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Car Allowance im Fuhrpark: Definition, Anwendung, Versteuerung, Checkliste

Car Allowance im Fuhrpark: Definition, Anwendung, Versteuerung, Checkliste
Car Allowance wir auch als Überlassungspauschale bezeichnet.
© Foto: XiXinXing/Getty Images/iStockphoto

Update: Was muss bei dieser Art der Mobilitätszulage beachtet werden? Und was sind die Unterschiede zum Dienstwagen? Autoflotte klärt auf.


Datum:
28.10.2023
Autor:
tibü/Autoflotte
Lesezeit:
4 min
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Eine Car Allowance ist eine Zahlung – eine Überlassungspauschale - die Arbeitgeber an Arbeitnehmer leisten, um die Kosten für die Nutzung eines eigenen Autos im Rahmen der Arbeit zu decken. Es handelt sich um eine Art von Mobilitätszulage, die Arbeitnehmern ermöglicht, ein Auto zu besitzen und es für dienstliche Zwecke zu nutzen, ohne dass der Arbeitgeber ihnen ein Fahrzeug zur Verfügung stellt.

Wie funktioniert eine Car Allowance im Fuhrpark?

Im Rahmen eines Fuhrparks können Arbeitgeber eine Car Allowance anbieten, um den Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, ein eigenes Fahrzeug für die Arbeit zu nutzen. Die Car Allowance wird in der Regel monatlich als fester Betrag ausgezahlt, der je nach Größe und Art des Fahrzeugs sowie der Entfernung zur Arbeitsstätte variieren kann.

Die Mitarbeiter sind selbst für den Kauf, die Wartung und die Versicherung des Fahrzeugs verantwortlich. Die Car Allowance kann als Teil des Arbeitsvertrags ausgehandelt werden und kann je nach Bedarf des Mitarbeiters und des Arbeitgebers angepasst werden.

Car Allowance und Dienstwagen: Unterschiede und Gemeinsamkeiten

Ein Dienstwagen ist ein Fahrzeug, das vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt wird und das der Arbeitnehmer für berufliche und private Zwecke nutzen kann. Der Arbeitgeber übernimmt in der Regel die Kosten für das Fahrzeug, einschließlich Wartung, Reparaturen, Versicherungen und Kraftstoff.

Eine Car Allowance hingegen ist eine Zahlung an den Mitarbeiter, um die Kosten für die Nutzung des eigenen Autos im Rahmen der Arbeit zu decken. Der Arbeitnehmer ist für den Kauf, die Wartung und die Versicherung des Fahrzeugs selbst verantwortlich und kann die Car Allowance nutzen, um diese Kosten zu decken.

Sowohl die Car Allowance als auch die Mobilitätspauschale sind finanzielle Vergütungen, die Arbeitgeber ihren Mitarbeitern zur Verfügung stellen, um deren Mobilität zu unterstützen. Beide können dazu beitragen, die Kosten für den Arbeitsweg zu reduzieren und die Mitarbeiterzufriedenheit und -produktivität zu erhöhen.

Eine Car Allowance ist eine spezielle Form der Mobilitätszulage, die Arbeitnehmern einen monatlichen Betrag zur Verfügung stellt, um die Kosten für die Nutzung eines eigenen Autos für berufliche Zwecke zu decken.

Eine Mobilitätspauschale hingegen ist ein Betrag, den Arbeitgeber an Mitarbeiter zahlen können, um die Kosten für die Nutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln oder für die Nutzung von Fahrrädern oder E-Bikes zu decken.

Car Allowance: Vor- und Nachteile für den Arbeitgeber?

  • Vorteile: Die Car Allowance ermöglicht es Arbeitgebern, Kosten für den Fuhrpark einzusparen, da sie keine eigenen Fahrzeuge anschaffen oder warten müssen. Die Car Allowance kann als Anreiz für Mitarbeiter dienen, die aufgrund ihrer Arbeit auf ein eigenes Auto angewiesen sind. Arbeitgeber haben weniger Verantwortung für die Wartung und Reparatur von Fahrzeugen.
  • Nachteile: Arbeitgeber haben weniger Kontrolle über die Fahrzeuge, die die Mitarbeiter nutzen, was zu Problemen mit der Versicherung und der Haftung führen kann. Arbeitgeber haben möglicherweise Schwierigkeiten, eine angemessene Car Allowance festzulegen, die den Bedürfnissen der Mitarbeiter entspricht und dennoch wirtschaftlich ist.

Wie kommt man also an eine Car Allowance?

Dr. Michael Ludovisy, Rechtsanwalt und Rechtsexperte der Autoflotte:

Sie basiert auf freiwilliger Basis sowohl auf Seiten des Arbeitgebers als auch der des Arbeitnehmers. Da die Arbeitgeber einen erheblichen Anteil des Verwaltungsaufwandes im Vergleich zum klassischen Firmenwagen einsparen, werden sie auch einer angemessen verlangten Nutzungspauschale des Arbeitnehmers zustimmen. In der Praxis können sich die Parteien an alternative Leasingraten für das in Rede stehende Fahrzeug orientieren. Bleibt die Nutzungspauschale unterhalb dieser Beträge, ergibt sich aufseiten des Arbeit¬gebers eine Ersparnis, die sich auf die Entscheidung für eine Car Allowance sicher positiv auswirkt.

Wichtig ist, sich dabei auf Arbeitgeberseite vor Augen zu halten, dass Car Allowance kein neues Werkzeug zur einseitigen Verlagerung von Kosten und Risiken auf den Arbeitnehmer darstellt. Für Arbeitnehmer, denen nach bestehender Firmenwagen-Überlassungsrichtlinie ihres Unternehmens bislang kein Firmenwagen zur Verfügung gestellt wurde, kann es unter Umständen etwas einfacher möglich werden, finanzielle Unterstützung durch eine Car Allowance zu erhalten. Nicht übersehen werden sollte, dass auch wenn der Arbeitnehmer seinen Privatwagen hier selbst anschafft, der Arbeitgeber durchaus ein Mitspracherecht dahingehend hat, ob sich das Privatauto für die dienstlichen Fahrten wirklich eignet.


"Nicht jeder zweisitzige Sportwagen des Mitarbeiters lässt sich per Car Allowance vom Arbeitgeber mitfinanzieren"


Wie wird eine Car Allowance versteuert?

Die Car Allowance ist grundsätzlich steuer- und sozialversicherungspflichtig. Arbeitgeber müssen sie als Teil des Bruttoentgelts behandeln und entsprechend Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge abführen. Der Arbeitnehmer muss die Car Allowance in seiner Steuererklärung angeben und versteuern.

Car Allowance Checkliste

  • Festlegung der Höhe der Car Allowance: Der Arbeitgeber muss eine angemessene Höhe der Car Allowance festlegen, die den Bedürfnissen der Mitarbeiter und der wirtschaftlichen Lage des Unternehmens entspricht.
  • Vertragliche Regelung: Die Car Allowance muss vertraglich zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer geregelt werden. Dabei sollten alle Details zur Höhe, zur Zahlungsweise, zur Nutzung und zur Abrechnung der Car Allowance festgelegt werden.
  • Nachweis der Nutzung: Arbeitgeber sollten sicherstellen, dass Mitarbeiter nachweisen können, dass sie das Auto tatsächlich für dienstliche Zwecke nutzen, um mögliche Probleme mit der Steuerbehörde zu vermeiden.
  • Steuer- und Sozialversicherungsbeiträge: Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass die Car Allowance steuer- und sozialversicherungspflichtig ist und die entsprechenden Beiträge abführen.
  • Überprüfung der Regelung: Arbeitgeber sollten die Car Allowance-Regelung regelmäßig überprüfen und gegebenenfalls anpassen, um sicherzustellen, dass sie den Bedürfnissen der Mitarbeiter und dem wirtschaftlichen Interesse des Unternehmens entspricht.
  • Kommunikation: Arbeitgeber sollten die Car Allowance-Regelung klar und transparent kommunizieren, damit Mitarbeiter verstehen, wie sie genutzt werden kann und welche Bedingungen gelten.
  • Dokumentation: Arbeitgeber sollten die Car Allowance-Zahlungen dokumentieren und archivieren, um im Falle einer Steuerprüfung oder eines Rechtsstreits nachweisen zu können, dass die Zahlungen korrekt behandelt wurden.

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