Mit klarer Mission

Teil 20: BEGECA | Die Einkaufsgesellschaft schließt für ihre Partner in Deutschland die Rahmenverträge über den Bezug von Dienstfahrzeugen mit Automobilherstellern, Importeuren und Dienstleistern ab.

— Als die Beschaffungsgesellschaft mit beschränkter Haftung für kirchliche, caritative und soziale Einrichtungen (BEGECA) vor gut 47 Jahren ihre Arbeit aufgenommen hat, war die Mission klar: Waren für die Entwicklungsarbeit der Partner und Gesellschafter wie zum Beispiel Adveniat, Deutscher Caritasverband, Deutsche Lepra- und Tuberkulosehilfe, Misereor und Missio Aachen im Ausland zu beschaffen und die Lieferkette bis zum Einsatz vor Ort zu managen.

Vor 20 Jahren hat der nicht kommerzielle Dienstleister auf Nachfrage der Mitglieder dann mit dem Einkauf hierzulande begonnen. Dass die Fahrzeuge einmal den größten Bereich im Inland bilden, damit hat Günter Siebertz damals nicht gerechnet. Denn auf das Gesuch des BEGECA-Geschäftsführers, Verhandlungen über Rahmenverträge zu führen, haben die Hersteller und Importeure skeptisch oder teils ablehnend reagiert.

Rahmenverträge mit 18 Automarken | An die Freude über den ersten Vertrag mit Opel erinnert er sich daher noch gut. Im Laufe der Jahre haben sich viele weitere dazugesellt und den Kreis um 17 Hersteller und Importeure auf insgesamt 18 Automobilbauer vergrößert. Und die Bündelung der Kompetenzen in einer Hand ist heute durchaus von den meisten erwünscht. Siebertz begründet diese Entwicklung: „Durch die Zusammenarbeit entstehen Win-win-Beziehungen, da die Partner nun ihre Kapazitäten zielführend einsetzen und nicht mit zig Ansprechpartnern jedes Mal einzeln verhandeln müssen. Zugleich verbessern sich durch das deutlich größere Volumen die Konditionen und Bedingungen für unsere Einrichtungen.“ Aus diesem Grund sind auch Dienstleister rund um den Fahrzeugbetrieb wie A.T.U, Pitstop und Leasinggesellschaften mit Rahmenverträgen eingestiegen.

Um bestimmte Themen kümmert sich die BEGECA allerdings bewusst nicht. Das betrifft etwa die Flottenversicherung, die von einem anderen Dienstleister im kirchlichen Umfeld bedient wird, wenn es nicht direkt über Makler geht.

Nichtsdestotrotz sind drei der insgesamt 18 Mitarbeiter in der Geschäftsstelle Aachen nur für die Vermittlung und Beratung rund um die dazugehörigen Beschaffungsprozesse abgestellt. Ihr Auftrag als Dienstleister hat sich über die Jahre nicht verändert: Die angeschlossenen Einrichtungen der Wohlfahrt so zu unterstützen, dass sie möglichst preiswert Waren oder Dienstleistungen einkaufen. Gleichzeitig soll jedoch der lokale Bezug erhalten bleiben. Deshalb arbeitet die BEGECA mit offenen Rahmenverträgen, sodass die Beschaffung nicht nur über bestimmte Handelsgruppen oder Autohäuser läuft, sondern jeder Händler vor Ort einsteigen kann.

Lokale Beschaffung | Hintergrund ist, dass die Kirchen und andere gemeinnützige Organisationen lokal verankert sind und die regionalen Autohäuser entsprechend berücksichtigen wollen. „Das ist eine Bedingung, mit der wir angetreten sind. Wir wollen existente Geschäftsbeziehungen in den lokalen Beziehungen weder zerstören noch stören“, sagt Siebertz. Schließlich brauchen die sozialen und karitativen Einrichtungen die Händler auch als Dienstleister, der bei Bedarf Ersatzwagen stellt oder Fahrzeuge im Schadenfall schnell wieder einsatzbereit macht.

Des Weiteren ist ein wesentlicher Faktor, mittels Rahmenverträgen nicht nur Angebote für die rein dienstlichen Fahrzeuge zu schaffen, sondern auch für dienstlich und privat genutzte Fahrzeuge der Mitarbeiter. „Wir haben daher bei allen Herstellern neben den Regelungen für klassische Dienstwagen der Organisationen immer eine, die besondere Konditionen für die dienstwagenberechtigten Mitarbeiter als wichtige Kunden eröffnet“, so Siebertz. So verteilen sich die georderten Fahrzeuge über die BEGECA zu schätzungsweise rund 40 Prozent auf Pkw für Mitarbeiter und rund 60 Prozent auf reine Dienstfahrzeuge, inklusive Transporter.

Mitglieder mit Zugriff | Insgesamt haben die Mitglieder rund 3.000 Fahrzeuge via Abrufschein im vergangenen Jahr beschafft – vom Kleinwagen für die Pflegekräfte über Mittelklassekombis bis hin zu Transportern für die Personenbeförderung. Bundesweit zählt die Einkaufsgesellschaft rund 5.000 Einrichtungen, mit denen sie regelmäßigen Kontakt und aktive Geschäftsbeziehungen pflegt. Das schließt die kleine Pfarrei mit einzelnen Fahrzeugen genauso ein wie freie Pflegedienste, Krankenhäuser, Hebammen und die großen kirchlichen Verbände mit mehreren hundert Einheiten in der Flotte. Die meisten der Partnereinrichtungen haben jedoch einen Bestand zwischen 15 und 30 Fahrzeugen.

Für alle gilt das gleiche Prozedere, wenn sie einen Abrufschein anfordern: Sie melden sich schriftlich oder via Intranet in einem passwortgeschützten Bereich an und bitten um Zusendung des Berechtigungsscheins. Damit gehen sie zum Händler. Sobald das Geschäft abgeschlossen ist, erhält die BEGECA als Nachweis eine Kopie des Fahrzeugscheins. Davon wird die Fahrgestellnummer erfasst, um den Vorgang zu dokumentieren. Die Daten nimmt Siebertz wiederum bei Bedarf als Basis mit in die Gespräche, wenn er hierüber beispielsweise die Mengen pro Modell bei temporären Aktionen der Hersteller gezielt in die Waagschale werfen kann.

Steigender Leasinganteil | Welche Beschaffungsform die Mitglieder wählen, darüber kann der Geschäftsführer keine fundierten Aussagen treffen. Aus nicht repräsentativen Umfragen weiß er jedoch, dass der Kauf weiterhin bevorzugt wird. Er schätzt, dass die Mitglieder auf diese Weise rund 80 Prozent des Volumens erwerben. Auf Leasing entfallen demnach rund 20 Prozent. Siebertz ergänzt: „Diese Verteilung bezieht sich allerdings nur auf Geschäfte, die wir über Leasinggesellschaften vermitteln und bezieht etwa nicht die Geschäfte mit Captives ein, die etwa beim Händler vor Ort angestoßen werden.“

Konditionen auf dem Prüfstand | Wie die Partner und Gesellschafter ihre Fahrzeuge beschaffen, ist für die BEGECA auch nicht wichtig. Vielmehr konzentriert sie sich auf ein Ziel: die Bandbreite an Angeboten und Konditionen weiter zu verbessern. Deshalb prüft sie regelmäßig die Konditionen und verhandelt die Verträge. Meist laufen diese ein Jahr. „Wir bleiben aber auch am Ball, wenn es zum Beispiel Sonderaktionen gibt, die den einen oder anderen weiteren Punkt im Nachlass bringen“, sagt Siebertz. Die Dienstleistung erfordert somit eine permanente Interaktion mit den einzelnen Herstellern und Dienstleistern.

Künftige Projekte | Auf Mobilität und Fahrzeuge legt die Einkaufsgemeinschaft in Deutschland auch in Zukunft ihren Schwerpunkt, weil damit für die Einrichtungen vor Ort oft die größten Investitionen verbunden sind. Was der Geschäftsführer mit seinem Team in den kommenden Jahren dabei besonders beobachten will, sind die Entwicklungen im Bereich der E-Mobilität. „Ich habe mit vielen Partnern gesprochen, die gerne Elektrofahrzeuge fahren würden, da die Bewahrung der Schöpfung ein zentrales Thema in den Organisationen ist. Allerdings müsste das auch erschwinglich sein“, so Siebertz. Das Interesse ist folglich enorm, so verbrauchsarm und umweltverträglich wie möglich zu fahren. Und dieser Trend wird sich eher noch verstärken.

| Annemarie Schneider

Leistungen | Auf einen Blick

Offene Rahmenverträge mit 18 Automarken von Alfa Romeo bis Volvo; erster Partner vor 20 Jahren: Opel

Vereinbarungen auch mit Dienstleistern wie A.T.U, Pitstop sowie freien und markengebundenen Leasinggesellschaften

aktive Geschäftsbeziehungen hierzulande mit ca. 5.000 Einrichtungen

Kundenstruktur (nur sozial-karitative Einrichtungen gemäß Satzung): v. a. kirchliche soziale Dienste, Pfarreien, Orden, Krankenhäuser, freie Pflegedienste, Hebammen etc.

Flottengrößen der Mitglieder: von 2–3 Fahrzeugen im Bestand bis ca. 450 Einheiten; durchschnittlich 15 bis 30 Kfz im Fuhrpark

ca. 3.000 georderte Fahrzeuge via BEGECA-Abrufschein in 2013

60 Prozent klassische Dienstfahrzeuge (v. a. Kleinwagen + Transporter) sowie 40 Prozent Firmenwagen für Mitarbeiter

Anteile Kauf zu Leasing: laut Umfrage und Hochrechnung ca. 80 zu 20 Prozent

BEGECA | In Kürze

Die Beschaffungsgesellschaft mit beschränkter Haftung für kirchliche, caritative und soziale Einrichtungen (BEGECA) ist ursprünglich aus der ehemaligen Einkaufsabteilung Misereors entstanden und als rechtlich eigenständige GmbH seit 1968 aktiv. Das Mandat der Gesellschaft umfasst die Unterstützung der sozialen, pastoralen und humanitären Projekte, im Rahmen der Entwicklungszusammenarbeit der Partner im Supply Chain Management. Schwerpunkte bilden dabei Beratung, Einkauf und Logistik, wobei jedes Gewinnstreben nach der Satzung ausgeschlossen ist und die BEGECA nur nicht kommerzielle Einrichtungen und Partner aufnehmen kann. Zur Deckung der Selbstkosten wird für die Dienstleistung ein prozentualer Aufschlag auf die Rechnungen getätigt. Seit 1968 hat die Einkaufsgemeinschaft als Vermittler nach eigenen Angaben Waren im Wert von zirka 530 Millionen Euro beschafft. Der Jahresumsatz beträgt im Mittel zirka 11 Millionen Euro. Derzeit sind 18 Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen in der Geschäftsstelle in Aachen beschäftigt.

• Ausgabe 10/2014 Seite 63 (8.5 MB, PDF)