So haben Sie Ihre Flotte im Griff

Strategische Ausrichtung: Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Car Policy und passen Sie Fahrzeuge, Sonderausstattungen und Nutzungsbedingungen rechtzeitig an veränderte Rahmenbedingungen an.

Umweltverträglichkeit: Sorgen Sie dafür, dass Ihre Fahrzeuge den neuesten technischen Ansprüchen in Bezug auf den Schadstoffausstoß entsprechen. Überlegen Sie auch den Einsatz von Automobilen mit alternativen Antriebskonzepten. Belohnt werden Sie in zwei bis drei Jahren durch stabile Restwerte beim Verkauf.

Laufleistungen: Analysieren Sie die Fahrleistung Ihrer Fahrzeuge. Bei zu hohen Kilometerleistungen sollten Sie zusammen mit den Kostenstellenverantwortlichen nach Alternativen suchen.

Kraftstoffkosten: Behalten Sie die Ausgaben für Kraftstoffe im Auge. Bei weiterhin steigenden Ölpreisen kann es sich lohnen, alternative Antriebsarten auszutesten. Auch Spritspartrainings können helfen.

Wartungs- und Unfallkosten: Beide Positionen stellen wichtige Größen in der Kostenrechnung dar. Abweichungen sollten Ihnen möglichst schnell ins Auge springen. Maßnahmen zur Kostensenkung können Fahrerschulungen, eine verbesserte Rechnungsprüfung oder auch strategische Veränderungen in der Flotte sein.

Einkaufskonditionen: Nutzen Sie den Verdrängungswettbewerb der Automobilhersteller. Eventuell lassen sich durch gestützte Restwerte, günstige Finanzierungsangebote oder Großkundenpakete die Ausgaben senken. Betrachten Sie dabei aber immer die Gesamtkosten über die gesamte Haltedauer des Fahrzeuges.

Die wichtigsten Einsparpotenziale

Alle reden von der Krise, in den meisten Fuhrparks ist sie schon da. Aufgrund drastisch fallender Restwerte, steigender Finanzierungskosten in Form deutlich höherer Leasingraten und den zurzeit an der Tagesordnung stehenden Budgetkürzungen haben viele Flotten erheblich weniger Geld als bisher zur Verfügung. Aber was tun, wenn die Fahrzeugkosten auf einen Schlag um 20 bis 30 Prozent sinken müssen?

Vollmundige Verheißungen externer Anbieter, die allein durch eine Ausschreibung hier, ein Spritfahrtraining dort und die Nutzung alternativer Reparaturkonzepte Wunder versprechen, helfen bei der Kostenreduktion nur begrenzt. Und auch wer den Spritverbrauch in der Flotte um ganze zehn Prozent senkt, vollbringt zwar für die Umwelt viel. Da Kraftstoffkosten aber meist nur 15 bis höchstens 25 Prozent der Gesamtkosten ausmachen, erreicht man durch diese Verbesserung gerade mal eine Einsparung von zwei Prozent.

Sollen die Ausgaben im Fuhrpark also deutlich sinken, sind gravierendere Maßnahmen notwendig. Um mit den Veränderungen auch tatsächlich den geplanten Nutzen zu erreichen, sollten wir uns zuerst einmal über die relevanten Stellgrößen im Klaren sein.

Tatsächliche Kosten und Leistungsdaten ermitteln

Um Kosten und Leistungen richtig zu beurteilen, sollte die Flotte in einzelne Teilfuhrparks aufgeteilt werden. Dabei sollte das Raster nicht zu grob gewählt werden. Wer nur eine Unterscheidung in „Motivationsfahrzeuge für Vorstand und leitende Angestellte“ und „normale Firmenfahrzeuge“ kennt, verschenkt mögliche Einsparpotenziale.

Grundsätzlich sollte eine Flotte in

Fahrzeuge der Geschäftsleitung/Vorstand,

Fahrzeuge der leitenden Angestellten,

Firmenautos mit privater Nutzung,

Betriebsfahrzeuge und

weitere sonstige Fahrzeuge (Poolfahrzeuge, Hausmeister, Postbeförderung)

aufgeteilt werden. Je nach Flottengröße und Nutzung sollten hier noch weitere Unterscheidungen vorgenommen werden. Oft macht es zum Beispiel Sinn, die Firmenfahrzeuge mit privater Nutzung in Motivationsfahrzeuge und in Fahrzeuge des Vertriebs (oft mit hohen Fahrleistungen) zu unterscheiden: Während man sich bei Ersteren Gedanken über deren Sinn und Zweck machen kann, sind Letztere meist zwingend erforderlich. Andernfalls, wenn die Vertriebsmitarbeiter mit ihren Privatfahrzeugen fahren, würden hohe Kosten durch die Abrechnung des Kilometergeldes entstehen. Aber auch hier kann man eine Vergleichsrechnung anstellen und Alternativen ins Spiel bringen.

Sind erst einmal sinnvolle Teilfuhrparks gebildet, sollte die Fahrleistung hinterfragt werden. Ist man in der Lage, die zurückgelegten Strecken zu reduzieren, macht sich das im Budget sehr schnell bemerkbar. Jeder eingesparte Kilometer schlägt mit dem jeweiligen variablen Kostensatz zu Buche. Bei Fahrzeugen mit mittlerer Fahrleistung macht dies immerhin zirka 60 Prozent der Gesamtkosten aus. Kann die Laufleistung im Fuhrpark also um 20 Prozent gesenkt werden, wird das Budget schnell mal um zwölf Prozent entlastet. Abhängig vom Fahrzeugeinsatz gibt es eine ganze Reihe von Maßnahmen, die hier weiterhelfen können. Eine veränderte Tourenplanung in einem Wartungsfuhrpark, eine verbesserte Terminplanung bei den Außendienstmitarbeitern oder eine Beteiligung der Mitarbeiter an den Kosten für Privatfahrten sind nur einige Praxisbeispiele.

Gelingt es zudem, den Poolfuhrpark zu verkleinern, können Kosten ebenfalls deutlich gesenkt werden. Zwar werden die verbleibenden Fahrzeuge dann eine höhere Kilometerfahrleistung aufweisen, bei den ausgemusterten Fahrzeugen entfallen dafür die fixen Kosten. Reduziert ein Unternehmen seinen Poolfuhrpark also von zehn auf acht Fahrzeuge, so spart es auf einen Schlag acht Prozent der Gesamtkosten (unter der Annahme, dass 40 Prozent aller Kosten fix sind).

Car Policy optimieren

Eine weitere Methode, um drastisch Kosten zu senken, ist eine Veränderung der Car Policy. Dabei sollte aber immer auf die Belange des Unternehmens, den Wettbewerbsdruck und die Zufriedenheit der Mitarbeiter geachtet werden. Verschlechtert sich die Situation der Fahrer zu drastisch, kann dies viele negative Auswirkungen haben. Sei es nur, dass diese in Zukunft weniger auf die Fahrzeuge achten und die variablen Kosten ansteigen oder Mitarbeiter von anderen Firmen abgeworben werden – Verlierer sind dann meist beide Seiten.

Die Änderungen an den Nutzungsverträgen können in unterschiedlichster Form erfolgen. Wollen Fuhrparkbetreiber Einschränkungen für den Mitarbeiter durchsetzen, sollten sie hier von Anfang an mit offenen Karten spielen. Sie sollten am besten gleich zu Beginn der Maßnahmen den Betriebsrat und die Mitarbeiter in Kenntnis setzen. Eventuell kann auch eine ausführliche Informationsveranstaltung mögliche Sorgen der Kollegen zerstreuen. Welche Veränderungen wirklich durchsetzbar sind, ist immer von der Art des Unternehmens, den Fahrzeugen und der bisherigen Gestaltung der Verträge abhängig. Aus diesem Grund sollten nur Veränderungen geplant werden, die sich auch tatsächlich durchsetzen lassen. Deshalb sollte man auch den „Hausjuristen“ in die Planungen einbeziehen.

Um wirklich gravierende Einsparungen zu erreichen, ist es zum Beispiel denkbar, die Fahrer in Zukunft stärker an den Kosten zu beteiligen. Eine Zuzahlung (entweder pauschal oder nach Kilometern) zu den variablen Kosten macht hier ebenso Sinn wie eine Beschränkung der Fahrten (keine Auslands- und Urlaubsreisen). Weitere Beteiligungsmodelle sind bei den Unfallkosten (soweit rechtlich durchsetzbar), den Versicherungskosten oder den Anschaffungskosten der Fahrzeuge möglich. Eine Alternative, um die Ausgaben für privat genutzte Fahrzeuge zu senken, ist auch die Reduzierung des Budgets oder Einschränkungen bei Sonderausstattungen. Der Mitarbeiter muss dann bei seinem Dienstfahrzeug bescheidener sein oder auf Extras verzichten.

Ausschreibung und Finanzierung

Ebenfalls ein guter Ansatzpunkt kann eine Ausschreibung der Fahrzeuge und des Finanzierungsvolumens sein. Allerdings ist hier zu bedenken, dass sich der Markt im Moment sehr restriktiv verhält. War es noch bis vor Kurzem möglich, durch eine Ausschreibung die Leasingraten deutlich zu senken, ist dies heute nicht mehr so einfach. Nahezu alle Leasinggesellschaften haben mittlerweile ihre Zinskonditionen und Restwerte an den tatsächlichen Marktverlauf angepasst. Gravierende Einsparungen können meist nur dann erreicht werden, wenn gleichzeitig zur Ausschreibung das Volumen des Fuhrparks erhöht, die Fahrzeuggestaltung (Größe, Motorisierung und Ausstattung) angepasst oder die Abläufe im Unternehmen optimiert werden.

Mittlerweile gibt es viele Fuhrparks, die nicht mehr nur mit einem Finanzierungspartner zusammenarbeiten, sondern regelmäßig zwei oder drei Gesellschaften anfragen. Den Zuschlag für ein Fahrzeug oder eine Modellgruppe erhält dann der Zulieferer, der zurzeit die besten Konditionen (Restwert und Zins) für ein Fahrzeug bietet.

Zusätzlich sollten Fuhrparkprofis natürlich die einzelnen Kostenarten in der Flotte regelmäßig analysieren. Dabei sollten sie sich allerdings nicht in Kleinigkeiten verstricken. Wichtig ist, dass sie die großen – und beeinflussbaren – Positionen im Auge behalten. Hier sollten sie rechtzeitig Fehlentwicklungen wie einen steigenden Kraftstoffverbrauch oder eine Zunahme der Unfälle erkennen.

Maßnahmen zur Kostensenkung können sowohl Schulungen der Fahrer, eine verbesserte Rechnungsprüfung oder auch eine Veränderung der Fuhrparkstrategie sein. Als weitere Alternative könnte sich aber auch die Nutzung eines Full-Service-Angebots oder ein Wechsel des Lieferanten herausstellen.

Fazit: Strategische Ansätze erfordern Vorarbeiten

Durch strategische Ansätze lassen sich die Fahrzeugkosten meist am effizientesten beeinflussen. Allerdings sollten Fuhrparkverantwortliche nicht vor den notwendigen Vorarbeiten zurückschrecken. Nur wer seine Hausaufgaben in der Kostenrechnung gemacht hat, wird auch sein Fuhrparkbudget erfolgreich senken können. Evi Zienz

Erfolg mit strategischem Flottenmanagement – Teil 1:

Erfolg mit strategischem Flottenmanagement – Teil 2

In der nächsten Ausgabe lesen Sie, wie Sie den Leistungskatalog richtig erstellen.