Blaupause für andere KMU

Diese Aussage sitzt: "Fuhrparkmanagement-Software liefert oft unzählige Funktionen und Auswertungen bis hin zur Fahrweise der Mitarbeiter einschließlich Beschleunigungs- und Bremsverhalten", sagt Ralf Breckling. "Solche Informationen brauchen wir als mittelständisches Unternehmen nicht." Dieses Resümee hat der Geschäftsführer der North-Tec Gruppe als langjähriger Nutzer einer externen Lösung gezogen. Alternativen waren für den Unternehmer mit seinen 21 Firmenfahrzeugen nicht in Sicht.

Erst die "Ding.X" genannte eigene Software hat ihm einen Ausweg eröffnet. Ursprünglich hat das Team um den Ingenieur die Plattform vor etwa drei Jahren als virtuelle Schaltstelle entwickelt, um Maschinen und Anlagen via Sensoren und entsprechender Steuerung zu überwachen, fernzuwarten und zu kontrollieren. Dazu gibt es eine App für Smartphones mit den gängigen Betriebssystemen und PC plus QR-Code als spezifische ID an jeder Maschine, mit der Unternehmen einzelne Arbeits- und Prozessschritte nachverfolgen und dokumentieren können. In der Praxis wird die Software folglich bei den Kunden zur Temperaturüberwachung in Kühlhäusern genauso eingesetzt wie beispielsweise als direkte Schnittstelle zwischen Photovoltaik-, Biogas- und Windkraftanlagen zu den Netzbetreibern und Vermarktern. Und der Einsatz lässt sich auf viele andere Bereiche ausweiten.

Worauf es individuell ankommt

Für den Elektroingenieur war es daher naheliegend, die digitale Basis zusätzlich für die eigene Fuhrparkverwaltung zu nutzen. Die Anwendung sollte hierfür einfach zu handhaben sein, die Daten sinnvoll miteinander verknüpfen sowie bei Kunden einsetzbar und beliebig erweiterbar sein. Inzwischen dient Ding.X anderen Firmen auch im Fuhrpark (siehe "Komplett Appgelöst", Seite 24). "Wir haben nur Module integriert, die es ermöglichen, unsere Firmenfahrzeuge wie Betriebsmittel über die App als zentrales Tool zu managen", sagt Ingenieur Marco Schnack, der als Produktmanager mit Breckling die Weiterentwicklung und den Vertrieb vorantreibt.

Aufgaben neu strukturiert

Im Vorfeld haben beide die internen Prozesse analysiert, um den exakten Bedarf zu ermitteln. Schnell war offenkundig: Die kaufmännischen Daten bleiben unberührt. Sie sind transparent und laufen in der Buchhaltung zusammen. Das betrifft vor allem die Kosten für das Leasing inklusive Wartung und Verschleiß, welche die Leasinggeber mit monatlichen Reportings flankieren. "Auch alle anderen Ausgaben können wir nachvollziehen. Vielmehr sollten Bereiche während der Laufzeit der Leasing-Fahrzeuge neu ausgerichtet werden", erläutert Breckling. Im Fokus dabei: das Schadenmanagement, der Räder- und Reifenwechsel, die Serviceintervalle, die jährlichen Fahrzeugkontrollen gemäß UVV und die TÜV-Termine.

Zu diesem Zweck werden die Kfz zunächst als Betriebsmittel im System angelegt. Zeitgleich erhält jeder Firmenwagen einen QR-Code seitlich am Armaturenbrett aufgeklebt und jeder Mitarbeiter lädt sich die Ding.X-App auf sein Smartphone. Sobald er freigeschaltet ist, muss er damit arbeiten. Daneben wurde ein Mitarbeiter abgestellt, bei dem die Fäden rund um den alltäglichen Betrieb im Fuhrpark zusammenlaufen.

Alle Schäden digital melden und dokumentieren

Als Erstes hat North-Tec begonnen, die Schäden an den Fahrzeugen zu erfassen und zu dokumentieren. Der Geschäftsführer begründet das mit dem schnellen Wachstum, das zu manch hektischen Abläufen geführt hat: "Hat zum Beispiel das Rücklicht an einem Anhänger nicht mehr funktioniert, gab es vom Mitarbeiter einfach im Vorbeigehen einen Zuruf. Heute meldet er das via App inklusive Bilder, so dass der Mangel oder Schaden mittels QR- Code sofort zugeordnet und behoben wird. Außerdem geht nichts mehr verloren." Gleiches gilt bei einem Unfall. Kommt es zu einem solchen Ereignis, werden Bilder und Informationen ebenfalls digital erfasst und übermittelt, so dass der Flottenverantwortliche die Reparaturprozesse direkt anstoßen kann.

Wichtige Termine und Vorgänge managen

Ähnlich funktioniert es bei anstehenden Serviceintervallen. Sobald ein Termin ansteht, schicken die Fahrer eine Nachricht. Der Fuhrparkmanager schaut jeden Morgen in die Anwendung und kümmert sich um den Vorgang. Ab diesem Zeitpunkt bekommt der Mitarbeiter bei jedem Schritt eine Push-Nachricht - vom Status "in Bearbeitung" bis zum Termin im Autohaus plus Hol- und Bring-Service und gegebenenfalls mit Ersatzfahrzeug. Genauso werden die jährlich verpflichtenden Fahrzeugprüfungen gemäß UVV und TÜV-Termine organisiert und dokumentiert.

Ausgenommen vom üblichen Prozedere ist der saisonale Räder-Reifenwechsel: Hier erfolgt lediglich eine Meldung über den Vollzug via App. Der Kfz-Nutzer stimmt den Termin selbst mit der internen Projektleitung und dem freien regionalen Reifenhändler ab.

"Damit das funktioniert, haben wir nicht nur verantwortliche Fahrer bei den dual genutzten Firmenwagen, sondern auch jedes rein dienstlich genutzte Fahrzeug einem Mitarbeiter zugewiesen", so Marco Schnack. Der Vorteil: "Wenn ein Fahrzeug dann während der Laufzeit an einen anderen übergeben wird, ist der Zustand des Fahrzeugs mit Bildern und Daten in einer zentralen Datenbank festgehalten."

Speziell für den Bedarf von den Klein- und Mittelständlern

Aus den daraus gewonnenen Informationen soll längerfristig eine digitale Lebensakte zu den Modellen entstehen."Wir können zum Beispiel abbilden, wenn ein Fahrzeug innerhalb der Leasinglaufzeit von fünf Jahren vier Mal aus demselben Grund in der Werkstatt war", sagt Schnack. Solche Daten liefern auch andere Anbieter. Das ist Ralf Breckling bewusst. Er sieht den Vorsprung von Ding.X in einem anderen Punkt: "Wir liefern eine Datenbasis, in der Flottenbetreiber ihre Fahrzeuge wie Inventar, Werkzeuge und andere Bereiche mit einer App verwalten können und nicht zig Apps brauchen, bei denen keiner mehr durchblickt. Das ist gerade für KMU wie dem unseren wichtig."

Maßstäbe in IT-Sicherheit

Und wie ist es um die IT-Sicherheit und den Datenschutz bestellt, welche North-Tec mit der Anwendung anderen Flottenkunden bieten muss? "Die Datenbanken laufen in einem zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland", erläutert Breckling. "Darüber hinaus sind wir ISO-27001-zertifiziert, weil wir insbesondere virtuelle Kraftwerke bedienen und kritische Daten managen. Zusätzlich haben wir einen zertifizierten Leitstand sowie einen Notruf, der rund um die Uhr besetzt ist." Das sind auch die Maßstäbe für die Informationssicherheit und den Datenschutz im Fuhrparkmanagement.

• Ausgabe 07/2021 Seite 22 (368.9 KB, PDF)