PC-Fahrtenbuch nun doch zulässig?

Das Finanzgericht Berlin-Brandenburg hat entschieden, dass ein handschriftliches Fahrtenbuch mit ergänzenden Computeraufzeichnungen anerkannt werden muss, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind.

In hunderttausenden Fällen ist die Dienstwagennutzung für den Arbeitnehmer nicht mehr als ein angenehmer Nebeneffekt, keinesfalls aber ein signifikanter wirtschaftlicher Vorteil. Gemeint sind die beruflichen Vielfahrer, deren hohe jährliche Kilometerleistung über die damit verbundene Kostendegression zu niedrigen Kilometerkosten führt. In dieser Konstellation ist die durch gesetzliche Regelung ermöglichte Abrechnung des Nutzungswerts nach den privat gefahrenen Kilometern in der Regel ein Muss.

Allerdings sind auf dem Weg zur steuergünstigen Abrechnung der Privatnutzung zwei wichtige Hürden zu nehmen: Der Arbeitgeber muss die Kfz-Kosten individuell exakt und vollständig für diejenigen Fahrzeuge erfassen, für die geldwerte Vorteile der Arbeitnehmer nach Kosten (Kraftstoff, Reparaturen, Steuern, Versicherungen, Reifen etc.) abgerechnet werden sollen. Von dieser Aufgabe wird die Buchhaltung nicht begeistert sein. Außerdem ist als Grundlage für die Ermittlung der privat gefahrenen Kilometer ein ordnungsmäßiges Fahrtenbuch zu führen.

An der brisanten Frage der Ordnungsmäßigkeit des Fahrtenbuchs entzündet sich immer wieder Streit. Geht dieser zu Ungunsten des Arbeitnehmers aus, wird die Nutzungsbesteuerung nach der Ein-Prozent-Methode durchgeführt, die dann üblicherweise zu erheblichen Nachforderungen bei Steuern und/oder Sozialabgaben führt. Für diese steht aufgrund der gesetzlich normierten Haftung zunächst der Arbeitgeber gerade; ein weiterer Grund neben dem Verwaltungsaufwand, weshalb die Arbeitgeber der Fahrtenbuchmethode eher reserviert gegenüberstehen.

Dies ist umso verständlicher, wenn man sich die Flut der Urteile zu diesem Thema ansieht und die daraus resultierende Verunsicherung. Zumal die Rechtsprechung Änderungen unterworfen ist, zwar tendenziell in die richtige Richtung, zum Beispiel weg vom absolut fehlerfreien Fahrtenbuch hin zur Anerkennung der Unschädlichkeit kleiner Mängel, weg von der epischen Breite der Eintragungen hin zur Zulässigkeit von Abkürzungen und Verweisen auf andere zuverlässige Quellen – und nun: weg vom totalen Computer- und Excel-Verbot hin zu einer auf das Notwendige begrenzten Dokumentation.

Urteil stärkt Steuerzahler

Darum geht es nunmehr: Wie viel Fahrtenbuch im klassischen Sinne muss mindestens sein? Das heißt: ein in sich geschlossenes, gebundenen Heft, lückenlos und mit Kugelschreiber oder Tinte geführt, ohne Freizeilen nach jeder einzelnen Fahrt, mit komplettem Datensatz aus Datum, Anfangs- und Endkilometerstand, Fahrziel,und -zweck – mit der einzigen Erleichterung, dass für eine durchgehende Geschäftsreise, auf der mehrere Ziele aufgesucht werden, nur ein Eintrag erforderlich ist. Und wie viel begleitende EDV darf sein? Gemeint ist solche mit abänderbaren Einträgen, ohne dass dies deutlich sichtbar – im Sinne einer nicht manipulierbaren Chronologie – aufgezeichnet wird.

Das Finanzgericht Berlin-Brandenburg hat mit Urteil vom 14. April 2010 (Aktenzeichen 12 K 12047/09) entschieden, dass ein gültiges Fahrtenbuch als Kombination aus manuellen Einträgen (also veränderungssicher) und ergänzenden EDV-Aufzeichnungen eine ausreichende Grundlage für die Anerkennung der Nutzungswertbesteuerung darstellt, wenn das manuelle Fahrtenbuch die Basisdaten enthält, die notwendig sind, um betriebliche Fahrten eindeutig nachzuweisen. Dies sind Datum, Kilometerstände, eindeutige Kürzel zu Ziel und Zweck der Fahrt, dies jeweils wie beschrieben eingetragen. Die übrigen Daten (genaue Adressen, Namen, Adressen, Fahrtrouten) wurden in einer Datei festgehalten, die nicht zeitnah zu den einzelnen Fahrten erstellt worden war.

Das Finanzgericht hat wegen grundsätzlicher Bedeutung der Sache die Revision zum Bundesfinanzhof zugelassen. Ein wichtiger Aspekt, denn für die Benutzer elektronischer Fahrtenbüchern bestehen seit Langem genau an diesem Punkt Unsicherheiten: Es gibt Systeme, durch die der Computer GPS-gestützt die Basisdaten jeder einzelnen Fahrt exakt mit allen Details und nicht abänderbar im Fahrzeug speichert. In bestimmten Abständen können diese Daten in eine handelsübliche Software übernommen und hinsichtlich der Daten, die der Computer naturgemäß nicht kennt (Name, Straße, Ort, Zweck des Besuchs/der Fahrt), nachbearbeitet werden. Ist das ordnungsmäßig?

Hans-Günther Barth

• Ausgabe 4/2011 Seite 82 (166.8 KB, PDF)