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Es kann durchaus vorkommen, dass Sie für Fahrzeuge, die schon vor Monaten verkauft wurden, ein "Knöllchen" erhalten. Genauso kann es aber auch passieren, dass für dasselbe Vergehen gleich mehrere Strafzettel eintreffen oder dass ein Anhänger ohne Zugmaschine in einen Blitzer gerät. Auf jeden Fall sollten Sie sicherstellen, dass Verkehrsverstöße umgehend bearbeitet werden. Nur so können Sie vermeiden, dass aus einer einfachen Ordnungswidrigkeit ein Bußgeldverfahren mit zusätzlich anfallenden Bearbeitungsgebühren wird.

Aber auch bei größeren Vergehen macht es keinen Sinn, dies auf die lange Bank zu schieben. Der Fahrer erfährt dann erst mit Verzögerung von einer drohenden Strafe und hat eventuell Schwierigkeiten, die tatsächlichen Umstände zum Zeitpunkt des Vergehens nachzuvollziehen. Die Hoffnung, einem Fahrer durch "Liegenlassen" über die Verjährung zu helfen, ist meist illusorisch. Wird eine Behörde nämlich aktiv – zum Beispiel durch die Befragung des Halters – wird durch diesen Vorgang die Verjährung automatisch unterbrochen.

Normalerweise sollten Sie in der Lage sein, eine Ordnungswidrigkeit oder eine Anhörung innerhalb von drei Werktagen zu bearbeiten. Für die Urlaubszeit sollten Sie sich also dringend nach einer Vertretung umsehen, die in dieses Thema eingearbeitet ist.

Weitergabe oder Rücksendung?

Wie Sie im Einzelnen mit Bußgeldern verfahren und welche Prozesse bei Ihnen zum Tragen kommen, ist von der Größe des Fuhrparks und der Bedeutung der einzelnen Firmenwagennutzer abhängig. In der Praxis haben sich zwei unterschiedliche Vorgehensweisen etabliert. Bei der Weitergabe an den Fahrer wird der Bußgeldbescheid – zum Beispiel durch die hausinterne Post oder durch Versand an die Privatadresse des Mitarbeiters – direkt an den Fahrer übergeben. Ein Vorteil ist hierbei mit Sicherheit der hohe Servicecharakter für den Betroffenen.

Gerade bei schwereren Vergehen ist der Fuhrparkverwalter bereits im Vorfeld involviert und kann im Ernstfall – wie zum Beispiel bei einem drohenden Führerscheinentzug – den Fahrer beraten. Gemeinsam kann dann ein Anwalt mit dem Schwerpunkt Verkehrsrecht eingeschaltet werden oder es wird für die Zeit eines Führerscheinentzugs eine mögliche Übergangsregelung geplant. Denkbar wäre, einen anderen Mitarbeiter als Fahrer einzusetzen oder den Verkehrssünder in einen Bereich zu versetzen, bei dem keine Fahrtätigkeiten anfallen.

Die beschriebene Vorgehensweise hat aber auch einen gravierenden Nachteil: Bezahlt der Mitarbeiter den Strafzettel nicht oder der Beleg geht verloren, sind Sie als Halter in der Verantwortung. In den letzten Jahren ist es immer wieder vorgekommen, dass sich ein Mitarbeiter, dem gekündigt wurde, um alte Strafzettel nicht mehr kümmern wollte. Laufen die Geldstrafen – und eventuelle Punkte – dann in der Fuhrparkverwaltung auf, wird es schwierig, den Sachverhalt mit den zuständigen Behörden zu klären.

Einfacher und meist praktikabler ist da die Rücksendung des Strafzettels an die zuständige Behörde. Bei diesem Vorgang geben Sie einfach den fest zugeordneten Fahrer – oder bei Poolfahrzeugen den Nutzer zum fraglichen Zeitpunkt – an. Allerdings sollten Sie nicht behaupten, dass ein bestimmter Mitarbeiter den Verkehrsverstoß zu vertreten hat. Am besten, Sie geben nur ergänzende Angaben zum Fahrzeugnutzer an. Immerhin ist es ja denkbar, dass Ihr Fahrer das Lenkrad zum fraglichen Zeitpunkt an einen anderen Mitarbeiter oder an einen Familienangehörigen abgegeben hat.

Durch die Mitteilung des verantwortlichen Fahrzeugnutzers sind Sie erst einmal aus dem Schneider. Alles Weitere muss die Bußgeldbehörde dann direkt mit ihm ausmachen.

Da bei der zweiten Variante der Servicecharakter deutlich geringer ist, wählen viele Unternehmen mittlerweile eine Mischform aus beiden Abläufen. Da wird zum Beispiel der Strafzettel eines leitenden Angestellten hausintern bearbeitet, während bei den anderen Dienstwagenfahrern der Name an die Behörde gemeldet wird. Gerade Geschäftsführern und leitenden Vertriebsmitarbeitern, denen nur wenig private Zeit zur Verfügung steht, möchte man nicht zumuten, an einem lang ersehnten freien Wochenende die angefallenen Strafzettel abzuarbeiten.

Nach der Höhe bewerten

Häufig macht es auch Sinn, Bußgelder vor der Bearbeitung nach ihrer Höhe zu bewerten. Während einfache Knöllchen an die ausstellende Behörde gehen, wird bei Strafen, die ein Fahrverbot nach sich ziehen könnten, zuerst der Fahrer informiert und die wei-tere Vorgehensweise abgestimmt. Der Mitarbeiter kann dann selbst entscheiden, ob und wie er reagieren möchte. Auf jeden Fall hat er hierdurch ausreichend Zeit, um schon im Vorfeld den Rat eines Anwalts einzuholen.

Ist der Führerschein für den Mitarbeiter unverzichtbar, kann der Fahrer dann zusammen mit dem Anwalt beschließen, direkt nach Erhalt des Anhörungsbogens mit der Bußgeldstelle zu verhandeln. Eventuell lässt sich statt der Geldstrafe und eines Fahrverbots dann nur ein erhöhtes Bußgeld ohne Fahrverbot aushandeln.

Informationen, die Sie durch anfallende Bußgelder erhalten, sollten Sie auf keinen Fall gleich wieder vergessen. Erhält ein Fahrer wegen zu schnellen Fahrens oder Rotlichtverstößen regelmäßig Punkte, sollte Ihnen das auffallen. Bei einer zu starken Häufung sollten Sie bei dem Betroffenen dann außerplanmäßig den Führerschein kontrollieren. Auch ein offenes Gespräch kann dem Mitarbeiter die Dringlichkeit der Situation klar machen. Vielleicht gelingt es Ihnen ja, den Fahrer zu einer besonneneren Fahrweise zu bewegen oder zumindest durch den Besuch einer Nachschulung das Punktekonto des Mitarbeiters rechtzeitig zu verringern.

Prozesskosten gering halten

Um die Prozesskosten bei der Bearbeitung von Strafzetteln möglichst gering zu halten, sollten Sie auf einen schlanken und einfachen Ablauf achten. Die Bearbeitung eines Bußgeldes darf eigentlich nicht länger als zwei oder drei Minuten dauern. Zusätzliche Beratungen des Fahrers oder das Einschalten eines Verkehrsanwalts sind in dieser Zeitvorgabe natürlich nicht enthalten. Solche und ähnliche Aufwände sollten Sie auch eher dem Bereich "Fahrerbetreuung" zuschreiben.

Dauert die Abarbeitung in Ihrem Unternehmen zu lange, können Sie überlegen, die Aufgabe einem externen Dienstleister zu übertragen. Leasinggesellschaften und externe Flottenverwalter verlangen für die Bearbeitung von Strafmandaten in der Regel nur einige wenige Euro je Bußgeld. Die Gebühr beinhaltet dann auch die anfallenden Portokosten. Allerdings bieten die externen Verwalter oft keine individuelle Bearbeitung der Strafmandate an. Bußgelder werden dann grundsätzlich an die ausstellende Behörde unter Angabe des Fahrzeugnutzers gesendet. Mittlerweile gehen einige Leasinggesellschaften aber auch schon dazu über, die Benachrichtigung des Fahrers, des Fuhrparkverwalters und/oder der ausstellenden Behörde anzubieten.

Abläufe standardisieren

Um den Arbeitsaufwand für Bußgelder zu senken, können Sie selbst auch einiges unternehmen. Bei Weitergabe des Strafmandats an den Fahrer können Sie zum Beispiel ein Formblatt entwickeln, in dem dieser aufgefordert wird, sich um den Vorgang zu kümmern. Gleichzeitig können Sie eine Excel-Liste anlegen, in der Sie alle Vorfälle erfassen. Zahlt ein Mitarbeiter nicht rechtzeitig, können Sie den Sachverhalt umgehend nachverfolgen. Auf diese Weise können Sie dem Mitarbeiter im Ernstfall (wenn zum Beispiel aus einer Ordnungswidrigkeit ein Bußgeldverfahren mit entsprechend höheren Bearbeitungskosten wird) auch aufzeigen, dass Sie das Knöllchen zeitnah weitergeleitet haben. Gleichzeitig erhalten Sie so einen guten Einblick in das Fahrverhalten Ihrer Nutzer. Bei auffälligen Häufungen können Sie den Fahrer dann direkt ansprechen.

Teilen Sie der ausstellenden Behörde nur den Namen des verantwortlichen Nutzers mit, macht es meist Sinn, einen Standardbrief zu entwerfen und die jeweiligen Daten über eine Serienbrieffunktion einzubinden. Haben Sie zum Beispiel eine Excel-Liste mit den Kennzeichen aller Fahrzeuge und den Adressdaten der Mitarbeiter, brauchen Sie für die Weitergabe des Strafmandats nur noch in einem Serienbrief die Adresse der ausstellenden Behörde und das Kennzeichen einzugeben. Die Adressdaten des Fahrzeugnutzers lassen sich aus der Adressliste automatisch einfügen.RED