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Routinebrecher

Kleine Flotten brauchen oft keine große Fuhrparksoftware. Mit dem digitalen Fahrtenbuch bietet sich die Möglichkeit, sowohl für den Fahrer wie auch für den Fuhrparkleiter Prozesse zu vereinfachen.


Datum:
01.07.2020
Autor:
rs
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Wenn eines die letzten Monate die Fuhrparkleiter gelernt haben, dann, dass man keine Angst vor digitalen Lösungen haben muss. Der Abstand erwies sich vielerorts als Routinebrecher, neue Wege und Abläufe gingen nur auf Distanz. Dies gilt natürlich auch für Firmenwagenfahrer, die beispielsweise Kontakte an der Tankstelle vermeiden wollen und statt zur Kasse zu gehen, am Auto das Handy zücken und per App mobil bezahlen.

Wer bereits so weit denkt, für den können andere Routinearbeiten rund um den Dienstwagen ebenfalls zur digitalen Spielwiese werden - zum Beispiel das Fahrtenbuch. Wer statt der 0,25-, 0,5- oder 1,0-Prozent-Versteuerung jeden Trip händisch dokumentiert und nach beruflich und privat aufschlüsselt, ist in der Regel mit Stift und Block unterwegs. Dass diese Wege-Chroniken viel leichter, akkurater und damit auch finanzamtskonform erstellt werden können, ist schon länger zu sehen. Dennoch blüht der Markt für jene elektronischen Fahrtenbücher geradezu auf, denn er ist ein Einfallstor für Eroberer und Neulinge im Flottenmarkt.

So wie Ryd. Als Tanktaler startet Thinxnet seine Dienste Ende 2015 und es dauerte, bis sich das Sammeln von Tank-Boni per Smartphone durchsetzen konnte. Denn technisch brauchte man zunächst einen OBD-Stecker, der digital die Reise begleitete. Den Stecker gibt es immer noch, aber damit kann man mittlerweile deutlich mehr als nur auf Angebote an der Tankstelle hingewiesen werden und per App die Rechnung zu begleichen, wie Executive Chairman Oliver Götz im Interview verriet (siehe Autoflotte online): "Neben Ryd Pay und der Ryd Box arbeiten wir an Ryd Fleet, also einem Angebot rund um die Flotte. Wir haben zum Beispiel für das Finanzamt ein finanzkonformes Fahrtenbuch entwickelt, das zertifiziert ist und alle rechtlichen Anforderungen wie beispielsweise die zehnjährige Aufbewahrungspflicht einhält." CEO Johannes Martens ergänzte: "Entsprechend dieser neuen Strategie werden wir zudem den Costumer Support in die drei Segmente aufteilen: Für Kunden, die eine Frage zum Bezahlen an der Tankstelle haben, für Kunden, die etwas zu Themen rund um den Stecker wissen wollen, und für die Firmenkunden."

Vom mobilen Bezahlen zum elektronischen Fahrtenbuch geht die Ryd-Reise also. Bei Vimcar ging es genau andersherum. Das Berliner Unternehmen (siehe Autoflotte 3/2020, S. 46) brachte mit dem eigenen Dongle das Fahrtenbuch ins Auto und rollt nun sukzessive weitere Flottendienste aus. Denn mit den Daten kann man deutlich mehr als nur Wegpunkte auf Dienstreisen markieren. Die mittlerweile erfolgte Expansion nach Frankreich und Großbritannien zeigt, dass europaweit mittelständische Flotten die ersten Schritte in Richtung digitalem Fuhrpark gehen wollen und vermutlich auch müssen. Und Telematik light, also die Erfassung von einem Minimum an Fahrtdaten, ist hier der erste logische Schritt.

Zahlreiche Anbieter von elektronischen Fahrtenbüchern kommen aus dem Telematikumfeld, das wie zum Beispiel beim Anbieter Ctrack die Technik auch zur Fahrzeugortung, also für den Diebstahlschutz, nutzt. Zur Disposition oder Fuhrparksteuerung ist es dann nicht mehr weit. Hier regeln das Investitionsvermögen sowie die rechtliche Handhabe im Unternehmen beim Umgang mit mitarbeiterbezogenen Daten die Größenordnung in der digitale Prozesse einzuhalten sind.

Die Basis für die meisten elektronischen Fahrtenbücher bildet wie erwähnt entweder ein Dongle, der an der Schnittstelle für den Diagnosestecker (OBD-2) eigenhändig platziert wird (was oftmals im Fußraum der Fall ist und der Stecker deshalb sichtbar bleibt), oder eine GPS-Einheit, die relativ frei im Fahrzeug (Anschluss an die Batterie) verbaut werden kann und damit aus dem Sichtfeld verschwindet. Hierzu braucht es in der Regel einen Einbau-Partner wie etwa Wollnikom. "Wir installieren für sehr viele auf dem Markt befindliche Hardwareanbieter die Technik ins Fahrzeug und sehen in diesem bundesweiten Service unseren Schwerpunkt", erklärt Inhaber und Branchenkenner Claus Wollnik. Andere Lösungen kommen ohne Einbau aus, sind aber dafür reine Fahrtenbücher.

Die Hard- und Software-Frage hat auch eine preisliche Dimension, wie ein Blick auf die Kurzprofile einiger Anbieter (siehe unten) deutlich macht. Hard- wie auch Software kann gekauft oder gemietet werden, zusätzlich können Gebühren für den Einbau einmalig dazukommen. Auch beim Speicherort teilt sich das Feld: Die Cloud wird von vielen der Anbieter favorisiert, aber es gibt auch Speichermedien im Fahrzeug selbst. Die Datenpflege hat man hier selbst in die Hand, aber die Infos gehen auch nicht nach extern.

Ad4CarOBD-Dongle/GPS/SIM-Karte: Unsere Implementierung beruht auf dem GPS-Sender/Empfänger im Smartphone. Wir benötigen für die reine Aufzeichnung nur das GPS-Modul des Smartphones, für die spätere Adressauflösung jedoch eine Verbindung zum Internet. Somit benötigen wir für die vollumfängliche Nutzung unserer App das GPS-Modul des Smartphones und eine aktive Internetverbindung (nicht permanent).Datenspeicher: Die Daten liegen ausschließlich auf dem Endgerät. Back-up in privater Cloud möglich.Einbau-Ort: kein Einbau notwendigFahrer-App: Die App ist für den Fahrer des Fahrzeugs gedacht.Finanzamtskonform: Für beide Versionen liegt ein Testat eines Wirtschaftsprüfers vor, das die Konformität für das Finanzamt bestätigt.Kombinierbar: neinPreis: 3,99 Euro (Monat), 37,99 Euro (Jahr)Weitere Kosten: keineCarsyncOBD-Dongle/GPS/SIM-Karte: Log Box (Telematik-Box) oder OBD-SteckerDatenspeicher: lokalEinbau-Ort: OBD-2-Schnittstelle oder frei wählbarFahrer-App: Web und AppFinanzamtskonform: jaKombinierbar: ja, unter anderem mit elektronischer Führerscheinkontrolle oder SchlüsselkastenPreis: Box (ab 299 Euro), Stecker (ab 129 Euro); Software ab 9,90 Euro pro Monat; Datenübertragung für Box (5 Euro pro Monat); Leasing ab 29 Euro (Box)Weitere Kosten: Einbaukosten Box (129 Euro)Mercedes-Benz Connectivity ServicesOBD-Dongle/GPS/SIM-Karte: Kommunikationsmodul ab Werk verbaut (Mercedes-Benz), Nachrüstlösung GPS mit SIM-Karte (Fremdmarke)Datenspeicher: CloudEinbau-Ort: Nachrüstlösung wird direkt an die Batterie angeschlossen.Fahrer-App: jaFinanzamtskonform: jaKombinierbar: neinPreis: 14,95 Euro (netto) pro MonatWeitere Kosten: Nachrüst-Hardware (179 Euro, netto); Einrichtung der Flotte 99 Euro pro Fahrzeug; Jahres-Flotten-Gebühr (149 bis 649 Euro)Pace Car Apps und Pace LinkOBD-Dongle/GPS/SIM-Karte: Pace Link OBD II Dongle mit Bluetooth LE und ohne SIM Karte. Nutzt die Mobilfunkverbindung und GPS-Signal des verbundenen Smartphones.Datenspeicher: Daten werden auf dem Smartphone verarbeitet und für den Fall, dass keine Internetverbindung besteht, zwischengespeichert. Sobald Internetverbindung besteht, werden die Daten in die Pace-Cloud übertragen.Einbau-Ort: OBD-2-Schnittstelle Fahrer-App: jaFinanzamtskonform: jaKombinierbar: neinPreis: Kaufpreis (119 Euro brutto)Weitere Kosten: keineRydOBD-Dongle/GPS/SIM-Karte: OBD-DongleDatenspeicher: cloudEinbau-Ort: OBD-2-SchnittstelleFahrer-App: jaFinanzamtskonform: jaKombinierbar: ja, Ryd Pay (mobiles Bezahlen)Preis: 41,76 Euro netto pro KalenderjahrWeitere Kosten: nötig ist Ryd Box/Ryd Premium (125,21 Euro netto Kaufpreis oder im Abo 5,87 Euro netto monatlich oder 50,32 Euro netto jährlich)SoprotecOBD-Dongle/GPS/SIM-Karte: OBD-Dongle oder über die SpannungsversorgungDatenspeicher: Der Datenspeicher ist neben der Hardware, welche 4.000 Fahrten unabhängig von Länge und Dauer speichert, in der Software lokal auf einem frei zu wählenden Datenspeicher zu wählen.Einbau-Ort: frei wählbarFahrer-App: neinFinanzamtskonform: jaKombinierbar: ja, unter anderem Zündungsunterbrechung als DiebstahlschutzPreis: Hardware: 649 Euro je Fahrzeug (Hardware pro.: 699 Euro); Software einmalig 149 Euro bis 20 Fahrzeuge; 249 Euro bis 40 Fahrzeuge; 389 Euro unbegrenzt. Abo-Kosten: Hardware 14,50 Euro; Software 6 Euro bis 20 Fahrzeuge; 8 Euro bis 40 Fahrzeuge; 12 Euro unbegrenzt (je pro Monat)Weitere Kosten: Einbaukosten: ca. 120 Euro (alle Preise netto)Track JackOBD-Dongle/GPS/SIM-Karte: Track-Jack OTM 3 mit GPS/Glonass/GPRS mit integrierten Telekom-Daten-SIMDatenspeicher: cloudEinbau-Ort: verdeckt zum Beispiel hinter dem Radioschacht oder am OBD-2-AnschlussFahrer-App: ja, der Fuhrparkmanager kann alle Fahrzeuge in seinem "Master"-Konto sehenFinanzamtskonform: jaKombinierbar: ja, Fahreridentifizierung (über RFID, optional)Preis: Hardware einmalig 165,25 Euro netto, jährliche Servicegebühr inklusive Updates, Support, Telekom-SIM mit europaweiter Abdeckung 83,19 Euro nettoWeitere Kosten: abhängig vom Einbauort und Zusatzleistungen; Standardeinbau kostet ca. 50 EuroVimcarOBD-Dongle/GPS/SIM-Karte:OBD-Dongle oder Vimcar Box; inklusive SIM-Karte; GPS kann optional eingeschaltet werden, ist jedoch nicht zwingend notwendigDatenspeicher: Cloud (AWS-Server in Frankfurt/Main)Einbau-Ort: OBD-2-Schnittstelle oder an die AutobatterieFahrer-App: jaFinanzamtskonform: jaKombinierbar: ja, Fleet Geo/Fleet Admin/Fleet Pro und Fleet Share zum Beispiel Fahrzeugortung, Schlüsselmanagement, Aufgabenmanagement, Datenverwaltung, Fahrzeugbuchung, Bewegungsmelder etc.Preis: 15,90 Euro netto pro MonatWeitere Kosten: keineWebfleetOBD-Dongle/GPS/SIM-Karte: OBD-Dongle, GPS, SIM-KarteDatenspeicher: cloudEinbau-Ort: Bei Link 210 OBD-2-Anschluss, bei Link 710: variabelFahrer-App: jaFinanzamtskonform: jaKombinierbar: ja, elektronische Führerscheinkontrolle mit Link 710 und Pro 2020Preis: Festeinbau Link 710 + Pro 2020: Kauf: 279 Euro + 129 Euro/16,35 Euro/ Monat (Eco-Tarif), Miete: ab 29,80 Euro pro Monat; Dongle Link 210: Kauf: 179 Euro plus 14,30 Euro pro Monat; Miete: ab: 17,70 Euro pro MonatYellow Fox OBD-Dongle/GPS/SIM-Karte: OBD-2 oder Festmontage mit einem DiebstahlschutzDatenspeicher: cloudEinbau-Ort: individuell oder OBD-2-AnschlussFahrer-App: jaFinanzamtskonform: jaKombinierbar: ja, bei Festmontage unter anderem Fahrer-ID und elektronische FührerscheinkontrollePreis: Kaufpreis Hardware ab 99 Euro und 12,95 Euro pro Monat für Software, App und EU-SIM;Abo-Kosten: 16,95 Euro pro Monat für Software, App und EU-SIMWeitere Kosten: Einbaukosten ab 70 Euro (Box), zusätzliche Montagekosten bei Zubehör, einmalige Aktivierung 29 EuroQuelle: Autoflotte-Umfrage Juni 2020

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