Klare Strukturen schaffen

Teil 21: Dienstwagenüberlassungsvertrag | Welche Inhalte gehören in den „Vertrag“ für Dienstwagenfahrer, welche Punkte sollte man regelmäßig überprüfen und gegebenenfalls rechtzeitig anpassen?

— Wer alle Vorgaben für die Fahrer in einem Vertrag zusammenfasst, hat es auf den ersten Blick einfach. Ist in diesem Dokument neben den Nutzungsvereinbarungen auch ein Zusatz für die Tankkarte, die Car Policy des Unternehmens („Kleiderordnung“) und eventuell eine Auslandsvollmacht hinterlegt, wird es bei Änderungen in der Praxis dann aber schwierig.

Größere Flotten müssen in diesem Fall schon bei kleineren Neuerungen stets die Verträge aller Mitarbeiter in die Hand nehmen. Ärgerlich – vor allem, wenn sich nur ein Passus beim Umgang mit der Tankkarte oder etwa eine Fahrzeugvorgabe bezüglich eines bestimmten Modells ändert. Einfacher ist es, grundsätzlich die Nutzung eines Firmenfahrzeuges im Arbeitsvertrag zu erwähnen. Details zum Fahrzeugeinsatz werden dann in einem separaten Überlassungsvertrag geregelt. Die Beschreibung der zur Verfügung stehenden Fahrzeuge kann wiederum in einem getrennten Dokument festgelegt und den Mitarbeitern bekannt gegeben werden.

Auch die Nutzung der Tankkarte, eine Auslandsfahrerlaubnis und eventuelle Bedingungen für den Einsatz von Poolfahrzeugen sollten als getrennte Formulare vereinbart werden. Langfristig erspart sich der Fuhrparkverwalter so viel Aufwand bei nötig werdenden Anpassungen.

Aller Anfang ist schwer | Wer heute keine oder nur unzureichende Regelungen mit seinen Fahrern hat, sollte schnellstens reagieren. Oft ist es dabei einfacher, eine bestehende Vorlage an die eigenen Bedürfnisse anzupassen. Dokumente, die man als Ausgangsbasis benutzen kann, gibt es in ausreichender Zahl im Internet. Eine entsprechende Textdatei findet man zum Beispiel im Club der Fuhrparkverwalter unter www.fuhrparkverwalter.de.

„Eins zu eins“ übernehmen sollte man die Vertragsvorlagen allerdings nie. Auch die beste Nutzungsvereinbarung wird ihr Ziel nicht erreichen, wenn wichtige Regelungen nicht individuell angepasst werden. Prozesse, die von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sind, wie zum Beispiel die Bestellung eines Fahrzeugs oder dessen Rückgabe, müssen unbedingt in das vorliegende Dokument eingearbeitet werden.

Gleichzeitig sollte die hausinterne Rechtsabteilung oder ein beauftragter Rechtsanwalt am Ende den neuen Vertrag prüfen. Eventuell haben sich die rechtlichen Rahmenbedingungen bereits wieder verändert, oder das Unternehmen pflegt ganz allgemein einen anderen Stil im Umgang mit den Mitarbeitern und bei der Formulierung von schriftlichen Vereinbarungen.

Anpassung der Nutzungsvereinbarungen | Wer seine Verträge schon seit längerer Zeit nicht mehr verändert hat, sollte ebenfalls dringend tätig werden. In den letzten Jahren gab es einige wichtige Neuerungen bei den steuerlichen Randparametern. So ist mittlerweile beispielsweise klar, dass privat veranlasste Maut- und Fährgebühren nicht in der Ein-Prozent-Regelung enthalten sind. Mitarbeiter müssen diese Positionen also entweder selbst tragen oder es muss der entsprechende geldwerte Vorteil berücksichtigt werden.

Gleiches gilt auch für selbstverschuldete Unfälle bei Privatfahrten. Hier muss der Fahrer dann zumindest den geldwerten Vorteil in Höhe der normalerweise anzunehmenden Selbstbeteiligung bei einer Kaskoversicherung versteuern.

Gleichzeitig gibt es auch einige spannende Urteile zur Beteiligung des Mitarbeiters an fahrlässig herbeigeführten Fahrzeugschäden. Auch hier sollte das Unternehmen, ausgehend von der eigenen Firmenphilosophie, eine adäquate Regelung in den Verträgen verankern.

Neuerungen in der Straßenverkehrsordnung | Darüber hinaus haben sich auch die Vorschriften im Straßenverkehr (etwa bei der Winterausrüstung) und bei den Unfallverhütungsvorschriften geändert. Aus diesem Grund sollte jedes Unternehmen seine Mitarbeiter auf den richtigen Umgang mit der Warnweste, eine vernünftige Ladungssicherung sowie die rechtzeitige Winterausrüstung der Fahrzeuge hinweisen.

Da in den letzten Jahren auch Themen wie die Führerscheinkontrolle oder die regelmäßige Fahrzeugdurchsicht immer mehr an Bedeutung gewonnen haben, sollte man auch hierzu das Vertragswesen anpassen. Das Gleiche gilt für weitere Prozesse, die je nach Unternehmen sehr individuell geregelt sind: Dabei kann es sich um den Umgang mit den Fahrzeugen im Allgemeinen, die Pflege der Poolautos oder beispielsweise eine Aufbereitung vor der Leasingrückgabe handeln.

Ökologische Aspekte und Fahrsicherheit | In vielen Unternehmen rückt mittlerweile die Umwelt immer mehr in den Fokus der Geschäftsleitung. Wer heute seine Nutzungsverträge anpasst, sollte sich daher überlegen, ob er bei dieser Gelegenheit nicht auch verstärkt Umweltaspekte in seinen Vereinbarungen verankert. Denkbar sind hier unter anderem Ansätze wie Bonusangebote, die dem Fahrer bei der Wahl umweltschonender Fahrzeuge zusätzliche Sonderausstattungen oder eine geringere Kostenbeteiligung bei den Privatfahrten in Aussicht stellt. Oft lässt sich die Einführung einer umweltbewussten Car Policy auch mit Maßnahmen zur Reduzierung der Fahrzeugkosten und Senkung der Unfallzahlen kombinieren.

Richtig kommunizieren | Wer seine Nutzungsverträge ändert, wird den einen oder anderen kritischen Blick der Fahrer nicht vermeiden können. Bei schwerwiegenden Anpassungen ist es deshalb wichtig, von vornherein die Mitarbeiter und den Betriebsrat ins Boot zu holen. Dabei sollte man immer mit offenen Karten spielen. Darüber hinaus sollte eine Änderung der Dienstwagenvereinbarung auch nicht zu oft erfolgen. Sind Anpassungen unvermeidlich, bietet sich eine grundsätzliche Überarbeitung der Dokumente an. | Peter Hellwich

Checkliste | Wichtige Bestandteile einer Nutzungsvereinbarung

– Wer seine Verträge neu gestaltet, sollte folgende Bestandteile integrieren:

Allgemeine Vertragsbestandteile: Beinhaltet Themen wie „Ansprechpartner im Unternehmen“, „Gegenstand, Form und Bindung des Vertrags“ sowie „Geltungsbereich“. Wichtig sind aber auch Aussagen zur „Änderung und Beendigung des Vertrages“. Hier sollte man neben der Möglichkeit einer Kündigung oder eines Auslaufens des Arbeitsvertrages vor allem auch an eine langfristige Berufsunfähigkeit, an eine innerbetriebliche Änderung des Tätigkeitsfeldes oder an eine anhaltende Fahruntauglichkeit des Mitarbeiters denken.

Fahrzeugnutzung: Themen wie „Fahrzeuggestellung“, „Geschäftsfahrten und Privatfahrten“, „Auslandsfahrten“ und Möglichkeiten zum „Entzug der Fahrzeugnutzung“ sind an dieser Stelle enthalten.

Einsatz in der Praxis: Gleichfalls von Bedeutung sind Anleitungen zur „Durchführung von Reparaturen“ und „Benutzung des Fahrzeuges“. Hier sollten auch Einschränkungen bei der Nutzung (zum Beispiel die Teilnahme an Motorsport-Events oder der Verleih an Dritte), das Verbot von Veränderungen (Chiptuning und Ähnliches) und des Fahrzeugtausches (unter Mitarbeitern) angesprochen werden. Ebenfalls wichtig: Die Haftung des Mitarbeiters bei Zuwiderhandlungen. Darüber hinaus sollte auch geklärt werden, welche Familienangehörigen das Fahrzeug nutzen können.

Individuelle Prozesse: Informationen zur „Fahrzeugauswahl gemäß Car Policy“ und zur „Bestellung, Übernahme und Rückgabe“ der Fahrzeuge. Ebenfalls erwähnenswert: Prozesse wie die „Durchführung von Führerscheinkontrollen“ oder die „Zuzahlung des Mitarbeiters“.

Verkehrssicherheit: Themen wie „Maßnahmen zur Ladungssicherheit“, „Benutzung von Warnwesten“, „Fahrerschulungen“ oder das „Verhalten an einem Unfallort“ gehören in jede Nutzungsvereinbarung. Auch die Pflege des Fahrzeugs im Allgemeinen, die rechtzeitige Durchführung von Wartungen und der HU und die regelmäßige Kontrolle des Fahrzeugzustands sollten hier besprochen werden. Ein Verweis auf die Straßenverkehrsordnung kann an dieser Stelle nicht schaden.

Weitere Themen: Zusätzlich kann es weitere Positionen geben, die unbedingt zu erwähnen sind. Hierzu kann zum Beispiel die Benutzung des Firmenparkhauses oder der Einsatz des Fahrzeugs während der Dienstzeit gehören. Gleichzeitig sollte man, zur eigenen Absicherung, den Mitarbeiter auch auf Themen wie „Versicherung des Fahrzeuges“, „Haftung des Mitarbeiters“ und „Versteuerung des Firmenfahrzeuges“ hinweisen. Andernfalls könnte es vorkommen, dass der Fahrer behauptet, über diese Themen nicht ausreichend informiert worden zu sein.