Zwischenmenschliches

Teil 4: Fahrerbetreuung | Wer Flotten verwaltet, denkt meist erst an die Autos. Genauso wichtig ist aber auch der Faktor Mensch. Nur wer seine Mitarbeiter optimal unterstützt, kann aus dem Fuhrpark das Beste herausholen.

— Bei Fahrzeugen ergeben sich – allein schon aufgrund der Marktveränderung – immer wieder Verbesserungspotenziale. Etwas anders sieht es bei den Fahrern aus. Sprüche wie „Das haben wir schon immer so gemacht“ sind da keine Ausnahme. Ein Fuhrparkleiter wird sich immer überlegen müssen, ob er bei der Betreuung der Fahrer noch Potenzial nach oben hat und ob der zu erwartende Nutzen den Mehraufwand rechtfertigt. Oft sind es aber schon kleine Maßnahmen die zu einer deutlichen Verbesserung führen können.

Die Basics | Bei der Betreuung der Fahrer gibt es einige Pflichten. Missachtet man diese, drohen dem Unternehmen höhere Kosten. Und auch die rechtlichen Risiken sollten nicht unterschätzt werden.

Aufgaben wie Einweisung von Fahrern auf neue Autos, Überwachung der Arbeitszeitvorschriften oder Ladungssicherheit sollten unbedingt durchgeführt werden, bleiben aber in der Praxis häufig auf der Strecke.

Bei der Betreuung von Fahrern sollte man unbedingt zwischen Mitarbeitern, die dem Fuhrpark zugeordnet sind, und Fahrern anderer Bereiche (Abteilungen, Niederlassung) unterscheiden. Regelmäßige Abstimmungen mit den Vorgesetzten der einzelnen Fahrergruppen können dabei die Arbeit deutlich erleichtern.

Motivationsfahrzeuge | Fuhrparkverwalter, die hauptsächlich leitende Angestellte betreuen, bekommen Fahrer und Fahrzeuge oft nur in unregelmäßigen Abständen zu sehen. Trotzdem sollte sich jeder Flottenchef seiner Verantwortung bewusst sein und Möglichkeiten zur Kommunikation suchen. Gelegenheiten zur Einflussnahme ergeben sich oft bei einem Fahrzeugwechsel, bei Firmenveranstaltungen, durch einen E-Mail-Verteiler oder das Intranet.

Die generellen Anweisungen zum Umgang mit dem Fahrzeug (siehe Kasten „Verhaltensregeln“, Seite 58) sollten sich in den Nutzungsvereinbarungen wiederfinden. Bei neuen Mitarbeitern im Unternehmen sollte man unbedingt eine persönliche Einweisung vornehmen.

Betriebsfahrzeuge | Die „Arbeitstiere“ im Unternehmen benötigen oft eine besonders intensive Betreuung. Vor allem eine ausführliche Einweisung der Fahrer ist Pflicht. Hierbei sollte man neben den allgemeinen Hinweisen zum Umgang mit dem Fahrzeug auch die richtige Ladungssicherung und die Vorgaben zur Arbeitszeit erklären (Lenk- und Ruhezeiten oder Arbeitszeitgesetz).

Erfolgt die Einweisung eines neuen Fahrers durch dessen Vorgesetzten, sollte man mit diesem Personenkreis die Inhalte der Fahrereinweisung abstimmen. Gleichzeitig sollte die Einweisung in schriftlicher Form an den Fahrer weitergegeben und mit einer Unterschrift bestätigt werden. Die Einweisung sollte in regelmäßigen Abständen wiederholt werden. Dabei können dann auch Fehlerquellen aus der jüngsten Vergangenheit besprochen werden.

Poolfahrzeuge | Ein hohes Gefahrenpotenzial beinhalten Poolfahrzeuge. Diese werden nicht nur von Fahrern mit eigenen Firmenfahrzeugen, sondern auch von anderen Mitarbeitern und eventuell auch von Aushilfen benutzt. Deshalb sollte immer zeitgleich vor Fahrtantritt mit der Führerscheinkontrolle auch eine kurze Einweisung des Fahrers erfolgen.

Damit diese möglichst unverkrampft erfolgt, kann man hier den Mitarbeiter nach dem Fahrzweck fragen. Auf diese Weise erfährt man schnell, ob das Fahrzeug etwa zur Beförderung von Lasten verwendet wird, und kann dann gesondert auf das Thema Ladungssicherheit zu sprechen kommen.

Fahrpersonal im Fuhrpark | Für Mitarbeiter, die am Standort des Fuhrparks arbeiten und zur Abteilung „Fuhrpark“ gehören, trägt der Flottenverantwortliche immer auch die Bürde der Personalverantwortung. Hier gilt es nicht nur, die Fahrer einmalig einzuweisen, sondern auch die Aufgaben der Mitarbeiter zu planen, die Zielerreichung zu kontrollieren und regelmäßig Personalgespräche zu führen.

Darüber hinaus sollte der Flottenverantwortliche die Themenbereiche Ladungssicherung und Arbeitszeiten gesondert berücksichtigen. Problematisch ist die Betreuung oft bei Mitarbeitern, die zwar dem Fuhrpark angegliedert sind, aber nur selten direkt Kontakt mit dem Fuhrparkleiter haben. Gehören die Vorstandsfahrer zum Beispiel zur Abteilung „Fuhrpark“, wird es nur schwer möglich sein, deren Arbeitszeiten zu überwachen und zu reglementieren.

| Peter Hellwich

Tipps aus der Praxis | So wird die Fahrerbetreuung einfacher

Flottenchefs als Vorbild: Wer selbst von schnellen Autos und rasanten Dienstreisen schwärmt, wird von seinen Mitarbeitern nur schwer Zurückhaltung erwarten können. Begeisterung für PS-starke Fahrzeuge und deren Fahrleistung sollte man also eher vermeiden. Gleichzeitig sollte man die Mitarbeiter motivieren, Maßnahmen zur Verringerung von Unfällen zu unterstützen. Wer selbst keine Kurse für seine Fahrer anbietet, kann zumindest Informationsmaterialien zu Fahrsicherheits-, Ökofahrtrainings und Erste-Hilfe-Kurse am Arbeitsplatz auslegen. Um über diese Kurse besser berichten zu können, sollte man vielleicht selbst die eine oder andere Veranstaltung besuchen.

Mehr Wissen schadet nie: Ein Fuhrparkverwalter sollte sich in seinem Arbeitsbereich möglichst gut auskennen. Aus diesem Grund sind regelmäßige Weiterbildungen Pflicht. Um einzelne Themen auch nachlesen zu können, sollten am Arbeitsplatz unbedingt das Straßenverkehrsgesetz, die Straßenverkehrsordnung, die Unfallverhütungsvorschriften der Berufsgenossenschaft und der Bußgeldkatalog in der neuesten Fassung verfügbar sein.

Auffälligkeiten von Mitarbeitern: Fällt ein Mitarbeiter im Unternehmen durch sein Verhalten auf, besteht der Verdacht auf Alkohol- oder Drogenkonsum. Auch ein schwerer Schicksalsschlag kann die Fahrtüchtigkeit beeinflussen. Hier müssen Fuhrparkverwalter unbedingt reagieren und eng mit Betriebsarzt, Betriebsrat und direkten Vorgesetzten zusammenarbeiten.

Vorbereitung für den Ernstfall: Bei Unfällen bleibt meist nicht genug Zeit für lange Recherchen. Daher sollte man schon im Vorfeld Gespräche mit Anwälten suchen (Schwerpunkt Verkehrsrecht), um im Ernstfall nicht erst nach einem Rechtsanwalt in der Nähe suchen zu müssen.

Hilfestellung im Alltag (FAQ): Die Fragen der Fahrer sind oft identisch. Nach Möglichkeit sollte man diese immer auch schriftlich und – zur Vereinfachung – durch eine vorbereitete Standard-E-Mail beantworten. Mögliche Vorlagen: Fahrzeugbestellung (Beschreibung des Prozesses, Genehmigungen im Unternehmen, Händlerverzeichnis, Car Policy), Tankkartennutzung (Bestellung, Sperrung, Kilometerstandseingabe), saisonaler Reifenwechsel (Prozessbeschreibung, Einlagerung, Händlerliste), Wartung (Terminvereinbarung, Rechnungsstellung, Händlerliste), Unfallabwicklung (Meldung, Ablauf) und Fahrzeugrückgabe.

Fahrergespräche: Es empfiehlt sich, mit den Mitarbeitern im Unternehmen regelmäßige Gespräche zu suchen. Nur so können Schwachstellen rechtzeitig erkannt werden. Für eine ungeschönte Darstellung der Fahrerzufriedenheit ist allerdings meist ein anonymer Kummerkasten oder eine Fahrerbefragung sinnvoll.

Unfallgespräch: Zur Senkung der Unfallzahlen wird nach einem Verkehrsunfall ein Fahrergespräch geführt. Ziel ist, dass der Fahrer sein eigenes Verhalten kritisch hinterfragt und eventuelle Fehler erkennt. Solche Gespräche sind aber nur dann sinnvoll, wenn der Fahrer seine eigene Sichtweise ausreichend darstellen kann und eventuelle Verbesserungsvorschläge vom Unternehmen aufgenommen werden.

Verhaltensregeln | Darauf sollten Sie hinweisen

– Auf einige wichtige Verhaltensregeln sollten Mitarbeiter schriftlich aufmerksam gemacht werden. Bei fest zugeordneten Autos kann dieser Hinweis natürlich in den Nutzungsverträgen stehen. Man sollte aber nicht vergessen, die Fahrer auf sensible Bereiche zusätzlich mündlich einzuweisen. Mitarbeiter, die das Fahrzeug als Arbeitsgerät nutzen, sollten darüber hinaus auch in diese Tätigkeiten und die dabei verbundenen Risiken ausführlich eingewiesen werden.

Folgende Aufgaben muss jeder Nutzer erfüllen

Gesetzliche Regelungen: Einhaltung der Vorschriften des Straßenverkehrsgesetzes (StVG), der Straßenverkehrsordnung (StVO) und der Straßenverkehrs-Zulassungs-Ordnung (StVZO)

Sicherheit: Gewährleistung eines betriebsbereiten und verkehrssicheren Zustands des Fahrzeuges (regelmäßige Überprüfung der Reifen, Beleuchtung, Lenkung, Bremsen und aller anderen sicherheitsrelevanten Bestandteile)

Ausstattung: Vollständigkeit und ordnungsgemäßer Zustand der vorgeschriebenen Sicherheitsausstattungen (Warndreieck, Verbandskasten, Warnwesten und eventuell Mittel zur Ladungssicherung)

Umgang mit dem Fahrzeug: Sachgemäße und schonende Behandlung des Fahrzeugs (inklusive regelmäßiger Innen- und Außenreinigung des Fahrzeugs)

Wartungen: Zeitnahe Wahrnehmung aller vom Hersteller vorgeschriebenen Wartungs- und Schmierdienste bei einer Vertragswerkstatt

Führerschein: Gewährleistung, dass alle Fahrer des Fahrzeuges im Besitz der für das Fahrzeug nötigen Fahrerlaubnis sind. Dies gilt für den Mitarbeiter selbst und für andere vom Mitarbeiter vorgesehene Fahrer. Der Verlust des eigenen Führerscheins muss bei der Fuhrparkverwaltung gemeldet werden

Bußgelder: Übernahme aller anfallenden Geldstrafen sowie aller Bußgelder durch den Mitarbeiter

Sicherheitsgurte: Gewährleistung, dass alle Insassen des Fahrzeuges die Sicherheitsgurte während der Fahrt ordnungsgemäß anlegen

Warnwesten: Gewährleistung, dass Fahrer und Beifahrer im Fall eines Unfalls zur Behebung der eigenen Panne oder bei Pannenhilfe für ein anderes Fahrzeug immer die Warnweste entsprechend der Unfallverhütungsvorschriften tragen

Ladungssicherung: Gewährleistung, dass Gepäckstücke, Waren und Einkäufe immer entsprechend den Erfordernissen gesichert transportiert werden. Bei Fahrzeugen mit offenem Laderaum (Kombi, Transporter) sind immer entsprechende Sicherheitsausrüstungen (Trennnetz, Trenngitter, Gepäckabdeckung) zu bestellen und zu benutzen

Weitere Hinweise, vor allem für Nutzer von

Betriebsfahrzeugen

Fahrzeugeinsatz: Art und Umfang der Fahrzeugnutzung. Aufgaben, die mit dem Pkw erfüllt werden können, und Grenzen, ab denen andere Autos zum Einsatz kommen sollten (z. B. zul. Gesamtgewicht, Belastung einzelner Achsen)

Fahrtenbücher bzw. Arbeitsnachweise: Rechtliche Relevanz von ordnungsgemäßen Fahrtenbüchern und/oder Arbeitsnachweisen

Zusätzliche Ein- oder Aufbauten: Zustand und Benutzung der einzelnen Ausstattungen im Arbeitsalltag, Schwachstellen und Grenzen der technischen Einrichtungen sowie Sicherung der Einbauten im Fahrbetrieb

Arbeitsauflagen: Hinweise zur Eigensicherung, zum sicheren Umgang mit dem Fahrzeug sowie zur Durchführung von Arbeiten unter Verwendung der Vorschriften der Berufsgenossenschaften (soweit vorhanden)

Ladungssicherung: Verstauung und Sicherung von allen transportierten Gütern, außerdem gesonderter Hinweis auf Mittel zur Ladungssicherung

Lenk- und Ruhezeiten: Bei größeren Fahrzeugen ein Verweis auf Lenk- und Ruhezeiten, andernfalls auf die Arbeitszeitvorschriften

• Ausgabe 7/2013 Seite 56 (3.4 MB, PDF)