Günstigerer Abrechnungsmodus
Taggenaue Besteuerung | Wird der Dienstwagen weniger als 180 Mal pro Jahr für Fahrten zur Arbeit genutzt, kann der Nutzungswert von 0,03 auf 0,002 Prozent vom Listenpreis je Entfernungskilometer gesenkt werden.
— Das Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) vom 1. April 2011 – IV C 5 – S233/08/10010 – regelt die Details zur taggenauen Besteuerung des geldwerten Vorteils aus der Nutzung des Dienstwagens für Fahrten zwischen Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte (siehe auch Autoflotte 07/2011) und ist 2012 erstmalig ohne besondere Übergangsregelungen anwendbar.
Danach ist die sogenannte Zuschlagsbesteuerung der Höhe nach auf maximal 0,03 Prozent vom Listenpreis je Entfernungskilometer begrenzt. Wenn die Anzahl der tatsächlich durchgeführten Fahrten im Kalenderjahr jedoch unter 180 liegt, kann der Nutzungswert auch ohne Fahrtenbuch abgesenkt werden, und zwar auf 0,002 Prozent vom Listenpreis je Entfernungskilometer.
Lohnsteuerverfahren oder Veranlagung | Der Weg zur günstigeren Besteuerungsvariante führt über die monatliche Lohnabrechnung. Alternativ auch über die persönliche Einkommensteuererklärung, wenn zum Beispiel nicht vorhersehbar war, dass der Weg zur Arbeit mit dem Dienstwagen weniger als 180 Mal zurückgelegt wird, oder wenn sich der Arbeitgeber gegen die monatsgenaue Besteuerung dieser Fahrten sträubt. Das Verfahren muss nämlich am Anfang des Jahres für ein Jahr bindend gewählt werden, auch ein Fahrzeugwechsel ändert daran nichts.
Im Besteuerungsergebnis unterscheiden sich beide Varianten nur bei speziellen Fallkonstellationen: Werden die 180 Tage überschritten und erwartet der Arbeitnehmer gegen Ende des Jahres ein Dienstwagen-Upgrade, ist bei monatsgenauer Besteuerung mit 0,002 Prozent die Jahressumme des geldwerten Vorteils niedriger als bei Anwendung der 0,03-Prozent-Regelung. Denn die Versteuerung erfolgt nicht gleichmäßig nach Monaten, sondern die Nutzungstage werden so lange kumuliert, bis 180 erreicht sind, und dann endet sie. Die mit dem teureren Fahrzeug durchgeführten Fahrten werden so nur teilweise oder im Extremfall gar nicht erfasst.
Bei einem Downsizing tritt das gegenteilige Ergebnis ein: Die Anwendung des monatlichen 0,03-Prozent-Zuschlags ist günstiger.
Zweifelsfragen bei Nachweisen | Es fällt auf, dass die Finanzverwaltung bei Anwendung der monatsgenauen Abrechnung mit 0,002 Prozent je Entfernungskilometer nur eine schriftliche Auflistung des Arbeitnehmers mit den Tagen der Dienstwagennutzung für Fahrten zur Arbeit verlangt, die der Arbeitgeber als Beleg zu seinen Abrechnungsunterlagen nimmt. Dabei sind keine Angaben dazu erforderlich, wie der Arbeitnehmer an den übrigen, in der Auflistung nicht enthaltenen Tagen zur Arbeitsstätte gekommen ist.
Demgegenüber wird für den Veranlagungsfall, also bei Anwendung der 0,03-Prozent-Regelung auf der Lohnsteuerkarte mit anschließender Reduzierung des geldwerten Vorteils in der persönlichen Einkommensteuererklärung, davon gesprochen, dass darzulegen ist, an welchen Tagen der Dienstwagen tatsächlich für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte genutzt wurde. Dies impliziert, dass der Mitarbeiter durch Nachweise darlegen muss, warum er den Firmenwagen nicht für den Arbeitsweg genutzt hat, zum Beispiel wegen Krankheit, Urlaub, Dienstreise oder Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel. Das ergibt sich neben der Wortwahl auch daraus, dass der Steuerpflichtige grundsätzlich die Beweislast dafür trägt, dass ihm die steuerlichen Vergünstigungen, die er in Anspruch nehmen will, auch wirklich zustehen.
Zwickmühle für Arbeitgeber | Nach dem Wortlaut des BMF-Schreibens deutet sich an, dass sich der Arbeitgeber in einer Zwickmühle befindet: Die Auflistung mit den Tagen der Dienstwagennutzung für den Weg zur Arbeitsstätte darf keine erkennbaren Fehler enthalten. Was aber ist für ihn erkennbar? Schließlich hat der Arbeitgeber nur ein sehr beschränktes Auskunftsrecht, haftet aber andererseits für abgeführte Lohnsteuer und Sozialabgaben.
Zumindest ist Sorgfalt bei der Bewertung der vorliegenden Daten anzuraten, also beispielsweise ein automatisierter Abgleich der Arbeitnehmerangaben mit Reisekostenabrechnung, bewilligten Urlaubsanträgen und Krankmeldungen. Angesichts der überschaubaren Daten, die dem Arbeitgeber zur Verfügung stehen, wäre es nicht zu viel verlangt gewesen, wenn der BMF konkret genannt hätte, welche Prüfungsschritte er vom Arbeitgeber einfordert. Bei der jetzigen „Gummi“-Reglementierung ist zu befürchten, dass die Lohnsteuerbegünstigung auf (verständlichen) Widerstand bei den Arbeitgebern stößt. Absicht?
| Hans-Günther Barth
