Mitarbeiterschulung zu Beginn des neuen geht sie davon aus, dass sie die nun ruhigere Zeit für die Dienstwagenpflichten nutzen werden.
In Zukunft, so ihre Überzeugung, wird sich der Aufwand für sie deutlich reduzieren, wenn es im Herbst in die zweite Runde geht und das jährliche Training zur Fahrerunterweisung bei den Fahrern zur Normalität wird. "Wir müssen es machen. Und wie soll ich es besser machen als über dieses Tool? Ich denke, dann hätte ich noch mehr Arbeit", sagt Martinez Elias.
- Ausgabe 04/2018 Seite 22 (210.0 KB, PDF)