Die Aufgaben von Fuhrparkverantwortlichen werden immer umfangreicher. Das zeigt die Dataforce Fuhrparkmanagement Studie 2026, für die mehr als 300 Fuhrparkmanager befragt wurden. Über 80 Prozent der Teilnehmer berichten, dass ihr Arbeitsalltag in den vergangenen Jahren deutlich komplexer geworden ist.
Den größten Zeitaufwand verursacht die Fahrzeugbeschaffung – von der Konfiguration bis zur Auslieferung. Rund ein Viertel der Arbeitszeit entfällt auf Wartung, Reparaturen und gesetzliche Untersuchungen. Hinzu kommen zahlreiche organisatorische Aufgaben wie Fahrerbetreuung, Versicherungsmanagement oder Controlling.
Besonders belastend empfinden viele Verantwortliche das Schadensmanagement, das als überdurchschnittlich zeitintensiv gilt. Gleichzeitig erhöhen neue Anforderungen wie das ESG-Reporting den administrativen Aufwand. Vor allem Unternehmen mit größeren Flotten müssen entsprechende Berichtspflichten inzwischen fest in ihre Prozesse integrieren.
Bei der Fahrzeugbeschaffung setzen die meisten Unternehmen weiterhin auf klassische Händlerstrukturen. Ausschlaggebend für die Auswahl sind vor allem wirtschaftliche Kriterien wie Kaufpreis oder Leasingrate. Im Transportersegment spielen zusätzlich praxisrelevante Faktoren wie Laderaum, Nutzlast und Verfügbarkeit eine wichtige Rolle. Auch Gebrauchtfahrzeuge gewinnen insbesondere in kleineren Flotten an Bedeutung, sofern sie preislich attraktiv und kurzfristig verfügbar sind.
KI hält in die Fuhrparks Einzug
Spezialisierte Fuhrparkmanagement-Software ist bislang noch nicht flächendeckend etabliert. Vor allem kleinere Flotten arbeiten häufig ohne dedizierte Systeme. Gefragt sind vor allem Lösungen für Kostenkontrolle, Wartungsplanung und Compliance-Aufgaben wie Führerscheinkontrollen oder UVV-Prüfungen. Allerdings sehen viele Unternehmen hier noch deutliche Defizite.
Auch Künstliche Intelligenz hält zunehmend Einzug ins Fuhrparkmanagement, befindet sich jedoch noch in einer frühen Entwicklungsphase. Das größte Potenzial sehen die Befragten in datenbasierten Analysen, Reportings sowie der Unterstützung bei Rechnungsbearbeitung, Fahrzeugkonfiguration und Schadensmanagement. Hemmnisse sind derzeit weniger technische Hürden als vielmehr ein fehlender konkreter Anwendungsbedarf sowie Datenschutz- und Komplexitätsfragen.
