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Digitales Geschäftsreisemanagement für Gewerbekunden

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Die neue Lösung "VWFS | Business Travel" kann sowohl per Smartphone als auch per Desktop-Anwendung genutzt werden.
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Wegen Corona sind Geschäftsreisen derzeit stark eingeschränkt. Trotzdem bringen die Volkswagen Financial Services jetzt eine neue Dienstleistung für das Travelmanagement in Unternehmen auf den Markt. Die Braunschweiger hoffen auf eine baldige Normalisierung.

Die Volkswagen Financial Services erweitern ihr Mobilitätsangebot für Gewerbekunden um eine Dienstleistung für digitales Geschäftsreisemanagement. Das System stammt vom Hamburger Start-up Voya, das die Konzernsparte im vergangenen Jahr erworben hatte (wir berichteten). Mit dem neuen Service "VW FS | Business Travel" könnten Geschäftsreisende Flüge, Hotels, Bahnverbindungen und Mietwagen per Smartphone oder Internet-Applikation miteinander kombinieren und buchen, teilte das Unternehmen in Braunschweig mit.

"Angesichts der immer noch andauernden Pandemie scheint der Zeitpunkt für ein digitales Reisemanagement ungewöhnlich zu sein. Wir glauben aber fest daran, dass sich die Situation in den kommenden Monaten wieder etwas normalisiert und dann auch Geschäftsreisen wieder zunehmen werden", erklärte Armin Villinger, Generalbevollmächtigter und Leiter Vertrieb Markt Deutschland der Volkswagen Leasing. "Bereits seit einigen Jahren beobachten wir, dass Travel- und Fuhrparkmanagement zusammenwachsen und die gesamten Mobilitätskosten von Unternehmen in den Mittelpunkt rücken."

Durch die gemeinsame Weiterentwicklung mit Voya ist den Angaben zufolge nun auch eine digitale Reisekostenabrechnung innerhalb des Systems möglich. Dadurch reduziere sich der Organisations- und Verwaltungsaufwand erheblich – sowohl beim Dienstreisenden als auch beim Mobilitätsmanager.

Hybrides Zusammenspiel

Im Gegensatz zu klassischen Online-Buchungsportalen erfolgen die Buchungsanfragen bei "VW FS | Business Travel" entweder per Self-Service über das Smartphone bzw. über die zugehörige Internet-Applikation oder mithilfe einer interaktiven Chatfunktion, mit der ein integriertes Geschäftsreisebüro anhand der im System hinterlegten Reiserichtlinie und der kundenspezifischen Genehmigungsprozesse den Reiseservice online umsetzt. Durch das hybride Zusammenspiel zwischen Online-Buchungsplattform und dem vollintegrierten Reisebüro-Service, können Geschäftsreisende innerhalb weniger Minuten ihre Dienstreise planen und buchen. Darüber hinaus ist das System erweiterbar, wodurch zukünftig weitere Mobilitätsformen wie Carsharing, Taxis, E-Scooter oder Park-Services mit angeschlossen werden können.

Laut VWFS können alle Reiserichtlinien des Unternehmens bei Bedarf vom Kunden selbst individuell in das System eingepflegt werden. Gleiches gilt für den Import der Mitarbeiterdaten. Die Bezahlung aller Reisen erfolgt durch eine zentral im System hinterlegte Firmenkreditkarte. Dadurch muss der Mitarbeiter die zentral gebuchten Verkehrsmittel und Leistungen im Vorfeld nicht selber bezahlen, sondern nur die während der Dienstreise zusätzlich angefallenen Kosten verauslagen. Das Unternehmen erhält durch die zentrale Abrechnung und das eingebundene Reporting die volle Kostenkontrolle.

Weiterer Vorteil: Über die integrierte Reisekostenabrechnung müssen die Belege nicht mehr manuell gepflegt werden. Diese werden vom Reisenden per Smartphone digital erfasst und direkt den einzelnen Reisen zugeordnet und ausgelesen. Danach erfolgt die automatische lohnsteuerrechtlich und reiserichtlinienkonforme Überprüfung der eingereichten Belege. Die endgültige Abrechnung kann als Datei direkt in die kundeneigenen Finanzbuchhaltungssysteme exportiert und damit gleich steuerkonform weiterverarbeitet werden – zum Beispiel durch die Lohnbuchhaltung selbst oder einen externen Steuerberater.

Villinger betonte: "Wir haben langfristig das Ziel, alle reise- und fuhrparkrelevanten Dienstleistungen in ein digitales Verkehrs-Ökosystem zur strategischen Steuerung und Verwaltung des betrieblichen Mobilitätsmanagements zu überführen." Die neue Dienstleistung sei der erste Schritt in diese Richtung. (red) 

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