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Car Policy: So sieht eine moderne Dienstwagenrichtlinie aus

Car Policy: So sieht eine moderne Dienstwagenrichtlinie aus
Car Policy - was es alles zu beachten gilt.
© Foto: Rawpixel.com/Fotolia

Das Herzstück einer jeden Car-Policy ist die Dienstwagenordnung mit Berechtigungsstufen und dazugehörigen Fahrzeugkategorien inklusive Referenzmodellen. Autoflotte verrät, was sonst noch beachtet werden muss.


Datum:
20.12.2023
Autor:
Mireille Pruvost, Rocco Swantusch, Timo Darr
Lesezeit:
4 min
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Gibt es einen Firmenwagen nur, wenn es geschäftlich notwendig ist? Oder sollen mit den Fahrzeugen auch Mitarbeiter ohne regelmäßige Dienstfahrten motiviert werden? Wer fährt welche Marken und welche Modelle? In welchem Ausmaß werden die Kosten dafür vom Arbeitgeber übernommen? Diese Fragen klärt die Car-Policy. Das Herzstück einer jeden Car-Policy ist die Dienstwagenordnung mit Berechtigungsstufen und dazugehörigen Fahrzeugkategorien inklusive Referenzmodellen.

Das regelt die Car-Policy

Die Car-Policy sorgt dafür, dass es intern kein Konfliktpotenzial gibt sowie Wildwuchs an Marken und Modellen im Fuhrpark vermieden wird. Ein wichtiger Punkt ist, dass mit der Dienstwagenrichtlinie die Kosten gesenkt werden können und die nötigen Prozesse in der Flotte transparent abgebildet werden. Eine durchdachte Car-Policy regelt zum einen alle Prozesse rund um die Auswahl des einzelnen Fahrzeugs und ermöglicht zum anderen eine genaue Berechnung der Kosten rund um den Mitarbeiter. Dabei spielt die Elektromobilität eine entscheidende Rolle, da das Fahrprofil des Nutzers darüber entscheiden sollte, ob und welches Fahrzeug mit alternativen Antriebe dem Fahrer zur Verfügung gestellt werden kann oder sollte.

Wer ist beteiligt bei der Ausarbeitung der Car Policy?

Damit es reibungslos innerhalb des Unternehmens läuft, sollten alle betroffenen Abteilungen involviert werden, da verschiedene Interessen aufeinanderprallen können: Fuhrpark, Einkauf, Personalabteilung und Betriebsrat sowie die Geschäftsführungs- oder der Vorstand. Bei mangelndem Fachwissen im eigenen Haus kann es hilfreich sein, externe Hilfe (Fuhrparkberater) in Anspruch zu nehmen.

Funktionsflotte und User-Chooser-Fahrzeug

Die erste und wichtigste Frage lautet: Warum will die Firma ihren Mitarbeitern Dienstfahrzeuge zur Verfügung stellen? Sollen die betrieblichen Kernaufgaben damit erfüllt werden und etwa damit Waren ausgeliefert oder sie für den Kundendienst eingesetzt werden? Dann wäre dies eine Funktionsflotte.

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Ist der Dienstwagen vertraglicher Gehaltsbestandteil und dient als Motivationsinstrument oder als Instrument für das Recruiting neuer Mitarbeiter, dann ist es eine User-Chooser-Flotte, da sich die Arbeitnehmer (User) ihr Fahrzeug im gewissen Rahmen selbst konfigurieren können, also eine Auswahl an Optionen haben.

Was bildet den Rahmen?

Entscheidend für die Ausgestaltung der Wahlmöglichkeiten im Car-Konfigurator ist

  • der finanzielle Rahmen (Budget)
  • die Vorgaben an den Verbrauch des Fahrzeugs (CO2)
  • das Fahrprofil (Stichwort Elektromobilität)
  • sowie die Fahrzeugklasse oder die Karosserieform (beispielsweise sind Cabrio oder klassische Geländewage sowie Pick-up oft ausgeschlossen)

Die Betriebskosten des Fahrzeugs, besser die Gesamtkosten (Total Cost of Ownership, TCO), sind zentrale Richtwerte, da das Gros der Kosten eines Fahrzeugs für dessen Nutzung anfällt (Kraftstoff, Strom, Werkstatt, Reifen, Versicherung, Reparaturen etc.). 

Car Policy: So werden die Fahrzeugklassen festgelegt

Bei der Auswahl der Marken und Modelle gibt es nicht die eine richtige Vorgehensweise, sondern verschiedene, die in der Praxis auch miteinander kombiniert werden. Einige Unternehmen geben bestimmte Fahrzeuge mit feststehender Motorisierung vor, andere legen pro Nutzergruppe den Bruttolistenpreis des Neuwagens oder aber eine monatliche Finanzrate (oder Leasingrate, wenn zu den Finanzierungskosten weitere Services vom Finanzierungspartner übernommen werden) fest und räumen ihren Dienstwagenberechtigten mehr Wahlfreiheit ein.

Einige Unternehmen definieren auch für den Fuhrpark CO2-Limits, bis hin zur Pflicht der CO2-freien Mobilität. Dies würde einen strickten Umstieg auf alternative Antriebe zur Folge haben.

Sind weiterhin Verbrenner (Benzin- oder Dieselfahrzeuge) möglich und nötig, dann bestimmt sich die Auswahl in solchen CO₂-basierten Policies vor allem nach dem CO₂-Ausstoß, oft in Kombination mit einem Bonus-System, wenn sich der Nutzer entweder für einen Wagen mit geringeren Emissionen entscheidet (Belohnung zum Beispiel in Form höherwertiger Ausstattung) oder einer Malus-Regel, wenn er einen Wagen mit höheren CO₂-Werten als vorgesehen bestellt. Dann muss er etwa einen Ausgleich privat zuzahlen.

Deutlich definiert sein sollte ferner, inwieweit zusätzliche Ausstattung erlaubt ist und wer die Kosten dafür trägt. Häufig dürfen sich Mitarbeiter für ein freiwilliges „Downgrading“ in der Sonderzubehörliste bedienen.

So wird die Haltedauer der Fahrzeuge festgelegt

Nicht fehlen darf in einer Dienstwagenrichtlinie, in welchen Zeiträumen die Fahrzeuge erneuert werden. Die Nutzungsintensität bestimmt die Kombinationen aus Laufzeit und Laufleistung. Da Vielfahrer, wie Techniker oder Außendienstler, jedes Jahr in der Regel mehr Kilometer auf den Tacho bringen als Führungskräfte, müssen deren Fahrzeuge folglich schneller ersetzt werden.

Auch das ist, wie vieles in der Car-Policy, eine individuelle Entscheidung. Es sollten deshalb die maximale Kilometerzahl und eine maximale Nutzungsdauer definiert werden. Aus der Praxis heraus empfiehlt es sich auch bei höheren Fahrleistungen der Fahrzeuge nicht die Laufleistung des Vertrags zu kürzen. Um solche Spitzen an Mobilitätsbedarf zu decken, empfehlen sich kurzfristige Beschaffungsalternativen wie das Auto-Abo oder die Langzeitmiete

Diese Pflichten hat der Dienstwagenfahrer

Die Dienstwagenberechtigten erhalten zu ihrem Fahrzeug einige Pflichten mit. Auch diese sollten schriftlich fixiert werden. Das beginnt beim Bestell- und Genehmigungsprozess und endet bei der Rückgabe. Dazwischen liegt die lange Zeit der Nutzung, bei der unter anderem zu klären ist, wo (In- und Ausland) und wann (Freizeit, Wochenenden, Urlaub) der Dienstwagenberechtigte mit dem Firmenfahrzeug fahren darf, wer die Kraftstoffkosten dafür trägt und wem außer ihm die Nutzung gestattet ist.


Car-Policy: Vorgehensweise und wichtigste Inhalte (Check-Liste)

  • Zielsetzung des Unternehmens für die Bereitstellung von Dienstwagen definieren: Erfüllung der geschäftlichen Kernaufgaben, zur Mitarbeitermotivation als Gehaltsbestandteil etc.
  • Dienstwagenberechtigungen festlegen, dabei die Fahrprofile beachten oder ermitteln (Stichwort: Elektromobilität)
  • Fahrzeugkategorien den verschiedenen Funktionen im Unternehmen zuordnen, sinnvollerweise in Kombination mit CO₂-Grenzen für Verbrenner oder anhand der Budgets/Leistungsparameter für E-Fahrzeuge
  • Kostenparameter pro Fahrzeugkategorie und Hierarchieebene festlegen, empfehlenswert sind als Grundlage die Gesamtkosten (TCO)
  • Referenzmodelle und Ausstattung bestimmen, die zur Standardausstattung des Unternehmens wird (Sicherheitsaspekte mit einfließen lassen)
  • Laufleistungs- und Laufzeitparameter wählen, maximale Kilometerleistung und Nutzungsdauer definieren, um den Austauschzeitpunkt festzulegen
  • freiwillige zusätzliche Ausstattung durch den Nutzer regeln (Kostenbeteiligung durch den Mitarbeiter, Obergrenze, Einmalzahlung statt monatlicher Zuzahlung, erlaubte und verbotene Ausstattung)
  • Prozesse rund um den Firmenwagen aufnehmen: von der Bestellung über die Unfallmeldung bis hin zur Rückgabe
  • Nutzungsberechtigung klären: Wer außer dem Mitarbeiter den Firmenwagen fahren darf
  • Servicebausteine aufnehmen: Regelungen beim Tanken, Reifenersatz, bei Versicherungsleistungen, Wartung etc.
  • Verhaltensregeln des Nutzers zur Fahrsicherheit aufstellen
  • Fahrzeugkategorien/Referenzfahrzeuge und Kosten regelmäßig (ein- bis zweimal im Jahr) überprüfen und gegebenenfalls an Marktgegebenheiten anpassen


Car Policy: So geht man mit Schäden um

Schriftlich ist außerdem zu fixieren, welche Leistungen der Versicherungsschutz umfasst, wie im Schadenfall zu verfahren ist und welche Fristen für die Schadenmeldung zu beachten sind. Wichtig in diesem Zusammenhang: Wer kommt für die Schäden während der Laufzeit auf und wie wird mit Nachbelastungen aufgrund von Rückgabeschäden verfahren? In einigen Unternehmen übernimmt die Firma die Kosten für alle Unfallschäden, anderswo müssen die Fahrer für selbst verursachte Schäden auf Privatfahrten einen Selbstbehalt zahlen, der sich mit der Anzahl der Unfälle auch steigern kann.

Welche Regeln werden wo niedergeschrieben?

Bei der Niederschrift aller Fahrerpflichten ist generell zu entscheiden: Soll das Regelwerk über den Umgang mit dem Dienstwagen als separater Überlassungsvertrag gestaltet werden? Es kann sinnvoll sein, die Nutzungsregeln in die Dienstwagenrichtlinie mit aufzunehmen und diese vom Dienstwagenberechtigten unterschreiben zu lassen, als Bestätigung dafür, dass er den Inhalt akzeptiert hat.

Aus der Praxis lässt sich ableiten, dass so viel wie möglich allgemeingültige Vorgaben definiert werden, die in der Car-Policy niedergeschrieben werden. Bilaterale Regelungen mit dem einzelnen Arbeitgeber oder der Arbeitgeberin finden sich im Dienstwagenüberlassungsvertrag wider.

Die Car-Policy selbst kann aus zwei Teilen bestehen, einem statischen und einem dynamischen. Während

  1. Ersterer, der alle Rechten und Pflichten der Vertragsparteien umfasst, mehrere Jahre Gültigkeit behalten kann, sofern es keine rechtlichen Änderungen gibt, kann
  2. Letzterer, der die Referenzraten und Referenzfahrzeuge je Nutzergruppe enthält, als Anhang zur Car-Policy geführt werden.

Überprüfen Sie ihre Regelungen regelmäßig (mindestens jährlich) anhand der aktuellen Marksituationen (Modellwechsel, Zinsen, Restwerte, Lieferzeiten, neue Dienstleister etc.)

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