_ Im Kampf Papier gegen PDF spricht vieles für das digitale Format, wie der Test der beiden elektronischen Fahrtenbücher von Tom Tom Telematics und Vimcar zeigte (siehe Autoflotte 8/2016, S. 56). Das wird auch das Dutzend an Anbietern, deren Leistungsangebote in unserer Marktübersicht zu finden sind, so unterschreiben. Damit enden aber fast schon die Gemeinsamkeiten unserer Auswahl von Spezialisten.
Die zwölf Marken und Namen sind sowohl bekannte Größen wie Vispiron, Wollnikom und neuerdings auch Sixt Leasing, aber auch eher Unbekannte, deren Logo nicht in jeder Flotte sofort präsent sein dürfte. Diese Diversifikation findet sich auch im Leistungsangebot wieder. Mieten geht eigentlich immer, die Kaufoption bietet indes nur knapp jeder zweite Anbieter. Entscheidend ist auch hier nicht unbedingt der reine Preis oder die Höhe der Monatsrate, sondern die Leistung, der Service und der Support, die dahinterstehen. Allein beim Datentransfer vom Auto aufs Smartphone oder den PC gibt es das volle Spektrum: von der Datenflat bis zu Extragebühren.
Das gleiche Bild zeigt sich bei der Hardware, also jenen Komponenten, die die Wegstrecke und die Zeit erfassen. Wobei allein die Frage, was definiert eine Fahrt und wann wird diese unterbrochen oder beendet, zwölf Antworten nach sich zieht. Auch die notwendigen Komponenten, die verbaut werden, sind scheinbar bunt zusammengewürfelt. Mal wird ein dezenter Stecker angebracht, in anderen Fahrzeugen wird indes plötzlich ein RFID-Reader oder ein Festeinbau zum stillen dauerhaften Begleiter.
So grenzenlos die technische und betriebswirtschaftliche Umsetzung eines elektronischen Helfers zum Erfassen von Dienstund Privatfahrten scheint, so eng sind doch die Auslegungen bei manchen Finanzämtern, wenn es darum geht, das generierte PDF als vollwertiges Fahrtenbuch anzuerkennen. So haben wir wie bereits beim Praxistest in der vergangenen Ausgabe die Anbieter nach Zertifikaten und ähnlichen Nachweisen gefragt, welche dem Flottenchef als Argumente für die Anerkennung der erfassten Daten gegenüber seiner zuständigen Steuerbehörde dienen können.
Konformität
Sehr oft wurde hier darauf verwiesen, dass die Lösung den Anforderungen der Steuerbehörde entsprächen. Etwas konkreter wurde unter anderem Sixt Leasing. Aus Pullach hieß es dazu: Eine renommierte Wirtschaftsprüfungsgesellschaft (Big-4) untersuchte im Rahmen einer Prüfung (ISAE-3000) die Konformität mit den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).
Soprotec aus Schönaich verweist darauf, dass sein Travel Control seit 2008 TÜV-zertifiziert sei - ohne Beanstandungen bisher. Mitbewerber Sycada kann für seine Lösung (m!Trace) ein Testat einer unabhängigen Steuerkanzlei vorlegen. Der in den Niederlanden beheimatete Konkurrent Track Jack steigt mit einem "Keurmerk"-Zertifikat der niederländischen Finanzverwaltung in den Ring, die deutsche Tochter aus Erftstadt erfüllt nach eigenen Angaben entsprechend die deutschen Anforderungen.
Empfehlungen
Vispiron fährt zweigleisig mit dem Wirtschaftsprüfer-Zertifikat für sein Fahrtenbuch und einer E1-Zulassung des Kraftfahrt-Bundesamtes für den technischen Part (Telematikbox und RFID-Reader). Der Telematikanbieter Yellow Fox betont derweil, dass seine Anwendung seit 2004 nicht beanstandet wurde. Vimcar berichtete bereits, dass man offizieller und exklusiver Fahrtenbuchpartner des Deutschen Steuerberaterverbands sei. Das Berliner Start-up verweist zudem auf die Web-Applikation und die Möglichkeit, Poolfahrzeuge in Echtzeit zu lokalisieren. Wo wir wieder beim Dauerthema Datenschutz wären (siehe S. 28/29).
Mehrwertdienste
Daten erfassen ist das eine, diese zusammen mit persönlichen Angaben weiterzugeben, ist das andere. Theoretisch sind zahlreiche Anwendungen möglich, denn die zwölf Fahrtenbücher zeichnen sich durch hohe Modularität aus. Bornemann aus Goslar realisiert beispielsweise mit seinem Logbook neben der Fahrtendokumentation auch die Verwaltung von Kosten, Strafmandaten und Tankkarten sowie die elektronische Führerscheinkontrolle.
Diesen Service bieten Probasys mit dem Driverslog NT Fahrtenbuch und Vispiron ebenfalls an. In der Welt von Tom Tom ist der Telematik-Background deutlich spürbar. Bis zu fünf Features versprechen die Niederländer für das Webfleet Logbook, das es neben der Online-Lösung auch als App gibt. Diese reichen von Tempoverstößen, auffälligen Fahrmanövern und Leerlaufzeiten bis zur Eco-Fahrt. Plötzlich wirkt selbst ein digitales PDF ganz schon analog und verstaubt.
Praxistest
Zwei Wege, ein Ziel
_ In der August-Ausgabe (Autoflotte 8/2016, S. 56) haben wir zwei elektronische Fahrtenbücher im Testbetrieb vorgestellt. Über einige Monate hinweg zeichnete die Lösung von Vimcar und das Webfleet Logbook von Tom Tom Telematics unsere Touren auf. Die stummen Begleiter (jeweils ein Stecker in der OBD-Buchse) agierten in beiden Fällen aufmerksam und fehlerfrei. Die Frage, welche sich nicht nur bei den Probanden, sondern generell bei allen elektronischen Fahrtenbüchern stellt, ist die der Datenauswertung. Während wir bei Vimcar über die App ein klassisches Fahrtenbuch führten, bot Tom Tom mit seiner App und Onlineversion weitere Auswertungen für den Flottenleiter. rs
Die aktuelle Marktübersicht zu den elektronischen Fahrtenbüchern finden Sie in der PDF-Version des Artikels.
- Ausgabe 09/2016 Seite 22 (239.1 KB, PDF)