Fahrzeugkosten im Visier

Teil 11: Kostenkontrolle | Zu Beginn des Jahres kann sich ein kritischer Blick zurück auszahlen. Denn eine ausführliche Analyse der Fahrzeugkosten hilft, effizienter die Weichen im Fuhrpark zu stellen.

— Das erste Quartal bietet sich für Flottenauswertungen förmlich an: Die Buchhaltung enthält alle relevanten Daten des letzten Geschäftsjahres und es ist noch ausreichend Zeit, um durch strategische Veränderungen und Gespräche die richtigen Entscheidungen für das kommende Jahr zu treffen.

Allerdings sollte man immer auf die Vollständigkeit aller Unterlagen achten. Denn Unfälle, die noch nicht gemeldet wurden, oder verspätet vom Fahrer eingereichte Belege sind sonst Gift für die Qualität der Analysen. Generell rücken dabei verschiedene Aspekte in den Fokus.

„Safety first“ | Bei allen Planungen für das neue Jahr sollte das Thema Sicherheit immer an erster Stelle stehen, indem man die Entwicklung der Unfallkosten und einzelner Gefahrensituationen auswertet. Um notwendige Änderungen zu erkennen, sind Informationen zur Anzahl der Schäden, der Schadenhöhe und den Unfallursachen unabdingbar – nach Möglichkeit immer ergänzt durch Vergleichswerte über die letzten fünf Jahre.

Stellt man einzelne Unfallschwerpunkte und deren Ursachen fest, eignen sich gezielte Schulungsmaßnahmen für die Flotte oder einzelne Fahrer. Vor allem sollte man Kleinschäden nicht vernachlässigen: Streift ein Mitarbeiter ein anderes Fahrzeug, ist im einen Fall vielleicht nur ein abgefahrener Spiegel zu beklagen – in einem anderen Fall könnte dabei aber auch beispielsweise ein Fahrradfahrer, der ernste Verletzungen erleidet, betroffen sein.

Einkaufskonditionen | Wer seine Fahrzeugkosten nachhaltig senken will, sollte von Zeit zu Zeit auch einen Blick auf die Rahmenbedingungen in der Beschaffung werfen. Vor allem wenn die letzte Leasingausschreibung schon einige Jahre zurückliegt, ist es ratsam, die aktuell vereinbarten Einzelverträge mit den ursprünglichen Großkundenvereinbarungen zu vergleichen und die monatlichen Finanzierungs- und Full-Service-Raten zu analysieren.

Genauso interessant sind aber auch die Restwerte am Markt und die zum Teil daraus resultierenden Rücknahmekosten. Die Nachlässe bei den Herstellern, die Überführungskosten der Autohäuser und zusätzliche Leistungen rund um die Bestellung sollte man sich bei dieser Gelegenheit ebenfalls ansehen. Oft reicht ein ernstes Gespräch mit den Anbietern und die Konditionen verbessern sich schlagartig.

Externe Leistungen | Auch ein selbst verwalteter Fuhrpark nutzt meist viele Dienstleistungen. Kaum ein Unternehmen verzichtet heute etwa noch auf Tankkarten oder zusätzliche Angebote des Reifenlieferanten wie die Einlagerung der Zweitbereifung. Auch hier verändern sich die Angebote am Markt ständig und es tauchen neue oder weiterentwickelte Produkte auf. Genau diese Innovationen sollte man zu Beginn des Jahres genauer unter die Lupe nehmen und Gespräche mit den unterschiedlichen Serviceanbietern führen.

Optimierung der Haltedauer | Die tatsächlichen Aufwendungen im Fuhrpark hängen zu einem Großteil von den Kilometerleistungen in den einzelnen Fahrzeuggruppen ab. Werden die Autos übermäßig beansprucht, sind oft stark steigende Reparaturkosten die Folge.

Werden sie dagegen zu wenig genutzt, stimmt das Verhältnis zwischen den fixen und den variablen Kosten nicht. De facto zahlt das Unternehmen dann eher für das „Rumstehen“ der Fahrzeuge. Wer hier rechtzeitig die Nutzungsdauer oder die Einsatzverhältnisse korrigiert, kann die Kosten in seinem Fuhrpark deutlich reduzieren.

Kosten- und Leistungsauswertungen | Anhand der eigenen Kostenrechnung können sowohl die Fahrzeugkosten als auch die Fahrleistungen in der Flotte kontrolliert werden. Neben Trends und Extremwerten können auch saisonale Schwankungen, Abweichungen bei einzelnen Modellen oder bestimmten Einsatzzwecken ins Visier des Flottenchefs geraten.

Für viele Auffälligkeiten wird es meist eine einfache Erklärung geben, eventuell findet man aber auch Fehlerquellen, die sich schnell beseitigen lassen.

Instandhaltungskosten | Vor allem die Kosten für Reparatur und Wartung sollte man rückwirkend genau analysieren, um Schäden, die in den letzten Monaten häufiger aufgetreten sind, zu erkennen. Ist immer wieder der gleiche Mangel bei einzelnen Modellen aufgetaucht, empfiehlt sich dringend das Gespräch mit dem Hersteller.

Nehmen die Verschleißschäden in der Flotte deutlich zu, kann dies auch auf eine zu starke Beanspruchung deuten. Dabei sollte man berücksichtigen, dass jeder Schaden meist mit zusätzlicher Arbeit für den Mitarbeiter verbunden ist. Diese Ausfallkosten lassen sich nur schwer beziffern, sind aber ein weiterer Grund, auch den Einsatz und die Haltedauer zu überdenken.

Schäden, die sicherheitsrelevante Teile betreffen, gilt es besonders aufmerksam zu analysieren. Hierzu zählen vor allem Probleme mit den Bremsen, der Elektronik oder dem Fahrgestell. Gleiches gilt für immer wiederkehrende Nacharbeiten, die auf grundlegende Qualitätsprobleme des Herstellers oder der Werkstatt hinweisen.

Kontrolle der Kraftstoffkosten | Eine regelmäßige Kontrolle des Verbrauchs gehört zum Pflichtprogramm eines jeden Fuhrparkverwalters. Wichtig ist hier vor allem die Vollständigkeit der eigenen Unterlagen. Liegen nicht alle Betankungen aus den vergangenen Monaten vor, ergibt sich oft ein ungenaues Bild.

Steigen die Kraftstoffkosten an, sollte man Gespräche mit den einzelnen Nutzern führen, schließlich kann neben technischen Problemen am Firmenwagen auch eine falsche Einstellung der Mitarbeiter – und sei es nur temporär und stressbedingt – die Ursache für zum Teil erhebliche Mehrkosten sein.

Auswertung der Reifenkosten | Läuft im Fuhrpark nicht alles rund, kann man dies manchmal auch anhand der Reifenkosten erkennen. Liegt bei einem Auto eine Kombination aus erhöhtem Kraftstoffverbrauch und starkem Verschleiß vor, sollte man hier noch genauer nach den Ursachen forschen. Eventuell hilft da ein Blick auf die Schadenmeldungen. Fahrer, die einen hohen Verschleiß verursachen, liegen häufig auch in der Unfallstatistik in Führung. Ist die Fahrweise des Mitarbeiters an den Mehrkosten schuld, helfen eventuell intensive Gespräche und ein Fahrsicherheitstraining weiter.

Genauso kann es aber vorkommen, dass bei einem Fahrzeug nur die Reifenabnutzung außergewöhnlich hoch ist. Hier kann dann ein technischer Defekt vorliegen. In diesem Fall heißt es: Einzelne Rechnungen genauer prüfen und dem eventuell einen außerplanmäßigen Boxenstopp verordnen.

Sonstige Fahrzeugkosten | Bei allen anderen Kostenarten sollten eigentlich keine überraschenden Veränderungen vorkommen. Kostensteigerungen, die sich zum Beispiel bei Steuern oder der Versicherung ergeben, sind in der Regel vorhersehbar.

Bei strategischen Veränderungen in der Flotte, wie einer Anpassung der Nutzungsvereinbarungen, sind aber vor allem die „sonstigen Fahrzeugkosten“ interessant. Hierbei handelt es sich oft um kleinere Rechnungspositionen wie Ersatzteile oder Fahrzeugwäschen. Diese geben im Übrigen meist einen guten Eindruck über den Fahrzeugzustand und die Einstellung der Fahrer zu ihren Autos wieder. | Peter Hellwich

Checkliste | Fragen, die sich ein Flottenchef mindestens einmal im Jahr stellen sollte

Einkauf und Finanzierung

Haben sich die Einkaufskonditionen deutlich verändert? Gibt es bei der Beschaffung noch Luft nach oben?

Wie haben sich die Kosten für die Fahrzeugbereitstellung und die Rücknahmekosten entwickelt? Gab es hier eine stillschweigende Verschlechterung?

Entsprechen die angebotenen Leasingkonditionen tatsächlich noch der letzten Vereinbarung (Rahmenvertrag) mit der Leasinggesellschaft?

Stimmen die Fahrleistungen und die zugehörige Haltedauer noch überein?

Welche Mehrkilometer sind am Ende der Laufzeit zu erwarten?

Gesamtkosten der Fahrzeuge

Können die Kosten durch strategische Veränderungen in den Nutzungsvereinbarungen gesenkt werden?

Passen die Modelle in der Car Policy noch zu den Anforderungen?

Gibt es deutliche Trends zu höheren Fahrzeugkosten? Welche Kostenarten sind betroffen, und wie kann man entgegenwirken?

Instandhaltungskosten

Gibt es immer wieder die gleichen Schäden in der Flotte? Kann es sich dabei um einen Herstellermangel handeln?

Deuten einzelne Schäden auf Sicherheitsmängel hin?

Können die Reparaturen auch günstiger, beispielsweise durch Smart Repair, durchgeführt werden?

Wie gehen die Mitarbeiter mit den Autos um? Sind Maßnahmen zur Verbesserung der Sorgfalt des Fahrers oder Fahrerschulungen sinnvoll?

Können die Kosten durch Abschluss einer Full-Service-Rate verringert werden?

Kraftstoff- und Reifenkosten

Gibt es in der Flotte einzelne Ausreißer beim Durchschnittsverbrauch? Korrelieren diese eventuell mit höheren Reifenkosten und höheren Unfallzahlen?

Gibt es Nutzer, die meist extrem teure Reifenmarken wählen? Hat eine Einschränkung auf bestimmte Fabrikate Sinn?

Nutzen die Fahrer jeweils günstige Kraftstoffe, oder werden hauptsächlich Premiumprodukte verwendet?

Gibt es bei Autos mit zu hohen variablen Kosten übereinstimmende Merkmale oder Sonderausstattungen?

Geben die Kosten einen Hinweis auf eventuelle Schäden?

Lassen sich die Kosten durch eine Veränderung an der Car Policy, ein Downsizing der Motorleistung oder durch Fahrerschulungen senken?

Motivation der Mitarbeiter

Wie werden die Fahrzeuge im Unternehmen behandelt?

Gibt es häufig Schäden durch mangelnde Pflege oder Sorgfalt?

Können die Schäden durch eine Beteiligung der Fahrer an den Kosten oder durch ein Bonussystem reduziert werden?

• Ausgabe 2/2014 Seite 38 (2.3 MB, PDF)