_ Mitarbeitern, denen ein Firmenwagen überlassen wird, wollen mit diesem meist auch in den Urlaub fahren. Wie er in diesem Fall genutzt wird, sollte man auf jeden Fall in den Verträgen zur Fahrzeugüberlassung verbindlich vorgeben. Denkbar sind Regelungen zur Kostenübernahme durch das Unternehmen oder auch Einschränkungen zu einzelnen Ländern oder zur Häufigkeit der Nutzung. Gleichzeitig sollte man auch dafür sorgen, dass die Fahrzeuge "auslandstauglich" sind und sich die richtigen Dokumente mit an Bord befinden.
Maut- und Fährgebühren definieren
Einige Punkte zur Nutzung sollten unbedingt im Vorfeld geklärt werden. Eine grundsätzliche Frage, die sich immer wieder stellt, ist generell die Nutzung und die Kostenübernahme bei Privatfahrten im Ausland. Viele Unternehmen geben ihren Mitarbeitern hier grünes Licht und erlauben alle Reisen. Allerdings sollte man bei der Kostenübernahme vorsichtig sein. Versteuert ein Mitarbeiter für das eigene Auto bereits den geldwerten Vorteil nach der Ein-Prozent-Methode, sind damit auch die Kosten für eine Nutzung im Ausland weitestgehend abgedeckt.
Eine Sonderregelung gibt es allerdings für Maut- und Fährgebühren. Sind die anfallenden Auslagen durch eine Privatfahrt entstanden, muss der Mitarbeiter diese Beträge zusätzlich als geldwerten Vorteil versteuern. Wer hier den zusätzlichen Kontrollaufwand scheut, hat es meist einfacher, wenn er den Mitarbeiter die Maut- und Fährgebühren selbst tragen lässt.
Da bei einem Nutzungsvertrag zwischen Fahrer und Unternehmen Vertragsfreiheit besteht, kann der Arbeitgeber immer auch Einschränkungen zur Nutzung des Fahrzeuges einbringen.
Sinnvoll ist zum Beispiel das Verbot von Fahrten außerhalb Europas oder in Länder, in denen grundsätzlich Sicherheitsbedenken bestehen. Dies gilt insbesondere dann, wenn in den Ländern oder auf der Fahrt dorthin mit erheblichen Risiken für den Fahrer oder das Fahrzeug zu rechnen ist oder gar eine Reisewarnung durch die Bundesregierung vorliegt. Welche Länder das aktuell sind, muss der Fuhrparkverwalter allerdings zeitnah immer wieder selbst definieren.
Zuzahlungen bei Auslandsfahrten
Manch ein Dienstwagenfahrer nutzt als Reisemittel lieber den eigenen Wagen, auch wenn es aufgrund der Entfernung zum Reiseziel geeigneter gewesen wäre, einen Flug zu buchen. Dies wird vor allem dann der Fall sein, wenn keine Einschränkungen in der Car Policy zur Nutzung hinterlegt sind, der Arbeitgeber die Kraftstoffkosten übernimmt und der Mitarbeiter bei einem Flug somit deutlich höhere Kosten zu tragen hätte. Um Ausreißern bei der Kilometerfahrleistung vorzubeugen, kann es durchaus Sinn machen, weite Auslandsreisen generell zu untersagen oder den Mitarbeiter zumindest an den Kosten zu beteiligen. Mögliche Varianten zur Einschränkung finden Sie im Infokasten unten.
Wichtige Papiere
Wer mit dem Firmenfahrzeug ins Ausland reist, sollte neben den üblichen Papieren unbedingt eine Auslandsfahrerlaubnis mit sich führen. In diesem Dokument wird dem Mitarbeiter gestattet, sein Fahrzeug auch im Ausland zu benutzen und notwendige Zollformalitäten zu erledigen. Vor allem aber ermöglicht der Vordruck den Behörden bei einer Kontrolle die notwendige Zuordnung des Fahrzeugs zum Mitarbeiter. Aus diesem Grund sollte hier unbedingt das Fahrzeug näher beschrieben sein (Modell, Marke, Farbe, Kennzeichen) und der zulässige Fahrer mit seinen Personaldaten (Fahrername, Geburtsdatum, Dienstsitz) aufgeführt werden. Mehrsprachige Vordrucke gibt es im Internet (z.B. Club der Fuhrparkverwalter unter www.fuhrparkverwalter.de).
Das Mitführen dieser Fahrerlaubnis ist übrigens in Polen verbindlich vorgeschrieben, in anderen Ländern kann es den Umgang mit den Polizeibehörden auf jeden Fall erleichtern. Vermutet die Polizei im Ausland ein Diebstahldelikt, kann es vorkommen, dass der Mitarbeiter erst dann weiterfahren kann, wenn eine Bestätigung des Fahrzeugbesitzers vorliegt.
Gleichzeitig sollte man dem Fahrer einen europäischen Unfallbericht zur Verfügung stellen. Vordrucke findet man ebenfalls im Internet oder auf den Seiten der eigenen Versicherung. Auch eine grüne Versicherungskarte kann in Einzelfällen sinnvoll sein. Bei vielen Reisezielen in Europa ist dieses Dokument zwar heute nicht mehr nötig, es gibt aber immer noch Ausnahmen. Welche Länder im Einzelnen betroffen sind, kann man den Versicherungsunterlagen entnehmen.
Ausstattung
In den meisten europäischen Ländern reicht die Fahrzeugausstattung, die sich ohnehin in den Dienstfahrzeugen befindet, vollkommen aus. Eine Ausnahme kann allerdings die Anzahl der Warnwesten und von eventuellen Winterreifen- bzw. Schneekettenverordnungen sein. So ist zum Beispiel in Italien eine Warnweste je Fahrzeuginsasse vorgeschrieben. Über diese Besonderheiten sollten die Mitarbeiter unbedingt informiert werden.
Gleiches gilt auch für Fahrzeuge, die in den Sommermonaten mit Winterreifen nach Italien wollen, deren Speedindex allerdings geringer als die eingetragene Höchstgeschwindigkeit des Fahrzeuges ist. Hat man solche Autos im Fuhrpark, sollte man die Mitarbeiter auf die Einschränkung hinweisen, vorab eine Nachrüstung veranlassen oder Fahrten untersagen. Vor allem bei Fahrzeugen, die eigentlich Anfang des Jahres aus der Flotte ausscheiden sollen und deren Verkauf oder Leasingrückgabe sich zum Beispiel auf Grund von Lieferengpässen beim Folgefahrzeug verzögern, kann dies schnell einmal passieren.
Vorbereitung auf die Auslandsfahrt
Verbringen Mitarbeiter die Ferien mit dem Firmenwagen im Ausland, kann es sinnvoll sein, bereits im Vorfeld einen zusätzlichen Urlaubscheck anzubieten. Alternativ kann dieser auch in Verbindung mit einer ohnehin fälligen Inspektion oder einer Durchsicht gemäß den Unfallverhütungsvorschriften erfolgen.
Bei Fahrzeugen, bei denen der Hersteller keine Mobilitätsgarantie mehr anbietet, kann natürlich auch ein Auslandsschutzbrief bei Pannen und Problemen weiterhelfen. Bleibt das Firmenfahrzeug im Ausland liegen und es verzögert sich die Reparatur oder der Rücktransport, ist dies die für alle Seiten teuerste und zeitaufwendigste Option.
Nutzungsvereinbarung
Einschränkungen bei Urlaubsreisen
_ Folgende Regelungen zur Begrenzung von Urlaubsreisen finden sich - mehr oder weniger häufig - in den Nutzungsvereinbarungen von Fuhrparks. Meist lassen sich dadurch die Privatkilometer deutlich reduzieren. Gleichzeitig wird verhindert, dass Mitarbeiter, anstatt eine Flugreise zu buchen, das umständlichere, aber vermeintlich kostengünstigere Firmenfahrzeug benutzen:Kraftstoffkosten:Die Benutzung der Tankkarte ist bei privaten Auslandsfahrten untersagt. Der Nutzer muss Betankungen privat tragen. Alternativ ist die Benutzung zwar gestattet, der Mitarbeiter zahlt die angefallenen Rechnungsbeträge aber nachträglich aus der eigenen Tasche. Die zweite Variante bietet den Vorteil, dass Kilometerstände und der Kraftstoffverbrauch dem Unternehmen weiterhin übermittelt werden. Allerdings muss die tatsächliche Begleichung der Belege vom Fuhrparkverwalter zumindest durch Stichproben kontrolliert werden.Kilometereinschränkung:Mitarbeiter haben grundsätzlich nur eine eingeschränkte Zahl an Privatkilometern frei. Bei zusätzlichen Privatfahrleistungen muss der Nutzer für jeden Kilometer mindestens den variablen Kostenanteil selbst übernehmen.Oft wird die Kilometeranzahl durch ein Fahrtenbuch, Besuchsprotokolle und/oder die Spesenabrechnung überwacht. Bei dieser Variante fällt allerdings ein erheblicher zusätzlicher Verwaltungsaufwand an. Sinnvoll ist diese Vorgehensweise meist dann, wenn zum Beispiel bei Vertriebsmitarbeitern grundsätzlich die Reisetätigkeit und die vorgenommenen Kundenbesuche genauer überprüft werden.Benachbartes Ausland bzw. Kilometerradius:Mitarbeiter dürfen das Fahrzeug nur für Fahrten in direkt angrenzende Nachbarländer benutzen. Der Vorteil liegt auf der Hand: Eine Urlaubsfahrt zum Beispiel nach Frankreich, Italien, Österreich oder Dänemark kann durchgeführt werden, Reisen in weiter entfernte Länder wie Portugal oder Griechenland werden vermieden.Einen ähnlichen Effekt haben Einschränkungen in Abhängigkeit vom Aktionsradius. Der Mitarbeiter darf das Fahrzeug dann zum Beispiel nur für Urlaubsreisen mit einer Entfernung von höchstens 1.200 bis 1.500 Kilometern vom Unternehmensstandort aus benutzen. Ein Vorteil dieser Variante: Fahrten nach Süditalien oder den Westen Frankreichs werden untersagt, kurze Wochenendreisen über die Grenze jedoch ermöglicht.Vorgabe der Häufigkeit:Der Mitarbeiter darf das Fahrzeug nur zwei oder drei Mal im Jahr für mehrtägige Urlaubsreisen nutzen. Die Reisen sind entsprechend anzumelden, die Kosten für Auslandsbetankungen werden vom Unternehmen dann allerdings getragen. Meist hat hier die Firma in der Vergangenheit schlechte Erfahrungen mit Mitarbeitern gemacht, die regelmäßig am Wochenende in ihr mehrere hundert Kilometer entferntes Ferienhaus gefahren sind. Um "Dauerpendler" abzuschrecken, kann diese Variante sinnvoll sein. Unter Umständen findet der Mitarbeiter aber auch einen Weg, um vor dem Grenzübertritt den Tank noch mal aufzufüllen und um dann erst wieder zum Ende der Ferien bei der Einreise nach Deutschland an den Zapfhahn zu müssen.
- Ausgabe 06/2015 Seite 72 (498.6 KB, PDF)