Fuhrparkmanagement ist komplex - und wird von vielen juristischen wie betriebswirtschaftlichen Themen beeinflusst. Fuhrparkmanager tragen also ein hohes Maß an Verantwortung. Um dieser gerecht zu werden, benötigen sie Fachwissen und Zeit. Beides ist nicht immer ausreichend verfügbar, wie eine Umfrage unter 1.500 Fuhrparkmanagern von Dataforce im September 2017 im Auftrag des Bundesverbandes Fuhrparkmanagement zeigt.
Zum einen fehlt demnach eine systematische Aus- und Weiterbildung - oder diese war mangelhaft. Zum anderen wendeten rund zwei Drittel der Befragten weniger als fünf Stunden in der Woche für das Fuhrparkmanagement auf.
Hier kommt als eine Möglichkeit der Entlastung das Full-Service-Leasing externer Dienstleister ins Spiel: Es kann Personalressourcen schonen sowie verschiedene bedarfsgerechte Servicebausteine und ein ausgefeiltes Reporting bereitstellen. Damit bietet es Vorteile wie mehr Transparenz und Planungssicherheit. Und es hilft, den Verwaltungsaufwand zu senken, Risiken zu minimieren und Kosten im Griff zu behalten.
Aber wie geht man richtig vor in Sachen Full-Service-Leasing? Nach Analyse und Beratung unterstützt der Dienstleister bei der Bestandsaufnahme und definiert gemeinsam mit dem Kunden die individuellen Anforderungen. So wird zum Beispiel durch Erstellung oder Anpassung der Car Policy bereits eine Kostenfalle nahezu ausgeschlossen: die falsche Fahrzeugauswahl, die einem effizienten Fuhrparkmanagement bereits im Wege stehen würde. Die richtige Fahrzeugstruktur ist dann auch die Basis für das individuelle Gesamtpaket diverser Serviceleistungen wie:
- die nationale und internationale Betreuung
- Reifen- und Kraftstoffmanagement
- die Abwicklung von Schadensfällen
- Laufleistungs- und Verbrauchsanalysen sowie
- die Fahrerbetreuung
Diese Leistungen erhält der Kunde vom Leasinggeber gegen eine feste monatliche Leasingrate, die auch Servicepauschalen beinhaltet. Dabei bietet eine klare Kalkulationsgrundlage - mit festgeschriebenen Kosten über die gesamte Laufzeit - einen großen Vorteil.
Standardpakete als Basis
Beim Full-Service-Leasing gibt es Standardpakete, variabel ergänzbar um zusätzliche Details. Ein Standardbaustein sind Wartungs- und Reparaturleistungen. Sie umfassen die vom Hersteller vorgeschriebenen Wartungsarbeiten einschließlich Teile und Öle oder auch Verschleißreparaturen inklusive Material. Ein auf den Kunden abgestimmtes markenübergreifendes Servicepaket des Leasing-Partners schafft dazu Klarheit und Transparenz.
Juristische Risiken oder Unfallrisiken kann das Full-Service-Leasing zwar nicht abdecken, es kann aber Reporting-Tools zu deren Überwachung bereitstellen. So können die Verantwortlichen rechtzeitig wirksame Gegenmaßnahmen einleiten.
Nicht nur deshalb reduziert das Full-Service-Leasing den Verwaltungsaufwand und die Kostenrisiken für die Kunden. Ein weiteres Beispiel ist das Werkstattmanagement, in dessen Rahmen Reparaturrechnungen von der Leasinggesellschaft in Augenschein genommen werden. Falschabrechnungen werden so von Beginn an unterbunden. Bei den Mitgliedsgesellschaften des VMF übernehmen diese Aufgabe für unterschiedliche Fabrikate qualifizierte Kfz-Techniker. Ihre Arbeit erfolgt softwaregestützt, damit sie bei der Vielzahl von Fahrzeugmodellen und Motorvarianten den Überblick behalten.
Aber auch weitere Punkte machen das Full-Service-Leasing in Form eines Kilometervertrags zu einer finanziell vernünftigen Entscheidung. Konkret gibt es nämlich
- kein Restwertrisiko: Das ist gerade in Zeiten unsicherer Restwerte, wie bei der aktuellen Diskussion um Diesel, Elektro und Hybrid, ein starkes Argument.
- kein unerwartetes Rücknahmerisiko: Mehr- und Minderkilometer sind vorab vereinbart, und Abnutzungen am Fahrzeug sind im Rahmen der gewöhnlichen Nutzung im Vertrag enthalten. Bei Schäden über die betriebsgewöhnliche Nutzung hinaus sorgt "Die Faire Fahrzeugbewertung VMF" für Transparenz.
- kein Ausfallrisiko: Ein Ersatzfahrzeug steht kurzfristig zur Verfügung.
- kein Personalrisiko: Bei Urlauben, Krankheiten oder langen Abwesenheiten des Fuhrparkverantwortlichen hält die Full-Service-Leasing-Gesellschaft die erforderlichen Ressourcen bereit.
Risikominimierung
Weitere Vorteile sind moderne Auswertungs- und Reporting-Tools der Full-Service-Leasing-Partner für detaillierte und ausführliche Risikoanalysen, Benchmarks, Wirtschaftlichkeits- und TCO-Betrachtungen oder die Beachtung neuer gesetzlicher Regelungen.
Unabhängig davon gilt es bereits am Vertragsanfang, auf die Bedingungen der Rückgabe zu achten. Ein guter Bewertungsstandard ist "Die Faire Fahrzeugbewertung und -rücknahme VMF". Denn eine noch so günstige Service- und Leasingrate kann durch unerwartete Nachzahlungen die Gesamtkostenkalkulation aushebeln. Die 2002 zusammen mit dem TÜV festgelegten Qualitätskriterien der VMF-Bewertungsregeln sichern auch hier in Zusammenarbeit mit etablierten Gutachtergesellschaften wie der Dekra Transparenz und Fairness.
Expertise nutzen
Full-Service-Leasing ist effizienter, risikoärmer und einfacher, weil erfahrene externe Fachleute mit praxiserprobten und professionellen Tools einen Überblick besitzen, den interne Fuhrparkmanager in der Regel nicht haben können. Dadurch werden Kosten gespart, Entscheidungen fundierter gefällt und es wird Risiken besser gegengesteuert. Kunden bestätigen das immer wieder: Das Instrument schafft Freiräume für das Kerngeschäft, spart Kosten und reduziert das wirtschaftliche Risiko rund um den Fuhrpark erheblich.
Marcus Schulz,
Vorsitzender des Verbandes der markenunabhängigen Fuhrparkmanagementgesellschaften (VMF): Full-Service-Leasing vereinfacht das Fuhrparkmanagement
