Präzises Zuspiel

Teil 17: Malteser Neckar-Tauber | Die gemeinnützige Organisation beschafft ihre Leistungen im Fuhrpark über Rahmenverträge des Bundesverbandes. Regionale Besonderheiten fließen dennoch ein.

— Mit einem Aktionsradius von Lauda in Tauberfranken über den Landkreis Heilbronn in Schwaben bis nach Heidelberg, Mannheim und Karlsruhe in Baden ist der Bezirksverband der Malteser Neckar-Tauber für ein relativ großes Gebiet zuständig. Denn in diesen Orten und Regionen leistet die gemeinnützige Organisation ihre verschiedenen sozialen Dienste. Schwerpunkt der Tätigkeit sind jedoch vielfältige Fahrdienste im nördlichen Baden-Württemberg. Hier befördern etwa 160 Fahrer jeden Tag rund 600 Fahrgäste zu ihren Arbeitsplätzen, in Einrichtungen sowie Schulen und wieder zurück nach Hause. Mittags kommen außerdem noch Touren zur Essensversorgung von Hilfsbedürftigen dazu.

Über alle Standorte legen die Mitarbeiter mit insgesamt rund 105 Dienstfahrzeugen etwa 1,7 Millionen Kilometer pro Jahr zurück. Der Fuhrpark ist für Peter Neuhauser, Bezirksgeschäftsführer sowie Leiter Rettungs- und Fahrdienst in Baden-Württemberg, und Gerald Gurt, Leiter Fahrdienst der Malteser Heilbronn, daher das zentrale Instrument, um die Aufgaben durchführen zu können. Sie haben folglich sowohl die Tourenplanung als auch das Management zur Chefsache gemacht.

Gebündelter Einkauf | Beim Fahrzeugeinkauf greifen die beiden Führungskräfte auf die Rahmenverträge des Bundesverbandes zu, der mit seiner Beschaffungsabteilung in Köln deutschlandweit die Bedingungen und Konditionen festzurrt.

Seit gut zwei Jahren gibt es dazu für den Kfz-Bedarf auch eine Vereinbarung mit Ford als Lieferanten. Die Verträge gehen aber weit über den Kontrakt mit dem Automobilhersteller hinaus und beziehen beispielsweise auch AMF Bruns und Ambulanzmobile als freigegebene Um- und Ausbauspezialisten ein. „Dadurch sparen wir vor allem Prozesskosten im Bestellverfahren selbst, weil wir uns nun keine Gedanken mehr machen müssen über Motorisierungen, Ausstattungen et cetera. Das ist nun alles schon definiert“, sagt Neuhauser.

Bedarfsgetriebene Impulse | Gleichwohl haben die regionalen Einheiten individuelle Gestaltungsmöglichkeiten, wenn das benötigte Modell sich nicht in der Auswahl befindet. Das betrifft in Heilbronn Pkw respektive Fahrzeuge, die als Umbauten für die Einzelbeförderung von Rollstuhlfahrern im Einsatz sind. Hier nutzt der Bezirksverband VW Caddy 1.9 TDI mit 75 PS und Skoda Roomster 2.0 TDI mit 84 PS. Sie vereinen siebzehn Einheiten auf sich. Ansonsten fahren die Mitarbeiter überwiegend Transporter als sieben- oder neunsitzige Busse, die insgesamt mehr als 80 Fahrzeuge ausmachen. Sie bestehen wiederum aus VW T5 2.0 TDI mit 84 PS sowie Ford Transit Custom 2,2-l-TDCi mit 100 PS.

Unabhängig von den Vorgaben zur Beschaffung müssen Peter Neuhauser und Gerald Gurt im Zuge der jährlichen Unternehmensplanung im dritten Quartal festlegen, welche Kapazitäten und Fahrzeuge im Budget eingestellt werden und dies auch mit dem Controlling abstimmen. „Daraus resultiert der Investitionsplan für das Folgejahr. Und dieser ist in der Regel treffsicher kalkuliert“, so Neuhauser. Gurt ergänzt: „Abweichungen sind nur bei zusätzlichen Aufträgen oder Unfällen mit Totalschaden als Folge möglich.“

Prinzipien für Fahrzeugkauf | Grundsätzlich sind alle Fahrzeuge gekauft und durchschnittlich 4,5 Jahre bei den Maltesern Neckar-Tauber in Betrieb. Tendenz steigend. Laut den Vorgaben des Qualitätsmanagement-Systems liegt die optimale Nutzungsdauer bei sechs Jahren. Wenn die Fahrzeuge aber spezielle Auf- und Ausbauten haben, sind sie auch schon mal länger im Dienst. „Um stets den besten Zeitpunkt zu ermitteln, schalten wir in Abhängigkeit von Laufleistung und Alter bei Reparatur- oder Schadensinstandsetzungskosten ab 2.500 Euro den Controller ein. Da jedes Fahrzeug auf Basis einer Einzelkostenrechnung geführt ist, können wir schnell über das weitere Vorgehen entscheiden“, sagt Neuhauser.

Regionale und bundesweite Services | Die Auslieferung der Ford-Fahrzeuge erfolgt ebenfalls aus einer Hand durch die Schwabengarage. Services wie Wartungs- und Verschleißarbeiten sowie Räder- und Reifeneinkauf laufen über den jeweiligen regionalen Markenhändler vor Ort. Bundesweit gebündelt ist wiederum das Tankkartenmanagement mit einer Karte von Aral. „Auf diese Weise ist nachzuvollziehen, wie die Verbräuche sind und man kann bei Bedarf beispielsweise mit Fahrerunterweisungen gegensteuern“, so Gerald Gurt.

Transparenz ist auch oberstes Gebot bei der Flottenversicherung. Prinzipiell sind alle Fahrzeuge der Malteser hierzulande in der Haftpflicht bei der Ergo-Gruppe eingedeckt. Den Kaskobereich wickelt der Bundesverband dagegen über ein Eigentragungsmodell ab. Zu diesem Zweck entrichtet jeder untergeordnete Verband einen Beitrag für Rückstellungen. Trotzdem gibt es eine hohe Selbstbeteiligung von jeweils 2.500 Euro im Voll- und Teilkaskoschadenfall, welche die Dienststelle übernehmen muss. Infolgedessen schlagen Schadensarten wie Glasschäden oder Parkrempler unterhalb der Selbstbeteiligung stets direkt auf die Kostenstellen durch.

Schadenquote gesunken | Gurt misst dieser Regelung eine disziplinarische Wirkung bei. Gleiches gilt für die Versicherungsdaten, die zentral eingespielt werden und aus denen jeder Bezirk seine Auswertungen inklusive Ranking quartalsweise erhält. Das Konzept hat dazu geführt, dass die Schadenquote deutlich gesunken ist. Gurt begründet: „Es besteht reges Interesse, die Kosten nicht aus dem Ruder laufen zu lassen, sondern zu minimieren.“

Der Leiter Fahrdienst setzt vor allem auf Präventionsmaßnahmen. Sie umfassen zum Beispiel Einführungsgespräche mit den Neueinsteigern über mehrere Stunden, die Übung am Simulator, wie man Rollstühle richtig sichert und zwei bis drei Begleitfahrten, bevor der Mitarbeiter alleine die Tour fährt.

Die Schadenquote ist so auf rund 75 Prozent bei den Maltesern Neckar-Tauber gefallen. Diese Maßnahmen, das Controlling und die bundesweite Konzentration schaffen einen Mehrwert, der regional spürbar ist: Die Kosten sind nach Beobachtung von Neuhauser und Gurt in den vergangenen drei Jahren nur moderat gestiegen. Deshalb wollen sie die Strategie im Fuhrpark auch so fortführen. | Annemarie Schneider

Malteser Neckar-Tauber | In Kürze

Als einer von sechs Bezirksverbänden in Baden-Württemberg reicht das Gebiet der Malteser Neckar-Tauber von Karlsruhe, Heidelberg und Mannheim über die gesamte Region in und um Heilbronn bis zum Main-Tauber-Kreis mit Standort in Lauda. Dabei bietet die gemeinnützige Organisation sämtliche sozialen Dienste mit Ausnahme der Pflege von Hilfsbedürftigen. Der Fahr- und Mahlzeitendienst gehört folglich genauso zu den Leistungen wie der Hausnotruf. Über alle Standorte im Bezirk arbeiten rund 200 Mitarbeiter. Sitz der Bezirksgeschäftsstelle ist Bad Wimpfen.

Fuhrpark | Auf einen Blick

ca. 105 Fahrzeuge, davon 86 Transporter, 17 Pkw und 2 Rettungswagen

Transporter: v. a. VW T5 2.0 TDI (84 PS) und Ford Transit Custom 2,2-l-TDCi (100 PS)

Pkw: VW Caddy 1,9 TDI (75 PS) und Skoda Roomster 2.0 TDI (84 PS)

alle Kfz im Kauf; Haltedauer: 6 Jahre als Ziel, durchschnittlich 4,5 Jahre

Einkauf seit ca. 2 Jahren, v. a. Ford, auf Basis eines bundesweiten Rahmenvertrages der Malteser Deutschland

bundesweite Rahmenverträge ebenfalls mit zwei festen Aus- und Umbauern: AMF Bruns und Ambulanzmobile

internes Fuhrparkmanagement in Bad Wimpfen / Controlling und Buchhaltung zentralisiert für Baden-Württemberg in Freiburg

Remarketing: individuell über freie Wiederverkäufer oder kooperierende Händler

Wartung & Service sowie Räder/Reifen über regionale Markenhändler; Schadenreparaturen: Markenbetriebe bzw. benachbarte freie Werkstatt

Tankkarte: Kfz-bezogen von Aral

Flottenversicherung: bundesweiter Rahmenvertrag bei Ergo über Haftpflicht; Kasko bundesweit in Eigentragung über internes Deckungskonzept des Gesamtverbandes via Rückstellungen