Wie ein Online-Tool entsteht
Seit Anfang Oktober operiert die Gruppe Deutsche Börse beim Management ihrer Flottenfahrzeuge mit VR Fuhrpark, einem neuen Konfigurations- und Kalkulationsprogramm der VR Leasing, das ein komfortables Flottenmanagement per Mausklick verspricht. Doch wie entsteht eine solche hochkomplexe Anwendung überhaupt? Und welche Klippen galt es zu umschiffen? Autoflotte durfte hinter die Kulissen blicken.
Der Aufwand hat sich gelohnt, das steht jetzt schon fest“, sagt Maria Wolfmeyer, Fleet Management Purchasing bei der Gruppe Deutsche Börse. Mehrere Monate Entwicklungszeit stecken in dem Online-Tool zur Konfiguration und Kalkulation von Firmenwagen, das die VR Leasing gemeinsam mit dem Berliner Software-Hersteller Carano für ihren Kunden Gruppe Deutsche Börse ins Leben gerufen hat. „Die Aufgabe war komplex und wir haben sie gemeistert“, erklärt Carsten Wetzel, Division Manager von Carano Finance. Und Alexander Wohlfeld, Vertriebsleiter Fuhrparkgeschäft bei der VR Leasing, fügt nach Abschluss des großen Projekts erleichtert hinzu: „Wir sind froh, dass VR Fuhrpark nun ‚live’ gegangen ist, denn es macht Dienstwagennutzern und Fuhrparkmanagern das Leben um einiges leichter.“
Die Gruppe Deutsche Börse ist bei Weitem nicht nur die Heimat des DAX: Der Konzern öffnet Unternehmen und Investoren den Weg zu den weltweiten Kapitalmärkten. Konkret bedeutet das: vom Aktien- und Terminhandel über die Abwicklung der Aufträge und die Bereitstellung der Marktinformationen bis hin zur Entwicklung und zum Betrieb der elektronischen Handelssysteme. Doch auch in puncto Dienstwagen ist der Global Player Deutsche Börse ein filigranes Gebilde. So umfasst der konzerneigene Fuhrpark am Stammsitz Frankfurt am Main rund 260 Leasingfahrzeuge in verschiedenen Preiskategorien. Schon seit Jahren ist die VR Leasing Fuhrparkpartner des DAX-Konzerns. Die Leasingfahrzeuge der Gruppe Deutsche Börse stammen von verschiedenen Autobauern, die meisten kommen jedoch aus München, Stuttgart, Ingolstadt und Wolfsburg.
Weniger Verwaltung, mehr Effizienz
„Uns kam es darauf an, beim Fuhrparkmanagement auf der Angebotsseite so weit wie möglich entlastet zu werden“, beschreibt Maria Wolfmeyer die Anforderungen an die Einführung der Software. „Uns lag daran, dass sozusagen jedes Angebot vom Dienstwagennutzer respektive Fuhrparkmanager angeschaut und digital abgeheftet werden kann. Wir wollten ein Tool mit einer integrierten Baubarkeitsprüfung, das den Nutzer während der Online-Konfiguration eines Fahrzeugs sofort informiert, wenn es Abweichungen von der individuellen Car Policy gibt“, sagt die Fuhrparkverantwortliche der Deutschen Börse.
Nur einige von vielen Anforderungen, denen ein Online-Tool gerecht werden muss, wenn es wirklich umfassend sein möchte. „Auf Basis der kundenindividuellen Dienstwagenordnung sowie aktueller Fahrzeugdaten und Listenpreise musste das zu kreierende System ein ganzheitlicher Helfer im Flottenmanagement werden“, ergänzt Wohlfeld. Ein System, das den Anwender anpassungsfähig – also gemäß seiner gezielten Bedürfnisse – und komfortabel durch Fahrzeugauswahl und -kalkulation lotst und ihn bei allen relevanten Entscheidungs- und Genehmigungsprozessen unterstützt.
Es war also kein „Me-too-Produkt von der Stange“ gefragt, sondern eines, das das Beste schon bestehender Fahrzeugkonfigurationsprogramme zu einem „großen Ganzen“ vereint.
Konfigurieren statt programmieren
Carano hat das von der Eschborner Leasinggesellschaft erstellte Pflichtenheft nicht nur sorgfältig gelesen, sondern auch verinnerlicht: Das Tool sollte zuverlässig arbeiten, aber auch hochflexibel werden – getreu dem Motto „Konfigurieren statt programmieren“. „Also haben wir einen integrierten Content Manager installiert, mit dem nicht nur das Design des Webportals durch die VR Leasing – abhängig vom jeweiligen Kunden – verändert werden kann, sondern auch ganze Funktionsbausteine zur Prozesssteuerung ins Web gebracht werden können“, sagt Wetzel.
Besonders kam es darauf an, die Möglichkeit zu schaffen, aktuelle, detaillierte Car Policys und kundenindividuelle Services abzubilden und zu steuern. So wurde in Kooperation mit dem Leasinggeber beispielsweise der sogenannte „Policy Check“ entwickelt. Dieser prüft die Policy-Daten auf deren Konsistenz. Eine komplexe Angelegenheit, denn schließlich besteht eine Policy aus Fahrzeug-, Finanz- und Leistungs-Vereinbarungen, für deren Positionsberechnung beispielsweise Restwerte, Wartungswerte, Reifenpreise und Versicherungskonditionen benötigt werden.
Bei diesem Check prüft das System nun die Car Policys gegen die Finanz- und Service-Policys sowohl auf die Vollständigkeit der Daten als auch auf die Rechenbarkeit der Positionen.
Die Prüfung wird ausgeführt, noch bevor die Policy für den Leasingnehmer freigeschaltet wird. Das erklärte Ziel: Kalkulationsabbrüche vermeiden, wenn ein dienstwagenberechtigter Mitarbeiter sein Firmenfahrzeug online kalkuliert.
Auch mit Blick auf die von der VR Leasing geforderte Unterstützung interner Geschäftsprozesse, wie etwa Workflow-Manager oder automatische Kalkulation, musste das neue System bis ins Detail flexibel sein – von der Reifenwahl bis hin zur gewünschten Telefonvorbereitung. Denn nur so lässt sich der Aufwand im Vertrieb wesentlich reduzieren. Weiterhin wurde eine Schnittstelle zur bestehenden Anwendung „FAMOS“ des Leasinggebers realisiert. Dieses System liefert beispielsweise fertig konfektionierte Fahrzeuge.
Schlussendlich musste das System auf die von der Leasinggesellschaft gewünschte IT-Umgebung migriert werden – eine nicht minder komplexe Aufgabe. „Ein Softwareprojekt mit diesem hohen Anspruch ist mit gewaltigen Herausforderungen verbunden, die nur mit echtem Teamwork gemeistert werden konnten. Dank der engen Abstimmung mit der VR Leasing haben wir das Projekt fristgerecht umgesetzt und für den Live-Betrieb freigegeben“, resümiert Wetzel. Nun ist die mehrmonatige Entwicklung geschafft: Seit Anfang Oktober konfigurieren die Mitarbeiter der Gruppe Deutsche Börse jedes Neufahrzeug „live und per Mausklick“ über VR Fuhrpark – und haben damit noch mehr Zeit für den DAX und die globalen Kapitalmärkte. RED
