Sicherheit im Fuhrpark – Teil 2:

Aufgaben des Fuhrparkleiters

Ob Führerscheinkontrolle, technische Sicherheit der Fahrzeuge oder regelmäßige Durchsicht und Rechnungskontrolle: Ein Fuhrparkverwalter hat eine Vielzahl an Verantwortungen, die sich aus Rechtsvorschriften ergeben. Entsprechend wichtig ist es also, alle organisatorischen Abläufe genau zu planen.

Damit sich „Sicherheit im Fuhrpark“ auch darstellen lässt, muss in einem ersten Schritt für Transparenz gesorgt werden. Flotten mit mehr als 50 Einheiten werden um eine Spezialsoftware oder eine an die spezifischen Belange angepasste Datenbank nicht umhinkommen. Für kleinere Fuhrparks reicht aber eventuell auch eine selbst entwickelte Tabellenkalkulation.

Dabei sollte man immer den gesamten Bestand, die dazugehörigen Stammdaten und auch die jeweiligen Kostendaten im Blick haben. Zu jedem Fahrzeug sollten entsprechende Terminfelder anlegt werden, in die die nächsten Führerscheinkontrollen, die Fahrzeugdurchsichten, die letzte amtliche Hauptuntersuchung und vieles mehr hinterlegt werden. Gleichzeitig ist für jedes Fahrzeug eine komplette Kostenartenrechnung einzuführen, in der dann die Ausgaben für Kraftstoff, Wartung, Reifen und viele weitere separat eingetragen werden. Durch Analysen können so zum Beispiel die Fahrzeuge herausgefiltert werden, die nicht bei einer Inspektion waren oder einen überdurchschnittlich hohen Reifenverschleiß aufweisen.

In diesem Zusammenhang sollte man sich um eine durchgängige Dokumentation aller relevanten Kontrollen kümmern. Die Art und der Umfang der Aufzeichnungen sind dabei immer von den rechtlichen Anforderungen und natürlich von der betrieblichen Umsetzbarkeit abhängig. Im eigenen Interesse sollte den Aufzeichnungen ein großer Stellenwert beigemessen werden. Auf jeden Fall sollte aber immer nachgewiesen werden können, wann und wie oft Führerscheine kontrolliert, welche Reparaturen an Fahrzeugen durchgeführt wurden und wer wann ein Fahrzeug benutzt hat.

Als Nächstes sollten mögliche Gefahrenquellen, die mit den einzelnen Teilfuhrparks zusammenhängen, eindeutig identifiziert werden. Am leichtesten ist dies bei fest zugeordneten Autos. Hier ist vorrangig sicherzustellen, dass Fahrzeug und Fahrer „in Ordnung“ sind.

Etwas anspruchsvoller sind dann schon Poolwagen, bei denen zusätzlich auf eine exakte Dokumentation der einzelnen Fahrt geachtet werden muss. Auch den technischen Zustand sollte man noch genauer im Auge behalten. Weitere Aufgaben entstehen bei der Beförderung von Gütern, bei Berufskraftfahrern und bei Fahrzeugen mit Sondereinbauten.

Aufgaben des Fuhrparkverwalters

Die folgende Aufzählung gibt Ihnen einen Überblick über die Aufgaben eines Fuhrparkverwalters. In Klammern stehen die relevanten Rechtsvorschriften, die Sie möglichst im Original vorliegen haben sollten. Aber Achtung: Einzelne Gesetze und Verordnungen – wie Unfallverhütungsvorschriften durch Berufsgenossenschaftsverordnungen (kurz BGV) – werden des Öfteren geändert.

Diese Aufgaben sollten Sie grundsätzlich bei allen Fahrzeugen durchführen:

Führerscheinkontrolle (unter anderem StVZO § 31 Abs. 2, StVG § 21): Sie müssen sichergehen, dass jeder Fahrer eine für sein Fahrzeug ausreichende Fahrerlaubnis besitzt. Diese muss regelmäßig vorgelegt werden – seit Mitte 2009 ist auch die Häufigkeit der Kontrolle verbindlich geregelt. Der Bundesgerichtshof hat in einem Urteil festgelegt, dass Führerscheine mindestens zweimal im Jahr kontrolliert werden müssen. In Fuhrparks, die ein hohes Gefahrenpotenzial bergen, können häufigere Kontrollen notwendig sein.

Die Führerscheine müssen persönlich in Augenschein genommen werden, eine Kopie per Fax reicht nicht aus. Außerdem sollten feste Kontrolltermine vermieden werden – die Fahrer könnten sich andernfalls darauf einstellen. In überregionalen Fuhrparks können diese Aufgaben auch an eine Person vor Ort delegiert werden. Die-se muss zuverlässig sein und entsprechend eingewiesen werden. Auch dies müssen Sie stichpunktartig überwachen.

Selbstverständlich können Sie die Kontrolle auch über die neuen EDV-basierten Systeme von einem externen Anbieter vornehmen lassen. Dabei sollten Sie aber nie vergessen, dass Sie bei einem elektronischen Kontrollsystem Ihren Fahrer selbst nicht zu Gesicht bekommen. Sie haben somit nur den Nachweis, dass der Mitarbeiter zum Zeitpunkt der Kontrolle im Besitz der Fahrerlaubnis war. Eventuelle Suchtprobleme oder gesundheitliche Einschränkungen des Mitarbeiters lassen sich auf diese Weise nicht erkennen.

Fahrtüchtigkeit des Fahrers (unter anderem StVZO § 31 Abs. 2, StVG § 21): Der Halter eines Fahrzeuges ist dafür verantwortlich, dass nur geeignetes Personal „zur Führung der Fahrzeuge“ zum Einsatz kommt. Bei Fahrern, die sich direkt in Ihrem Einzugsbereich befinden, sollten Sie also Auffälligkeiten im Verhalten und eventuelle Anzeichen für eine mangelnde gesundheitliche Eignung beachten. Besteht zum Beispiel der Verdacht, dass ein Fahrer aufgrund von regelmäßiger Medikamenteneinnahme oder Alkoholkonsum nicht fahrtüchtig ist, sollten Sie rechtzeitig reagieren. Ein Gespräch mit ihm, dem Vorgesetzten oder dem Betriebsarzt kann weiterhelfen. Bei leitenden Angestellten oder Außendienstmitarbeitern ist die Eignung als Fahrer allerdings oft nur schwer zu prüfen. Dies gilt insbesondere auch für Mitarbeiter, die nicht in Ihrer Region angesiedelt sind. Hier sollten Sie den Kontakt zu dem direkten Vorgesetzten vor Ort suchen. Weisen Sie diesen auf die Gefahrenquellen hin und besprechen Sie eventuell im Kollegenkreis bekannte Suchtprobleme. Weitere Maßnahmen können auch Vorträge (bei Meetings der Außendienstmitarbeiter) oder regelmäßige Fahrsicherheitstrainings (dort sollten Probleme auffallen) sein. Darüber hinaus sollten Sie bei allen Fah-rern Unfälle (sowohl eigene als auch fremdverschuldete) und Bußgelder im Auge behalten. Weitere Maßnahmen und Tipps zum Umgang mit Fahrern finden Sie in Teil 4 unserer Serie.

Fahrzeugdurchsicht bei Pkw (gemäß BGV D29 § 57 Prüfung): Entsprechend den Unfallverhütungsvorschriften müssen Fahrzeuge einmal im Jahr von einem Sachkundigen auf ihren betriebsicheren (verkehrs- und arbeitssicheren) Zustand überprüft werden. Diese Prüfung kann bei einer Inspektion erfolgen. Allerdings muss die Durchsicht dann ein mängelfreies Ergebnis erbringen und zusätzlich dokumentiert werden. Der Nachweis über einen verkehrssicheren Zustand ist auch erbracht, wenn bei einem Fahrzeug eine Hauptuntersuchung gemäß Straßenverkehrszulassungsordnung (StVZO) durchgeführt wurde. Der arbeitssichere Zustand ist hierdurch allerdings nicht nachgewiesen. Problematisch sind in der Praxis hauptsächlich Fahrzeuge, die aufgrund geringer Fahrleistung nur selten einer Inspektion unterzogen werden. Im Interesse der Sicherheit, aber auch aus betriebswirtschaftlichen Gründen, ist bei Fahrzeugen mit geringer Kilometerleistung mindestens eine Inspektion jährlich empfehlenswert. So ist sichergestellt, dass von den Fahrzeugen keine Gefahr für Mitarbeiter und Dritte ausgeht. Darüber hinaus können so rechtzeitig Schäden bemerkt und eventuell höhere variable Kosten (zum Beispiel ein erhöhter Reifenverschleiß oder ein hoher Benzinverbrauch) vermieden werden.

Ausstattung mit Warnwesten (gemäß BGV D29 § 31): Fahrzeuge müssen laut Berufsgenossenschaftsverordnung mit mindestens einer Warnweste ausgestattet sein. Wichtig ist dabei, dass diese der DIN EN 471 entspricht und auch die geforderten Rückstrahlwerte erfüllt. Die Warnweste sollte griffbereit im Innenraum liegen. Bei Instandhaltungsarbeiten sollten Sie Ihre Fahrer anweisen, die Warnwesten zu tragen. Gleiches gilt für Abschlepp- und Bergungsarbeiten (BGV D29 § 56 (5) und (6)). Eine Ausnahme ist nur dann zulässig, wenn die Mitarbeiter ausdrücklich keine dieser Arbeiten durchführen sollen und stattdessen ein Werkstattwagen oder ein Pannendienst beauftragt wird.

Da gerade Motivations- oder User-Chooser-Fahrzeuge auch öfter im Ausland unterwegs sind und hier andere Rechtsvorschriften gelten (in einigen Ländern ist für jeden Insassen eine eigene Warnweste vorgeschrieben), sollten Sie das Fahrzeug lieber gleich mit mehreren Warnwesten bestücken.

Da Warnwesten gerne mal verschwinden, sollten Sie sich bei fest zugeordneten Fahrzeugen den Empfang der Warnweste bestätigen lassen. Bei allen anderen Fahrzeugen sollten Sie das Vorhandensein regelmäßig überprüfen.

Ladungssicherung (unter anderem BGV D29 § 37 Be- und Entladen, Normen nach DIN, VDI-Richtlinien): Chefs von Pkw-Flotten vergessen immer wieder, dass auch Ladung, die in einem Pkw befördert wird, entsprechend zu sichern ist. Problematisch ist dies unter anderem dort, wo Fahrzeuge aufgrund ihrer Bauart (Kombis, Pick-ups, Großraumlimousinen) zwar den Transport größerer Ladungen zulassen, Sicherungsmittel allerdings oft fehlen. Selbst wenn diese Mittel (Zurrösen, Trennnetz etc.) vorhanden sind, kann es sein, dass ein gefahrloser Transport nicht immer möglich ist. Dies gilt zum Beispiel dann, wenn Ösen nicht mit der Karosserie verschweißt, sondern nur verlötet sind oder Trennnetze nur eine geringe Rückhaltekraft besitzen. Zum Glück haben hier so gut wie alle Hersteller nachgerüstet, im Zweifel sollte sich der Fuhrparkverwalter aber bei diesen rückversichern. Bei Kombis, die regelmäßig Ladung befördern, sind immer fest installierte Metallrahmen anstelle der heute oft üblichen Trennnetze zu empfehlen.

Ein Problem kann auch die Zuladung sein. Vor allem bei Edel-Kombis, die durch Sonderausstattungen bereits einige zusätzliche Kilo an Bord haben, kann eine vollständige Beladung mit Papierkartons bereits zu einer Überschreitung des zulässigen Gesamtgewichts führen. Zusätzlich sollten die Fahrer unabhängig von der Fahrzeugart auf die Gefahren von lose im Innenraum herumliegenden Gegenständen hingewiesen werden. Wenn regelmäßig Ladungen befördert werden, sollten die Fahrer einen Kurs zur „Ladungssicherheit“ absolvieren.

Durchführung der Rechnungskontrolle (unter anderem StVZO § 31 Abs. 2, StVG § 21): Falls Sie die bis jetzt aufgeführten Tätigkeiten sorgfältig durchführen, haben Sie schon viel für die Sicherheit Ihres Fuhrparks getan. Allerdings sollten Sie auch ein wachsames Auge auf die Kostendaten in Ihrer Flotte haben. Hierzu sollten Sie alle Rechnungen genau unter die Lupe nehmen: Gibt es Anzeichen für einen technischen Defekt? Hat ein Fahrzeug einen ungewöhnlich hohen Reifenverschleiß oder einen zu hohen Durchschnittsverbrauch? Wurden alle Reparaturen gewissenhaft durchgeführt?

Gerade bei Fahrzeugen, die nicht an Ihrem Standort eingesetzt werden, sind Rechnungen für Wartungen, Verschleißreparaturen, Reifenwechsel und auch Verbrauchsauswertungen ein wichtiges Instrument zur Überwachung. Damit Sie auch Autos mit unterschiedlichen Laufleistungen vergleichen können, benötigen Sie zusätzlich unbedingt deren aktuellen Kilometerstand. Dieser lässt sich oft am einfachsten über die Tankkartenabrechnungen ermitteln.

Überprüfung des Zustands (unter anderem STVZO § 31 Abs. 2, STVG § 21): Neben der Kontrolle der Rechnungen auf Unstimmigkeiten sollten Sie auch auf den Zustand der Fahrzeuge achten. Anhand der eingehenden Rechnungen können Sie natürlich die regelmäßige Durchführung der amtlichen Hauptuntersuchung und Inspektionen prüfen. Fahrzeuge, die unverhältnismäßig lange nicht in der Werkstatt waren, sollten Ihnen auffallen. Aber auch bei Mitarbeitern, die in einen größeren Unfall verwickelt waren, sollten Sie nachhaken: Wurde der Inhalt des Verbandskastens aufgefüllt? Ist das Warndreieck wieder im Auto? Wurde die Reparatur sachgemäß durchgeführt?

Einen weiteren Hinweis auf eventuelle Fehlerquellen bieten Ihnen die eigenen Mitarbeiter. Sind diese mit dem Fahrzeug unzufrieden oder erwähnen sie, dass sich dessen Fahreigenschaften verändert haben, sollten Sie das Auto zu einer Durchsicht in die Werkstatt schicken.

Generell gilt: Die genannten Maßnahmen sollten Sie bei allen Autos durchführen. Gerade wenn sich einige nicht bei Ihnen vor Ort befinden, ist besondere Sorgfalt bei der Rechnungskontrolle und Zustandsprüfung ratsam. Der Aufwand variiert natürlich von Unternehmen zu Unternehmen. Während der eine Fuhrparkchef nur hoch motivierte und penible Abteilungsleiter betreut, hat es ein anderer vielleicht hauptsächlich mit chaotischen und weniger „fahrzeug-affinen“ Fahrern zu tun.

Folgende zusätzliche Aufgaben sollten Sie verstärkt bei Pool- und Betriebsfahrzeugen wahrnehmen:

Umfassende Führerscheinkontrolle: Fahren Mitarbeiter regelmäßig mit Pool- und Betriebsfahrzeugen, sollten Sie deren Fahrerlaubnis am besten wie beschrieben kontrollieren. Nutzen manche diese Fahrzeuge allerdings nur sporadisch, sollten Sie bei jeder Verleihung die Führerscheine kontrollieren. Andernfalls besteht die Gefahr, dass Ihnen hier ein Mitarbeiter „durch die Lappen“ geht.

Vollständiges Fahrtenbuch: Bei allen Fahrzeugen mit wechselnden Nutzern ist die Verwendung eines Fahrtenbuches unbedingt erforderlich. Das korrekte Ausfüllen sollten Sie regelmäßig überprüfen. Oft sind die Aufzeichnungen in Poolfuhrparks – trotz Anordnung und Kontrolle – an der einen oder anderen Stelle lückenhaft. Sollte sich im Ernstfall kein Fahrer ermitteln lassen, ist Ärger vorprogrammiert. Gerade bei größeren Verkehrsverstößen können lückenhafte Aufzeichnungen zu einer vom Gericht angeordneten Fahrtenbuchauflage für alle Autos (mit der Verpflichtung zur regelmäßigen Vorlage der Unterlagen) oder zu einer empfindlichen Geldstrafe für den Halter der Fahrzeuge führen.

Technischer Zustand: Bei unterschiedlichen Nutzern sind Sie als Halter vorrangig für die Sicherheit verantwortlich. Sie sollten also sowohl bei Poolfahrzeugen als auch bei Betriebsfahrzeugen regelmäßig deren Zustand überprüfen. Die Häufigkeit ist dabei natürlich von deren Auslastung und der Anzahl der Entleihungen abhängig. Es empfiehlt sich aber zumindest eine wöchentliche Kontrolle.

Bei der Durchsicht sollten Sie unbedingt die „drei großen Bs“ (Bremsen, Bereifung, Beleuchtung), den Zustand des Innenraums, den Motorinnenraum und die Füllstände von Flüssigkeiten kontrollieren. Hierbei sollten Sie ein festes Formular verwenden und in den Akten archivieren. Gleichzeitig sollten Sie Ihre Fahrer darauf trimmen, Probleme mit dem Auto unverzüglich schriftlich zu melden.

Diebstahlsicherung: Wird ein Fahrzeug aus dem Fuhrpark gestohlen, brauchen Sie sich meist keine Gedanken über Ihre Halterverantwortung zu machen. Alle Schäden, die ein Dieb mit Ihrem Fahrzeug verursacht, gehen dann in der Regel zu dessen Lasten. Allerdings kann es hier auch Ausnahmen geben. Stellt sich nämlich heraus, dass Sie sorglos mit den Fahrzeugen, den Schlüsseln und/oder den Papieren umgegangen sind, können Sie belangt werden. Eventuell wird Ihnen dann Beihilfe vorgeworfen und die Versicherung macht eine Schadensersatzforderung bei Ihnen geltend. Häufig sieht man bei Poolautos, dass Mappen inklusive Schlüssel und Papieren offen auf einem Tresen am Empfang, auf dem Schreibtisch des Fuhrparkverwalters oder an einem Schlüsselbrett in der Werkstatt ausliegen.

Weitere Aufgaben können auf den Fuhrparkleiter bei Sonderfahrzeugen, Fahrzeugen zur Personen- oder Güterbeförderung oder bei Gefahrguttransporten zukommen. Eine vollständige und auf jede Flotte passende Auflistung ist an dieser Stelle leider nicht darstellbar. Sollten Sie Bedenken haben, können Sie sich natürlich auch von einem externen Anbieter eine Risikoanalyse erstellen lassen. Sie erhalten dann in aller Regel wertvolle Tipps für Ihre Flotte.

Delegierung einzelner Aufgaben

Tragen Sie im rechtlichen Sinne die Halterverantwortung, haben Sie einiges zu beachten. Bei größeren und dezentralen Fuhrparks werden Sie oft nicht in der Lage sein, alle Aufgaben persönlich durchzuführen. Hier können Sie einzelne Tätigkeiten natürlich auch an andere Mitarbeiter delegieren. Sie sollten dabei aber nie vergessen, dass rechtlich immer noch Sie erster Ansprechpartner für Außenstehende sind. Wollen Sie nicht für die Fehler anderer zur Verantwortung gezogen werden, müssen Sie unbedingt dafür sorgen, dass alle Anordnungen unmissverständlich und durchführbar sind. Gleichzeitig sollten Sie möglichst unangekündigte Stichproben vornehmen und eine ordnungsgemäße Durchführung aller Tätigkeiten gewährleisten.

Alle Delegationen an einen Fahrer sollten Sie immer schriftlich vornehmen. Sinnvoll ist, die Aufgaben in den Nutzungsvertrag des Mitarbeiters einzubinden. Damit der Fahrer seine Pflichten nicht vergisst, sollten Sie allerdings bei jedem Fahrzeugwechsel erneut auf die Verantwortung hinweisen. Darüber hinaus sollten Sie Ihre Nutzer auch über eventuelle Neuerungen und in der Vergangenheit aufgetretene Probleme informieren.

Bei fest zugeordneten Autos können Sie Aufgaben wie die rechtzeitige Durchführung von Inspektionen, die Überwachung des verkehrssicheren Zustands und eine ordnungsgemäße Ausstattung an den Fahrer delegieren. Dies entbindet Sie aber nicht von Ihrer Überwachungspflicht. Diese müssen Sie dann anhand der vorliegenden Rechnungsdaten durchführen.

Um diese Überprüfung auch dokumentieren zu können, sollten Sie deshalb regelmäßig Auswertungen anhand der durchgeführten Überwachungs- und Servicetermine, der Verbrauchsdaten und der Reifendaten vornehmen. Schwierig wird dies bei Fahrzeugen, die Sie im Full-Service leasen. Allerdings haben die Leasinggesellschaften hier in den letzten Jahren dazugelernt.

Bei wechselnden Fahrern können Sie ebenfalls einzelne Teile Ihrer Aufgaben an diese abtreten. Allerdings sollten Sie sie häufiger an ihre Verpflichtung erinnern. Dies gilt sowohl für organisatorische Pflichten, wie der Eintrag ins Fahrtenbuchs, als auch für technische Aufgaben. So können Sie die Fahrer dazu verpflichten, eine Kontrolle vor Fahrtantritt durchzuführen. Dies entbindet Sie allerdings nicht von regelmäßigen Überprüfungen.

Haben Sie darüber hinaus auch noch Berufskraftfahrer oder Spezialfahrzeuge im Einsatz, kommen zusätzliche Aufgaben auf Sie zu. Zwar sollten Berufskraftfahrer selbstständig eine Abfahrtskontrolle durchführen und für einen technisch einwandfreien Zustand des Fahrzeuges sorgen, blind verlassen können Sie sich darauf allerdings nicht. Hier sollten Sie unbedingt regelmäßige Schulungen, Fahreranweisungen und Besprechungen etablieren. Wird ein Fahrer auf ein neues Fahrzeug ein- oder auf ein Gefahrenpotenzial hingewiesen, sollten Sie sich auch hier immer an die Schriftform halten. Andernfalls kann es passieren, dass Ihre Anweisung niemand gehört haben will.

Fazit: Weiterbildung und Sorgfalt

Um alle Anforderungen des Gesetzgebers zu erfüllen, ist neben ständiger Weiterbildung auch große Sorgfalt erforderlich. Unabhängig von externen Dienstleistern wird ein größeres Unternehmen daher immer einen verantwortungsbewussten Mitarbeiter im eigenen Hause benötigen.

Eines sollte ein Fuhrparkverwalter dabei aber unbedingt vermeiden – nämlich wissentlich, billigend oder fahrlässig eine Gefährdung von Mitarbeitern oder Dritten zu akzeptieren. Hier darf es dann auch keine Ausreden wie „Arbeitsüberlastung“, „war immer schon so“ oder „mir hört ja keiner zu“ geben. Wer dies berücksichtigt und seine Prozesse konsequent auf die Sicherheit ausrichtet, wird auch keine Probleme mit dem Gesetzgeber haben.

Peter Hellwich

In der nächsten Ausgabe: Teil 3 – Fahrzeugkontrollen in der Praxis

In wenigen Schritten den Handlungsbedarf ermitteln

Über diese Fragestellungen sollte sich ein Fuhrparkchef immer im Klaren sein:

Welche Fahrzeuge habe ich in der Flotte?

Wie sind diese ausgestattet?

Wer ist mit ihnen unterwegs?

Wie werden sie in der Praxis eingesetzt?

In welchem technischen Zustand befinden sie sich?

Sind alle Fahrer uneingeschränkt in der Lage und berechtigt, diese zu fahren?

Geht von den Fahrzeugen eine Gefahr für den Fahrer oder für Dritte aus?

Sollten Sie sich nicht in jedem Fall sicher sein, besteht dringender Handlungsbedarf!

• Ausgabe 5/2010 Seite 66 (618.6 KB, PDF)