_ Um sich die Kosten einzelner Fahrzeuge bewusst zu machen, ist eine vernünftige Kostenartenrechnung unabdingbar. Unterteilt in Wertverlust, Finanzierung, Instandhalten, Kraftstoff, Reifen, Steuer/Versicherung, Unfall und sonstige Kosten (s. Grafik rechts) sollten sowohl die Gesamt- als auch die Kosten pro Kilometer vorliegen - nicht nur für jedes einzelne Auto, sondern auch für Teilfuhrparks (zum Beispiel Vertriebs-, Motivationsflotte).
Neben dieser Unterteilung ist auch eine Analyse des Fuhrparks nach anderen Kriterien wie den eingesetzten Modellen oder der Größenklasse der Autos sinnvoll. Im Vorteil ist hier derjenige, der eine vernünftige Software zur Auswertung heranziehen kann. Dies kann ein eigenes Fuhrparkprogramm, ein Online-Tool des Leasinganbieters oder auch eine Office-Anwendung sein (Tabellenkalkulation, Datenbank). Allerdings sollte man immer auf Vollständigkeit aller Aufwände achten. Denn gerne verschwinden einzelne Belege direkt als Reisekosten in der Buchhaltung oder werden über die Kostenstelle des Mitarbeiters abgerechnet.
Problematisch sind auch Belege über Kosten, die der Mitarbeiter selbst trägt und die dem Fuhrparkverwalter nicht zugänglich sind. Etwa Tankbelege auf einer Urlaubsreise oder Belege für Autowäschen.
Anwendungsbeispiele
Eine aussagefähige Kostenrechnung kann dem Fuhrparkverwalter an den unterschiedlichsten Stellen den Alltag erleichtern: Durch eine Analyse der Ist-Kosten lassen sich einzelne Probleme schnell erkennen.
Ist ein bestimmtes Auto oder Modell im Alltag beispielsweise zu teuer, sollte man die einzelnen Kostenarten genauer untersuchen: Bereiche, die in der Gegenüberstellung mit der Kostenstruktur aller Fahrzeuge überproportional vertreten sind, geben einen ersten Hinweis auf Fehlerquellen.
Stellt sich heraus, dass ein "Problemkind" zu hohe Instandhaltungskosten oder deutlich höhere Kraftstoffkosten verursacht, kann die Suche nach der genauen Ursache beginnen. Meist lässt sich schnell ein technischer Defekt oder eine fehlerhafte Nutzung als Ursache lokalisieren.
Strategische Entscheidungen
Neben der Analyse einzelner Fahrzeuge können mit einer vernünftigen Kostenrechnung auch grundlegende Fragestellungen für die Flotte beantwortet werden. So sind zum Beispiel strategische Entscheidungen wie ein Downsizing der Flotte oder ein Herstellerwechsel erst dann sinnvoll planbar, wenn mit möglichst genauen Zahlen gerechnet werden kann. Dies gilt auch, wenn einzelne Modelle ersetzt oder neue Dienstleister in die Flotte integriert werden sollen.
Ein häufig unterschätzter Ansatz zur Kostenreduktion liegt des Weiteren in der Wahl des optimalen Ersatzzeitpunktes und der Ermittlung der besten Haltedauer-/Fahrleistungsvariante beim Leasing.
Verlässliche Datenquellen
Die Kosten des einzelnen Autos lassen sich, falls diese bereits im Unternehmen eingesetzt werden, anhand der Buchhaltung schnell ermitteln. Bei einer Prognose für noch nicht im Einsatz befindliche Autos wird es schwieriger. Ein Anhaltspunkt können Informationen aus Fachzeitschriften oder von Drittanbietern sein. Auch die Werte des Herstellers oder dessen Leasinggesellschaft können hier zum Einsatz kommen.
Allerdings sollte man die verfügbaren Kostendaten nie ungeprüft eins zu eins übernehmen. Bei Faktoren wie Reifen, Instandhaltung oder dem Wertverlust sollten unbedingt die eigenen individuellen Kosten respektive Nachlässe berücksichtigt werden. Dies gilt etwa für den Einkaufspreis des Fahrzeugs, die Kosten für einen Satz Neureifen oder die individuellen Verrechnungssätze bei der bevorzugten Werkstatt.
Darüber hinaus sollte man Erfahrungen im eigenen Fuhrpark, wie zur Haltedauer von Reifen, über die Höhe von Kleinreparaturen bis hin zum tatsächlichen Kraftstoffverbrauch, in die eigenen Berechnungen einfließen lassen.
- Ausgabe 01/2015 Seite 44 (306.8 KB, PDF)