Das Netzwerk lebt

Dass die Flaschenpost kein gewöhnliches Unternehmen ist, verdeutlichen die vielen Punkte der neuen Standorte, die jährlich auf der bundesweiten Landkarte hinzukommen. 2016 in Münster in der jetzigen Form gestartet, dehnte sich der Express-Lieferdienst auf aktuell 23 Städte aus. Teilweise konkurriert man hier mit Wettbewerbern wie Durstexpress. Dieses Startup wurde 2017 von der Dr.-Oetker-Gruppe ins Leben gerufen. Eben jenes Familienunternehmen übernahm Ende vergangenen Jahres auch die Flaschenpost für einen sehr hohen Betrag, der nicht offiziell bestätigt wurde. Künftig gehen beide Firmen mit den werbewirksam beklebten Getränketransportern einen gemeinsamen Weg.

Den bisherigen Weg von Flaschenpost wollen wir zusammen mit dem Fuhrparkverantwortlichen Stephan Zech nachzeichnen. Denn dieser verdeutlicht nicht nur, wie man den Fuhrpark als Netzwerk dezentral managen kann, sondern er zeigt, wie man dafür auf externe Netzwerke zugreift. Das macht die Prozesse skalierbar, spart Geld und bringt Geschwindigkeit.

Von 40 auf 1.500 Einheiten

Geschwindigkeit und leichtes Handling sind die zentralen Unternehmensversprechen der Flaschenpost. Binnen 120 Minuten nach dem letzten Klick auf die Online-Bestellung soll der Transporter mit den Getränkekisten beim Kunden vorfahren - ohne Gebühren und mit der Möglichkeit, die leeren Pfandflaschen direkt zurückgeben zu können. Im März 2016 tourten die ersten 40 Transporter durch Münster und belebten diesen Flaschenkreislauf, der schnell in andere Städte überschwappte. Mittlerweile umfasst die Flotte rund 1.500 Auslieferungsfahrzeuge sowie 100 Dienstwagen - die in der Gesamtverantwortung von Stephan Zech liegen. Zechs Weg an die Spitze des immer noch expandierenden Fuhrparks ist eng mit der Flaschenpost verbunden.

Seine automobile Laufbahn begann er als Leiter verschiedener Niederlassungen bei Hertz. 2016 folgte der Wechsel zu Maske Fleet. Beide Vermieter sind Partner der Flaschenpost. Während Hertz zu den ersten zählte, die die Flotte mobil hielten, kam Maske erst mit Zechs Start bei Flaschenpost zum Zuge. Mitte 2019 wechselte der in Münster geborene Zech die Seiten und steuert seither aus seiner Heimatstadt heraus zusammen mit mittlerweile drei Flottenmanagern sowie den Regional- und Standortleitern die mobile Flaschenpost-Welt. Alle Daten aus den Dependancen laufen hier zusammen und werden mittels der Flottensoftware von Avrios aufbereitet. Der Schweizer Softwareanbieter ist selbst so etwas wie ein Netzwerkbauer. Nach dem Verkauf der familiengeführten Spedition an die Rhenus-Gruppe Anfang 2015 entschied sich Andreas Brenner für einen neuen Weg. Gemeinsam mit zwei Bekannten aus der IT-Branche gründete der Manager Avrios - eine cloudbasierte Fuhrparkplattform, die sich seither mit seinen Anwendern ständig verändert.

Die DNA beider Unternehmen passt also gut zusammen, denn beide verlangen nach einer hohen Umsetzungsgeschwindigkeit, was nur mit externer Hilfe möglich ist und eine gewisse Offenheit voraussetzt. Dass es anders gar nicht geht, verdeutlicht die steigende Zahl an Transportern mit dem Flaschenpost-Design, wie Zech vorrechnet: "Als ich in Münster anfing, zählte unser Fuhrpark zirka 600 Einheiten. Heute sind es fast dreimal so viele Fahrzeuge." So wundert es nicht, wenn der Flottenchef betont, dass sich die Flaschenpost in erster Linie als Tech-Unternehmen sieht, das neben der Kiste Sprudel fallweise auch Weihnachtsbäume an die Wohnungstür bringt.

Nachrüst-Telematik für alle

Die Basis dafür, dass Kundenwünsche und Lieferwege synchron laufen können, sind Daten, die zum Großteil aus der eigenen Flotte stammen. Dieser interne Datendurst wird mittels Telematikboxen gestillt. Die Nachrüstlösung für die OBD-2-Schnittstelle erhalten alle Lieferfahrzeuge im Bestand sowie die temporär eingesetzten Mietfahrzeuge - die Dienstwagen sind davon allerdings ausgenommen, wie Zech betont. Ein zweiter digitaler Helfer ist das mobile Lesegerät - das Handheld -, mit dem die Aufträge übermittelt und quittiert werden.

Am Ende der Transformation von Daten-Schnittstelle-Fuhrparksoftware blickt Zech auf einige Kennzahlen genauer:"Das ist zum einen die Auslastung der Fahrzeuge, dafür tracken wir unter anderem die Ausfalltage. Daran schließen sich die TCO-Betrachtungen an. Beide Werte werden aus allen Standorten erhoben und zu einem Benchmark herangezogen, welchen wir zusammen mit den Regional- und Standortleitern auswerten." Diese Kaskade von Fuhrparkverantwortlichkeiten und Daten hat ihren Zielpunkt in Münster. "Wir steuern so viel wie möglich die Geschicke zentral von hier aus, was die lokalen Fuhrparkverantwortlichen entlastet. Dabei hilft uns die Avrios-Software immens."

Zech selbst brachte die neue Software mit und beendete damit eine lang gehegte Excel-Welt."Wir haben zu dem Zeitpunkt die Fuhrparksoftware ausgeschrieben, und neben meinen eigenen Erfahrungen mit Avrios beeindruckte uns die hohe Geschwindigkeit, mit der sich die Software ständig an Kundenanforderungen anpasst." Diese Agilität durften die Schweizer bei der Flaschenpost unter Beweis stellen. "Im vergangenen Jahr haben wir alle vier bis acht Wochen einen neuen Standort ans Netz genommen. Eine aufwendige Schulung der neuen Standortverantwortlichen in eine nicht so intuitiv bedienbare Fuhrparksoftware wie von Avrios hätte da keine Zeit gefunden", argumentiert Zech. Was nicht heißt, dass es der Lösung an Komplexität fehlt."Unser Arbeitsspektrum mit der Software reicht von der Reparaturbeauftragung über das Mahnwesen bis zum Dokumentenmanagement", skizziert der Flottenleiter.

Beim Aufbau dieser Datenströme stand die Geschwindigkeit im Fokus, wie sich der zuständige Avrios-Manager Manuel Schuler erinnert:"Im Januar 2020 kamen wir mit allen Beteiligten in Münster zusammen und haben sehr schnell einen Zugang kreiert, mit dem das Flottenmanagement-Team bereits arbeiten konnte. Wir haben von da an, wie bei anderen Projekten auch, zusammen mit dem Kunden geschaut, wo wir Anpassungen machen sollten, um die Prozesse zu optimieren. Im Falle von Flaschenpost stand die Einbindung in die interne Systemlandschaft im Vordergrund, um die Prozesse so effizient und reibungslos wie möglich zu gestalten."

Lösung für alle Kunden

Mahnbescheide spielen neben den Unfallschäden der Transporter in deren Tagesgeschäft, das im urbanen Umfeld spielt und von hohem Zeitdruck geprägt ist, eine Hauptrolle. So entwickelte man zusammen das Feature des digitalen Bußgeldmanagements, das seit Herbst vergangenes Jahres in der Software allen Nutzern zur Verfügung steht. Dabei wird zunächst der Bußgeldbescheid digital erfasst, also maschinell ausgelesen. Nach dem Abgleich der Fahrzeugdaten, was laut Zech "per Knopfdruck" passiert, wird automatisch ein Standardschreiben an die entsprechende Behörde erstellt und versandt."Pro Standort haben wir bis zu 150 Fahrzeuge, welche für einige Ordnungswidrigkeiten sorgen. Da hilft uns das neue Feature sehr weiter, denn mit minimalem Aufwand wird ein zeitintensives Problem gelöst", freut sich Zech darüber, dass "die kleinen Sonderlocken", also jene zeitintensiven Detailarbeiten, jetzt nur noch eine Randerscheinung im Tagesgeschäft sind.

Leasing war für das dynamische Startup allein aus finanziellen Gesichtspunkten bisher die wichtigste Option, aber Zech sieht gerade im Finance-Leasing oder Kauf von Transportern Vorteile, die künftig stärker betont werden könnten. Die stark beanspruchten mobilen Helfer würden dann über Händlernetze oder Restwertbörsen weitergegeben werden."Bislang gibt es in der Fuhrparksoftware zu solchen Börsen noch keine Schnittstelle, aber das könnte sich vielleicht ändern", merkt Zech an.

Bedarf an digitalen Checks

Einen Schritt weiter ist man beim Thema Fahrzeugüberführung. Hier kooperieren die Norddeutschen mit dem Spezialisten Onlogist (siehe Autoflotte 5_6/2020, S. 22). Über dessen Plattform werden diverse Holund Bringfahrten organisiert. Die Liste an Partnerschaften könnte aus Sicht von Zech gern weiter wachsen, denn er sieht im Fuhrparkmanagement viele Bereiche, "in die man noch viel tiefer eintauchen könnte." Was ihn besonders beschäftigt, sind Fahrzeug-Checks - für die Transporter wie für die Firmenwagenflotte."Da könnte man deutlich digitaler unterwegs sein und die Prüfprotokolle direkt in der Fuhrparksoftware hinterlegen, so dass man der Halterhaftung noch nachhaltiger nachkommt", so sein Wunsch.

Da man auch in diesem Jahr weitere Standorte einbinden wird, präferiert Zech bundesweite Partner. "Wir können nicht mit jedem neuen Standort neue Flottendienstleister ausschreiben und einbinden, das würde nicht funktionieren. Ich verhandle lieber nur einmal die Konditionen und biete dafür eine entsprechend große Zahl an Flottenfahrzeugen für den Partner", erklärt der Fuhrparkleiter.

Ende Januar wurde klar, dass beide Expressdienste künftig einheitlich unter der Marke Flaschenpost auftreten werden. Die Gesamtlogistik basiert auf den Business- und Operations-Prozessen der Münsterländer. "Das Zusammengehen mit Durstexpress ist eine gute Sache für uns. Wie dies operativ aussehen wird, darüber sitzen wir gerade in Workshops zusammen. Generell ist das Geschäft um die letzte Meile, wie wir es anbieten, für die gesamte Lebensmittelbranche weiterhin ein sehr spannendes Feld", kommentiert Zech.

Offen fürs Mobilitäts-Budget

Nachdem einige Dienstwagenberechtigte nach Alternativen angefragt haben, beschäftigt man sich auch in Münster mit einem Mobilitäts-Budget, ohne bislang konkret zu werden. "Bei all diesen Themen sehen wir uns vom Fuhrparkteam ein Stück weit als interner Dienstleister", resümiert Zech. Eine solche Offenheit sieht Andreas Brenner, CEO von Avrios, auch unter den übrigen Kunden gegeben:"In den vergangenen Jahren haben wir auf verschiedenen Wegen Fuhrparkmanager vernetzt. Mit der Avrios-Academy, der Online-Community sowie interaktiven Webinaren werden wir diesen Austausch dieses Jahr weiter fördern als zuvor. Gerne schließen wir dabei auch Fuhrparkmanager ein, die heute noch keine Avrios-Kunden sind" - ganz im Sinne des Netzwerkgedankens.

• Ausgabe 03/2021 Seite 43 (245.7 KB, PDF)